ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ З БУДІВНИЦТВА ТА АРХІТЕКТУРИ

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення Галузевої ради

по роботі з кадрами Держбуду

України

23.12.2004 N 1

НАУКОВО-ОБҐРУНТОВАНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

щодо організації кадрової роботи на підприємствах будівельної галузі

Розділ I

Загальні Положення

1. Основні напрямки роботи кадрових служб

Кадрові служби є однією з найважливіших структур управління та забезпечують: укомплектування підприємств, установ, організацій, фірм і т. п. робітниками, фахівцями, службовцями; організацію підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників; атестацію керівників і фахівців; реалізують міри, спрямовані на зміцнення трудової дисципліни; скорочення плинності кадрів; здійснюють підготовку розпорядчих документів по особовому складу; необхідної статистичної звітності по кадрах; ведуть у встановленому порядку облік працівників, у тому числі військовозобов'язаних; кадрове діловодство; оформляють документи для призначення працівникам пенсій; вирішують інші питання, що відносяться до їх компетенції.

Структура кадрової служби, її чисельність визначаються організаційно-ставною структурою підприємства, установи, організації, фірми. При цьому за основу розрахунку необхідної кількості її працівників приймається: чисельність працюючих; конкретні умови, характерні риси, пов'язані з типом, масштабами і різновидами окремих виробництв; техніко-економічні і соціальні характеристики підприємства, установи, організації, фірми; інші показники.

В окремих випадках у складі кадрової служби можуть функціонувати функціональні групи: оформлення прийому на роботу, переведень і звільнень; обліку і звітності; військового обліку; підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників; діловодства; соціологічні і психологічні, інші.

На невеликих підприємствах, установах, організаціях, фірмах, як правило, штатним розкладом установлюється лише посада працівника по кадрах /провідний інженер, інженер I/II/ категорії, старший інспектор, інспектор по кадрах/.

2. Положення про кадрову службу

З урахуванням завдань щодо кадрової роботи на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах розробляється начальником служби проект положення про кадрову службу. Після узгодження проекту з іншими структурними підрозділами положення затверджується керівником підприємства, установи, організації, фірми.

3. Примірне Положення про кадрову службу

ЗАТВЕРДЖУЮ

Підпис керівника

підприємства (установи,

організації, фірми)

"___" ______________ 200_ р.

ПОЛОЖЕННЯ

про кадрову службу _____________________________

назва підприємства

(установи, організації, фірми)

I. Загальні положення

1. Кадрова служба є самостійним структурним підрозділом апарату управління підприємства (установи, організації, фірми) створюється і ліквідується за рішенням керівника /правління/ підприємства /установи, організації, фірми/.

2. Кадрова служба у своїй роботі керується чинним законодавством про працю, наказами і розпорядженнями вищестоящих органів /вказується їх найменування/, розпорядженнями керівника підприємства (установи, організації, фірми) і цим Положенням.

3. Кадрова служба безпосередньо підпорядкована керівнику підприємства (установи, організації, фірми).

4. Структура, штати і положення про кадрову службу, посадові інструкції працівників служби затверджуються керівником підприємства (установи, організації, фірми).

5. Кадрову службу очолює начальник.

Усі працівники служби призначаються і звільняються керівником підприємства (установи, організації, фірми) у встановленому для працівників апарату управління підприємства, установи, організації, фірми порядку.

6. Кадрова служба організовує свою роботу на основі єдиноначальності з установленням персональної відповідальності посадових осіб за стан справ на дорученій ділянці роботи і виконання ними визначених завдань. Єдиноначальність поєднується з колегіальним обговоренням питань, що входять до компетенції служби.

7. Кадрова служба має свою круглу печатку з зазначенням свого найменування і найменування підприємства (установи, організації, фірми) та штампи, необхідні в її практичній роботі.

II. Основні задачі і напрямки діяльності /функції/

1. Здійснення заходів щодо підбору і розстановки керівних працівників, спеціалістів та службовців підприємства (установи, організації, фірми), забезпечення виробництва робочими кадрами, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни. Організація роботи з питань підготовки, перепідготовки і підвищенні кваліфікації кадрів, проведення атестації керівних працівників і спеціалістів, формування резерву спеціалістів для висування або переміщення на інші штатні посади.

2. З метою забезпечення вищезазначених завдань служба:

- складає за участю інших структурних підрозділів перспективні і річні плани потреби в кадрах усіх категорій персоналу, визначає джерела її забезпечення;

- організовує роботу з комплектування підприємства /установи, організації/ трудовими ресурсами всіх категорій з урахуванням необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації;

- організовує прийом на роботу, переведення, звільнення, відпустки особового складу робітників та службовців відповідно до діючих норм, правил, інструкцій і положень;

- оформлює щорічні відпустки працівників;

- веде облік усіх категорій працівників у встановленому діючими нормативними актами порядку;

- формує й організовує підготовку резерву кадрів для висування на керівні посади;

- організовує облік порушень трудової дисципліни;

- аналізує професійний, освітній і віковий склад кадрів, інші соціально-демографічні дані з метою здійснення заходів для подальшого поліпшення кадрового складу робітників та службовців, розробляє відповідний розділ плану соціального розвитку колективу;

- готує розрахунки і заявки на підготовку кваліфікованих робітників і фахівців, укладає договори з цих питань з вищими, середніми спеціальними, професійно-технічними й іншими навчальними закладами, індивідуальні угоди з випускниками вузів, технікумів, профтехучилищ;

- організовує виробничу практику студентів вузів, учнів технікумів і профтехучилищ;

- вносить пропозиції про призначення, переміщення і звільнення працівників;

- проводить роботу з організації прийому молодих фахівців і робітників, розподілу їх по структурних підрозділах, контролює їхнє працевлаштування і використання, житлово-побутові умови;

- готує необхідні документи для представлення працівників до нагородження державними нагородами, присвоєння почесних звань, присудженню Державних премій, а також по заохоченню робітників та службовців. Веде облік заохочень і нагороджень працівників;

- організовує атестацію й інші види оцінки діяльності керівних працівників і спеціалістів, розробляє заходи щодо виконання рішень атестаційних комісій, контролює їх виконання;

- оформляє, зберігає і видає трудові книжки, вчасно заносить до них необхідні записи;

- готує і видає довідки на прохання працівників про теперішню та минулу трудову діяльність, а також відгуки і характеристики на запит вищестоящих та інших органів;

- готує звіти щодо кадрових питань та надає їх до органів статистики та своїй вищестоящій організації;

- оформляє у встановленому порядку документи для призначення пенсій працівникам та членам їх сімей;

- веде облік військовозобов'язаних;

- організовує проведення соціологічних досліджень, спрямованих на підвищення ефективності кадрової роботи, вирішення інших проблем;

- здійснює працевлаштування працівників, що звільняються, у випадках, передбачених чинним законодавством.

III. Права

Кадрова служба в особі її начальника має право:

1. Контролювати використання робітників та службовців відповідно до їхньої професії, спеціальності і кваліфікації.

2. Вимагати від керівників структурних підрозділів надання інформації про роботу з кадрами, а також інші матеріали, що стосуються комплектування, розміщення, використання й оцінки діяльності працівників.

3. Здійснювати представництво від імені підприємства /установи, організації, фірми/ у державних, суспільних і інших установах та організаціях з питань, що входять до компетенції служби.

4. Брати участь у розробці й вдосконаленні організаційної структури, штатного розпису і т. п. підприємства /установи, організації, фірми/.

5. Вносити пропозиції щодо заохочення а також накладання дисциплінарного стягненням за порушення працівниками трудової дисципліни і правил внутрішнього трудового розпорядку /Статуту/, по розміщенню та переміщенню працівників апарату управління.

6. Контролювати виконання в структурних підрозділах трудового законодавства.

IV. Відповідальність

Начальник кадрової служби, працівники служби відповідно до посадових інструкцій та в цілому служба несуть відповідальність за:

- забезпечення підприємства /установи, організації, фірми/ необхідною кількістю робітників, службовців і допоміжного персоналу необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації;

- стан обліку і звітності, збереження документів і ведення діловодства по кадрах;

- збільшенню плинності кадрів усіх категорій персоналу та стан трудової дисципліни;

- своєчасне вирішення питань, що входять до компетенції служби, порушених у листах і заявах працівників;

- використання наданих службі прав та невиконання функцій, передбачених дійсним Положенням і посадовими інструкціями.

Розділ II

Організаційно-нормативні акти підприємств з питань регулювання трудових відносин

1. Правила внутрішнього трудового розпорядку

Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі - Правила) - це локальний документ, що забезпечує правове регулювання внутрішнього трудового розпорядку на підприємстві, який передбачає систему трудових правовідносин, що складаються в трудовому колективі підприємства в процесі праці та які сприяють здійсненню прав та виконанню обов'язків усіма його учасниками.

За сферою дії Правила поширюються на всіх працівників, які працюють на підприємстві за трудовим договором, незалежно від часу прийняття на роботу, виду виконуваної роботи, посади, віку, статі тощо.

Відповідно до ст. 142 Кодексу законів про працю України322-08 (далі - КЗпП України) Правила розробляються власником підприємства або уповноваженим ним органом разом з профспілковим комітетом (іншим представницьким органом трудового колективу, наприклад, радою трудового колективу) на основі типових правил і затверджуються трудовим колективом (зборами або конференцією).

Проведення загальних зборів (конференції) та ухвалення рішення оформляється протоколом, який підписується головою та секретарем зборів (конференції) та скріплюється печаткою підприємства.

Оскільки в даний час (за винятком окремих галузей народного господарства) відсутні типові Правила, то в процесі розроблення Правил на конкретному підприємстві можна скористатися макетом Правил (додається), який розроблено відповідно до Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.84 р. N 213 (застосовується на підставі Постанови Верховної Ради України "Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР" від 12.09.91 р. N 1545-XII1545-12, з урахуванням чинного трудового законодавства України.

Зважаючи на те, що Правила є локальним нормативним документом, їх зміст має не тільки визначатися загальними нормами трудового законодавства, а й враховувати специфіку діяльності підприємства, а також трудових і супровідних їм відносин у сфері виробництва, освіти, науки, медицини тощо.

Зміст окремих положень Правил має не суперечити нормам інших локальних документів у межах підприємства, наприклад, статуту, колективному договору, положенням про структурні підрозділи, посадовим інструкціям і т. ін.

Надалі, за необхідності, до Правил можна вносити доповнення та зміни в тому самому порядку, що й у разі їх прийняття.

Правила є основним нормативним документом для кадрових служб (посадових осіб, які виконують їх функції) у вирішенні ними цілої низки питань, зокрема прийняття, переведення і звільнення працівників, здійснення контролю виконання персоналом вимог Правил, підготовки відповідних розпорядчих документів тощо.

Макет ПВТР

ПРАВИЛА

внутрішнього трудового розпорядку

______________________________________________________

підприємство

"ЗАТВЕРДЖЕНО"

зборами (конференцією)

трудового колективу

____________________________

підприємство

протокол

"___" _________ 200_р. N ___

I. Загальні положення

Правила внутрішнього трудового розпорядку (надалі - Правила) (повна назва підприємства) розроблено відповідно до чинного законодавства України.

Правила регулюють трудові відносини між власником і працівниками (коротка назва підприємства), сприяють виконанню основних завдань і функції (коротка назва підприємства), підвищенню ефективності та якості роботи, зміцненню трудової і виробничої дисципліни, раціональному використанню робочого часу.

Питання, пов'язані із застосуванням цих Правил, вирішуються керівником (коротка назва підприємства) у межах наданих йому прав, а у випадках, передбачених чинним законодавством України, - і цими Правилами.

Питання щодо застосування цих Правил вирішуються також трудовим колективом відповідно до його повноважень.

II. Порядок прийняття та звільнення працівників

Працівники реалізують право на працю шляхом укладення трудового договору про роботу з керівником (коротка назва підприємства) відповідно до Кодексу законів про працю України.

Прийняття на роботу до (коротка назва підприємства) здійснюється на підставі (зазначаються конкретні підстави, наприклад, контракт, за конкурсом тощо).

При укладенні трудового договору працівник має подати:

- трудову книжку, оформлену у встановленому порядку, а у випадку, коли особа поступає на роботу вперше, і не має трудової книжки, - диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку.

Військовослужбовці, звільнені із Збройних Сил України та інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України, пред'являють військовий квиток;

- паспорт;

- свідоцтво про обов'язкове державне соціальне страхування;

- довідку про присвоєння ідентифікаційного коду.

У разі прийняття на роботу, яка потребує спеціальних знань, керівництво (коротка назва підприємства) має право вимагати від працівника пред'явлення диплома, іншого документа про набуту освіту або професійну підготовку.

Прийняття на роботу без пред'явлення вказаних документів не допускається.

Забороняється вимагати від осіб, які укладають трудовий договір, документи, подання яких не передбачено чинним законодавством.

До початку роботи за укладеним трудовим договором працівник має бути ознайомлений під розписку з правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, умовами праці, його правами та обов'язками, а також пройти інструктаж з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.

Прийняття на роботу оформляється наказом, що оголошується працівникові під розписку.

У наказі має бути зазначено найменування посади, професії (розряд), умови оплати праці та інші істотні умови трудового договору.

На всіх працівників, які працюють понад п'ять днів, ведуться трудові книжки.

Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу.

Припинення дії трудового договору може бути тільки з підстав, передбачених законами України.

З ініціативи працівника трудові відносини припиняються згідно зі статтями 38 та 39 КЗпП України.

Працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це керівництво (коротка назва підприємства) письмово за два тижні.

У разі розірвання трудового договору з поважних причин, передбачених чинним законодавством, працівник звільняється у строк, про який він просить.

Строковий трудовий договір розривається на вимогу працівника достроково у разі хвороби або інвалідності, які перешкоджають виконанню ним роботи за трудовим договором, а також у випадку порушення керівництвом (коротка назва підприємства) законодавства про працю, колективного або трудового договору та з інших поважних причин, передбачених чинним законодавством.

Розірвання трудового договору з працівником з ініціативи керівництва (коротка назва підприємства) здійснюється з урахуванням вимог КЗпП України.

Припинення трудового договору оформляється наказом (посада керівника підприємства), який оголошується працівникові під розписку.

У день звільнення працівникові видається трудова книжка і провадяться з ним відповідні розрахунки.

III. Основні обов'язки працівників

Працівники (коротка назва підприємства) зобов'язані:

працювати чесно й сумлінно, додержувати дисципліни праці, вчасно і точно виконувати розпорядження керівництва (коротка назва підприємства);

виконувати обов'язки (функції), визначені посадовими (робочими) інструкціями;

виконувати вимоги, передбачені технологічними документами;

постійно вдосконалювати організацію своєї праці, підвищувати свій професійний рівень, ділову кваліфікацію;

додержувати вимог з охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії, протипожежної охорони, передбачених відповідними правилами та інструкціями;

вживати заходів для негайного усунення причин та умов, які перешкоджають нормальній роботі або ускладнюють її, інформувати про це керівництво (коротка назва підприємства);

підтримувати на своєму робочому місці чистоту й порядок, не палити в службових приміщеннях;

ефективно використовувати обчислювальну та іншу оргтехніку, бережливо ставитись до майна, економити і раціонально витрачати матеріали, електроенергію та інші матеріальні ресурси;

уважно ставитись до колег, сприяти створенню нормального психологічного мікроклімату в колективі (коротка назва підприємства).

IV. Основні обов'язки керівництва

Керівництво (коротка назва підприємства) зобов'язане:

правильно організовувати роботу працівників, закріпити за кожним робоче місце, для кожного створити здорові та безпечні умови праці;

забезпечувати робочі місця матеріальними та енергетичними ресурсами, інструментом і приладдям, обчислювальною та іншою оргтехнікою, а працівників - спецодягом та засобами індивідуального захисту відповідно до нормативно-правових актів;

створювати умови для зацікавленості працівників у результатах їхньої особистої праці, видавати заробітну плату в установлені строки;

постійно здійснювати організаторську та виховну роботу, спрямовану на зміцнення трудової та виконавчої дисципліни;

неухильно додержувати законодавства про працю та правил охорони праці, вживати заходів для вчасного усунення причин і умов, що перешкоджають нормальній роботі працівників;

забезпечувати належні умови для ефективної праці, систематичного підвищення кваліфікації працівників;

давати чіткі вказівки (розпорядження) працівникам, вимагати і перевіряти своєчасність і точність їх виконання;

уважно ставитися до потреб і запитів працівників, створювати умови для їхнього відпочинку.

V. Робочий час і його використання

Для працівників (коротка назва підприємства) встановлено тривалість робочого часу 40 год. на тиждень з двома вихідними днями (субота і неділя).

При прийнятті на роботу, а також під час дії трудового договору, за згодою сторін може встановлюватися неповний робочий час із визначенням тривалості роботи, її розпорядку та оплатою праці пропорційно до відпрацьованого часу.

Час початку й закінчення роботи, перерва для відпочинку і харчування встановлюються такими:

початок роботи - о 9.00;

перерва на відпочинок і харчування - 45 хв. (з 13.00 до 13.45);

закінчення роботи - о 18.00, у п'ятницю - о 16.45.

Напередодні святкових і неробочих днів тривалість роботи скорочується на одну годину.

На підприємстві із змінним режимом роботи може бути встановлено такий розпорядок роботи:


I зміна
II зміна
III
зміна
IV зміна
Початок роботи




Закінчення роботи




Перерва для харчування та
відпочинку




Виходячи з виробничих потреб, встановлений режим роботи може бути змінено на підставі наказу із обов'язковим попередженням про це працівників не пізніше ніж за два місяці

Робота у вихідні дні забороняється, за винятком випадків, передбачених законодавством України.

Така робота може компенсуватися, за згодою сторін, наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі.

Заборонено в робочий час відволікати працівників від їх безпосередньої роботи для виконання ними громадських доручень, не пов'язаних з діяльністю (коротка назва підприємства), скликати збори, засідання, наради з громадських питань.

Працівникам (коротка назва підприємства) надаються щорічні основна та додаткові відпустки відповідно до чинного законодавства України.

Черговість надання щорічних відпусток визначається графіком, який в термін до 15 січня затверджується (посада керівника підприємства) за погодженням з (зазначається представницький орган) і під розпис доводиться до відома працівників.

Графік є обов'язковим для сторін трудового договору.

Перенесення відпусток на інший час може мати місце лише у випадках, передбачених законодавством та за згодою сторін.

У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і керівником (коротка назва підприємства).

Про дату початку відпустки працівників повідомляють письмово не пізніш як за два тижні.

На прохання працівника щорічна відпустка може надаватися частинами за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів. За рішенням керівника (коротка назва підприємства) працівників може бути відкликано за їх згодою з щорічної відпустки лише у випадках, передбачених чинним законодавством.

За сімейними обставинами працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати тривалістю до 15 календарних днів на рік.

VI. Заохочення за успіхи в роботі

За зразкове виконання трудових обов'язків, сумлінне ставлення до роботи та вагомі досягнення в роботі до працівників застосовуються такі види заохочень:

оголошення подяки;

заохочення грошовою премією;

грамотою;

нагородження цінним подарунком.

Правилами внутрішнього трудового розпорядку можуть бути передбачені й інші види заохочень.

За особливі трудові досягнення керівництво (коротка назва підприємства) разом (зазначається представницький орган) можуть порушувати клопотання щодо представлення працівників до державних нагород.

VII. Відповідальність працівників за порушення Правил

Працівник несе відповідальність за порушення трудової, технологічної та виробничої дисципліни, у тому числі за:

- невиконання або неналежне виконання з власної вини покладених на нього трудових обов'язків, визначених трудовим договором, колективним договором та цими Правилами;

- прогул (у тому числі відсутність на роботі більше 3 годин протягом робочого дня) без поважних причин;

- появу на роботі у нетверезому стані або стані наркотичного (токсичного) сп'яніння;

- розпивання спиртних напоїв на робочому місці;

- вчинення за місцем роботи розкрадання (у т.ч. дрібного) майна (коротка назва підприємства)

- перевищення службових повноважень.

За порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки один з таких заходів стягнення: догана; звільнення з роботи.

До застосування дисциплінарного стягнення керівник (коротка назва підприємства) має право зажадати від працівника письмового пояснення. Відмова працівника надати пояснення не може бути перешкодою для застосування стягнення.

Стягнення оголошується наказом і про нього повідомляють працівникові під розписку.

Протягом строку дисциплінарного стягнення до працівника не застосовуються заходи заохочення, передбачені розділом VI цих Правил.

2. Штатний розпис

Штатний розпис є важливим організаційно-нормативним документом, розробляється й затверджується відповідно до ст. 64 Господарського кодексу України436-15 на початку календарного року і, як правило, має гриф "Затверджую".

У штатному розписі закріплюється посадовий і чисельний склад підприємства, конкретизується перелік посад, чисельність штатних одиниць, розмір посадових окладів, надбавок і доплат (за умови, що надбавки та доплати передбачено положенням про оплату праці і вони мають постійний характер), а також місячний фонд заробітної плати.

Штатний розпис складається також для допоміжних працівників, які обслуговують основне виробництво, а також робітників з погодинною оплатою праці.

У штатному розписі цієї категорії працівників зазначаються професія, розряд (клас, категорія, група), тарифна ставка (оклад) (стосовно кожної одиниці або загальної кількості одиниць працівників відповідної професії і кваліфікації).

Назви професій, посад у штатному розписі мають відповідати назвам за Класифікатором професій ДК 003-95.

Протягом року до штатного розпису може бути внесено зміни в разі введення (виведення) штатних одиниць, змін розміру оплати праці (посадових окладів, встановлення або скасування надбавок за умови, що надбавки мають постійний характер і передбачено положенням про оплату праці), а також суттєвих умов праці (назв посад, розрядів, класів, категорій, професій тощо).

За умови виконання зазначених вимог кількість і періодичність змін до штатного розпису протягом року не обмежується.

Зміни до штатного розпису вносяться на підставі лише наказу, який повинен пояснювати причини внесення змін і вміщувати формулювання цих змін.

За загальними правилами, якщо на підприємстві відбуваються незначні зміни організаційної структури (вводяться або виводяться посади, змінюються посадові оклади), то штатний розпис, затверджений на поточний рік, не замінюється (не переписується), а в практичній роботі керуються наказом про внесення до нього відповідних змін.

Якщо ж протягом року структура підприємства трансформується докорінно, а також вводяться нові посади, має бути видано наказ про затвердження нового штатного розпису із зазначенням дати введення його в дію та скасування чинного штатного розпису.

3. Посадові інструкції

Посадові інструкції, маючи статус нормативного документа, чітко визначають вимоги до певних посадових осіб, забезпечують раціональний розподіл обов'язків між працівниками, уможливлюють об'єктивне оцінювання діяльності працівників, є нормативною основою для застосування до них заходів впливу.

Вимоги посадових інструкцій враховуються під час прийняття (наймання) працівників на роботу, їх атестації, притягнення до дисциплінарної відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання обов'язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо.

Посадові інструкції для керівників, професіоналів та фахівців розробляються згідно з вимогами чинного законодавства України і на основі випусків та розділів Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі - Довідник), зокрема, випуску 1, затвердженого наказом Міністерства праці і соціальної політики України від 16.02.98 р. N 24, з урахуванням особливостей штатного розпису підприємства, а також, за наявності, положень про структурні підрозділи.

У разі потреби розробляються робочі інструкції для технічних службовців і робітників.

Під час розроблення посадових (робочих) інструкцій має бути забезпечено єдиний підхід до викладення змісту, структури розділів, побудови і послідовності їх розташування. Вони мають містити повний перелік завдань і обов'язків, повноважень, відповідальності, зокрема щодо охорони праці, безпечного ведення робіт та екологічної безпеки, в разі потреби - відповідні пояснення. Усі терміни мають бути чітко визначеними.

У заголовку посадової (робочої) інструкції зазначається назва посади (професії), що має відповідати професійній назві роботи чинного Класифікатора професій ДК 003-95.

Якщо структура відповідного підрозділу передбачає кілька однакових посад, до назви конкретної посади додають уточнювальні (похідні) слова, котрі відображають напрям діяльності (спеціалізацію), категоричність, наприклад, "Провідний економіст", "Старший інспектор", "Перший помічник" і т. ін.

Прізвище, ім'я, по батькові працівника в заголовку посадової інструкції не зазначають.

Посадові інструкції складаються з розділів: "Загальні положення", "Завдання та обов'язки", "Права", "Відповідальність", "Повинен знати", "Кваліфікаційні вимоги", "Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою".

У робочих інструкціях розділів "Загальні положення", "Взаємовідносини (зв'язки) за професією" може й не бути.

Зміст розділів посадової (робочої) інструкції за загальними вимогами має бути таким:

Розділ "Загальні положення" має містити дані про сутність, особливості і мету робіт, порядок прийняття та звільнення з посади, класифікаційні критерії, визначені ознаки спеціальності, додаткові відомості про посаду або роботу працівника тощо.

При потребі у розділі зазначають, що працівник є посадовою особою з ненормованим робочим днем або на працівника покладається повна матеріальна відповідальність, якщо це передбачено чинним законодавством.

Розділ "Завдання та обов'язки" розкриває зміст робіт, які має виконувати працівник (використовується кваліфікаційна характеристика, яка міститься у Довіднику). У робочій інструкції цей розділ має містити характеристику робочого місця.

Водночас, оскільки кваліфікаційні характеристики за Довідником містять лише основні або типові завдання та обов'язки, посадові (робочі) інструкції можна доповнювати роботами, передбаченими статутами, регламентами, технологічними картами, інструкціями та іншими нормативними документами, установленими власником підприємства або уповноваженим ним органом.

Розділ "Права" визначає делеговані працівникові засоби, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань і обов'язків.

Розділ "Відповідальність" має встановити показники особистої відповідальності за виконання посадових обов'язків (робіт), а також перелік результатів, яких повинен досягти працівник у процесі професійної діяльності за посадою (професією або роботою).

Розділ "Повинен знати" встановлює додаткові, порівняно з кваліфікаційною характеристикою за Довідником, вимоги до знань, умінь, майстерності працівника, виходячи з реальних умов виробництва, особливостей устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.

Розділ "Кваліфікаційні вимоги" має містити норми кваліфікаційної характеристики за Довідником. У разі потреби ці норми може бути підвищено (розширено).

Розділ "Взаємовідносини (зв'язки) за посадою (професією)" повинен розкрити взаємовідносини та зв'язки працівника з іншими працівниками підрозділу (інших підрозділів), умови заміщення в разі відсутності тощо.

Посадова (робоча) інструкція є постійно діючим нормативним документом, затверджується в порядку, визначеному керівником підприємства (як правило, застосовується гриф "Затверджую").

До посадової інструкції можуть вноситися доповнення або зміни (у разі перерозподілу обов'язків, скорочення штату та в інших випадках), але лише на підставі наказу, з яким працівника, що обіймає посаду, належить ознайомити не пізніш як за два місяці до внесення зазначених змін (доповнень).

У разі зміни назви підприємства, підрозділу, посади посадова інструкція змінюється та затверджується заново.

Затверджена посадова інструкція (оригінал) зберігається в кадровій службі (у посадової особи, яка виконує її функції) відповідно до установленого порядку діловодства. Копії посадової інструкції, засвідченої в установленому порядку, видаються працівникові та керівнику відповідного структурного підрозділу.

                                       Макет посадової інструкції
                                     ЗАТВЕРДЖУЮ
 _________________________________   _____________________________
        назва підприємства           посада керівника підприємства
                                     _____________________________
        Посадова інструкція                      підпис
 _________________________________   розшифровка
         назва посади
                                     "___" ____________ 200_ р.

I. Загальні положення

1. _______________________________________________________________
                         (посада, відділ)
призначається на посаду й звільняється з посади наказом
_________________________________________
                (посада керівника)
2. ________________ безпосередньо підпорядкований ________________
       (посада)                                        (посада)
  (назва підрозділу)
3. __________________________________ у своїй діяльності керується
                   (посада)
чинним законодавством    України,   наказами   і   розпорядженнями
керівника підприємства,  посадовою  інструкцією   та   дорученнями
керівника ________________________________________________________
                          (назва підрозділу)

II. Завдання та обов'язки

________________________________________ (далі розкривається зміст
            (посада)
робіт, які  відповідають  посаді  згідно  з функціями підрозділу).
Наприклад,

1. "Надає консультаційні послуги ...".

2. "Розробляє пропозиції ...".

3. "Відстежує стан ...".

4. ......

III. Права

_______________________ має право:

(посада)

1. За дорученням керівника відділу (іншої посадової особи) забезпечувати ...

2. За дорученням керівника відділу (іншої посадової особи) представляти від імені підприємства структурний підрозділ в інших підприємствах з питань компетенції структурного підрозділу.

3. Брати участь у ...

4. ...

IV. Відповідальність

______________________ несе відповідальність:

(посада)

1. За невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов'язків, планів роботи та доручень керівника відділу;

2. За недостовірність даних, які представляються керівництву підприємства та органам статистики;

3. За порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни;

4....

V. Повинен знати

__________________ повинен знати _________________________________
    (посада)                     (зазначаються законодавчі та інші
                                             документи)

VI. Кваліфікаційні вимоги

     На посаду ____________________ призначається особа,  яка  має
                   (назва посади)
__________________________________________________________________
(зазначається напрям підготовки, освітньо-кваліфікаційний рівень,
__________________________________________________________________
                стаж роботи на інших посадах тощо)

VII. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

     За  відсутності  його  обов'язки виконує інша посадова особа,
________________  яка  призначається  у  встановленому  порядку, з
    (посада)
набуттям відповідних  прав   і   відповідальності   за   неналежне
виконання покладених на неї обов'язків.
__________________________________________     _________________
(посада керівника структурного підрозділу)           (підпис)
          (розшифровка)
 Погоджено:
 _____________________________________        ____________________
              (посада)                                (підпис)
 (розшифровка)
     З інструкцією ознайомлений     __________________________
                                              (підпис)
 (розшифровка)
                                      "___" ____________ 200_ р.

Розділ III

Підготовка та оформлення розпорядчих документів з персоналу

1. Загальні питання

До розпорядчих документів з персоналу належать накази (розпорядження) про:

- прийняття, переведення та звільнення працівників;

- заохочення та дисциплінарні стягнення;

- надання відпусток;

- зміни, щодо особистості працівника.

Накази (розпорядження) готуються на підставі розпоряджень керівника підприємства, доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, підписаних контрактів, документів, передбачених чинним законодавством та іншими нормативно-правовими актами.

Накази (розпорядження) оформляються на бланку підприємства (арк. А-4) і мають містити: повну назву підприємства; назву виду документа - наказ (розпорядження); місце складання чи видання; дату реєстрації; номер (доповнений індексом "п"); заголовок до тексту; текст; підставу; підпис керівника.

Можливе використання типових форм: N П-1; N П-5; N П-6; N П-8.

Наказ (розпорядження) візується безпосереднім виконавцем (зазначається прізвище, посада), керівником кадрової служби, а також посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства (порядок візування наказів може бути встановлено регламентом роботи, інструкцією або положенням про загальне діловодство). В обов'язковому порядку проект наказу візується юридичною службою.

Завізований проект наказу (розпорядження) подається на підпис керівнику. Після підписання наказ (розпорядження) реєструється в книзі реєстрації наказів (розпоряджень) з персоналу (ведеться окремо від книги реєстрації наказів з основної діяльності), що має таку форму:

- номер наказу (розпорядження). Нумерація здійснюється з 1 січня по 31 грудня поточного року;

- дата реєстрації;

- короткий зміст;

- ким підписано (прізвище, ініціали);

- кому направлено (оголошено під розписку).

Накази (розпорядження) з персоналу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначаються: дія, що оголошується наказом (розпорядженням); посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд); назва структурного підрозділу; дата (за потреби), розмір посадового окладу (за штатним розписом) або інші умови оплати праці. При визначенні умов оплати праці використання формулювання "з посадовим окладом згідно штатного розпису" не допускається.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу.

У груповому наказі (розпорядженні) рекомендується розміщувати взаємопов'язані питання в такій послідовності: прийняття на роботу (призначення на посаду); переведення на іншу посаду (роботу) на даному підприємстві; звільнення з роботи; інші.

У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати в алфавітному порядку.

Наказ (розпорядження) набуває чинності з моменту його підписання (реєстрації) або в строк, зазначений у розпорядчій частині.

Оригінали (перші примірники) наказів (розпоряджень) накопичуються в справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури. Справа ведеться протягом календарного року, після чого завершується і зберігається в кадровій службі або у працівника, який відповідає за роботу з персоналом та кадрове діловодство.

Через рік її передають до архіву підприємства за описом.

Накази (розпорядження) з персоналу і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання (у разі ліквідації підприємства передаються до державного архіву).

2. Підготовка та оформлення наказів (розпоряджень) про прийняття на роботу

Організаційні аспекти

- Прийняття працівників на роботу оформлюється наказом (розпорядженням), в якому зазначають: прізвище, ім'я, по батькові працівника; дію; посаду (спеціальність, кваліфікацію, розряд); місце роботи; початок роботи; умови оплати праці.

В окремих випадках у наказі (розпорядженні) про прийняття працівника на роботу можуть зазначатися зумовлені додаткові умови, а саме: строк трудового договору; випробування з метою перевірки відповідності працівника дорученій роботі; тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладено на неповний робочий день або тиждень, оплата витрат у зв'язку з переїздом працівника на роботу з іншої місцевості; звільнення працівника від направлення у відрядження при роз'їзному характері роботи тощо.

- З наказом (розпорядженням) після його підписання керівником: підприємства ознайомлюють працівника, роблять відповідний запис у його трудовій книжці; заповнюють особову картку за формою П-2, вносять відомості про працівника до штатно-посадової книги; до алфавітної книги (або оформляють алфавітну картку за формою П-3v0253202-95.

- Прийняття працівників на роботу здійснюється у порядку, визначеному правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Громадянин, який влаштовується на роботу (основну), зобов'язаний:

а) подати трудову книжку, оформлену в установленому порядку (особи, які вперше працевлаштовуються й не мають трудової книжки, пред'являють паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку).

Військовослужбовці, звільнені в запас, пред'являють військовий квиток, звільнені з місця відбування кримінального покарання - довідку про звільнення, видану відповідним органом;

б) пред'явити:

паспорт;

документ про освіту, якщо робота вимагає спеціальної освіти або спеціальної підготовки;

інші документи (характеристику, довідку про стан здоров'я, декларацію про доходи тощо), якщо їх подання передбачено нормативно-правовими актами.

- У разі прийняття на роботу іноземних громадян та осіб без громадянства підприємство має отримати дозвіл відповідного центру зайнятості населення на їх працевлаштування (див.: Порядок оформлення іноземцям та особам без громадянства дозволу на працевлаштування в Україні).

- Особи, які працевлаштовуються на роботу, що вимагає проходження первинного профілактичного наркологічного огляду, пред'являють відповідний сертифікат (постанова Кабінету Міністрів України від 06.11.97 р. N 1238, Перелік професій та видів діяльності, для яких є обов'язковим первинний профілактичний наркологічний огляд, затверджений цією постановою).

- Забезпечити проходження медичного огляду особи, яку приймають на роботу, якщо вона підлягає такому огляду відповідно до Переліку професій, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 31.03.94 р. N 45.

- Видати бланк особистої медичної книжки особі, яку приймають на роботу, та направити її на профілактичний медичний огляд, якщо вона підлягає такому огляду відповідно до Переліку професій, виробництв і організацій, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23.05.2001 р. N 559.

- У разі прийняття на роботу за сумісництвом працівник повинен пред'явити паспорт, а також інші документи, передбачені законодавчими актами (окрім трудової книжки).

- Для роботи за сумісництвом надання згоди керівника за основним місцем роботи не передбачено. Прийняття на роботу за сумісництвом регулюється постановою Кабінету Міністрів України від 03.04.93 р. N 245 та Положенням про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організаційz0076-93.

- На підставі угоди між працівником і власником підприємства або уповноваженим ним органом укладається трудовий договір, як правило, в письмовій формі.

- Додержання письмової форми є обов'язковим: при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я; при укладенні контракту; у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі; при укладенні трудового договору з неповнолітнім (ст. 24 КЗпП України322-08; при прийнятті на роботу працівників, діяльність яких пов'язана з державною таємницею (постанова Кабінету Міністрів України від 16.11.94 р. N 779779-94-п.

- Зміст та умови трудового договору визначаються власником підприємства або уповноваженим ним органом і погоджуються з особою, яка поступає на роботу.

- До початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган, відповідно до ст. 29 КЗпП України322-08, зобов'язаний:

а) роз'яснити працівникові його права та обов'язки, проінформувати його під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він працюватиме, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунено, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

б) ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

в) визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

г) проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці й протипожежної охорони.

Правові аспекти

- При укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, прописку та документи, подання яких не передбачено чинним законодавством (ст. 25 КЗпП України322-08).

- Прийняття на роботу без паспорта тягне за собою відповідальність у вигляді штрафу (ст. 200 Кодексу України про адміністративні правопорушення80731-10).

- Застосування контрактної форми трудового договору визначається лише законами. Нині порядок укладання контрактів регулюється постановою Кабінету Міністрів України "Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору" від 19.03.94 р. N 170 та Положенням, затвердженим цією постановою.

- У випадках, коли трудові відносини не може бути встановлено на невизначений строк з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника та в інших випадках, передбачених законодавчими актами, укладається строковий трудовий договір (ст. 23 КЗпП України322-08);

- Особі, запрошеній на роботу в порядку переведення з іншого підприємства за погодженням між керівниками підприємств, не може бути відмовлено в укладенні трудового договору (ст. 24 КЗпП України322-08).

- Трудовий договір вважається укладеним і тоді, коли наказ чи розпорядження не було видано, але працівника фактично допущено до роботи (ст. 24 КЗпП України322-08).

- Не допускається прийняття на роботу осіб молодше шістнадцяти років. За згодою одного із батьків або особи, яка його замінює, можуть, як виняток, прийматись на роботу особи, які досягли п'ятнадцяти років (ст. 188 КЗпП України322-08).

- Заборонено прийняття осіб молодше вісімнадцяти років на роботу, яка пов'язана з виробництвом, зберіганням і торгівлею спиртними напоями, а також з матеріальною відповідальністю та необхідністю укладати договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (Указ Президії Верховної Ради УРСР від 20.05.85 р.).

- Заборонено приймати на роботу на одне й те саме підприємство державної форми власності осіб, які є близькими родичами чи свояками (батьки, подружжя, брати, сестри, діти, а також батьки, брати, сестри і діти подружжя), якщо у зв'язку з виконанням трудових обов'язків вони будуть безпосередньо підпорядковані або підконтрольні один одному (обмеження встановлено постановою Ради Народних Комісарів УРСР від 04.06.33 р..

Таке обмеження вправі запроваджувати й власники підприємств інших форм власності (ст. 25-1 КЗпП України322-08).

- Особи, які приймаються на роботу тимчасово (на строк до двох або чотирьох місяців, коли заміщується відповідно вакантна посада або посада тимчасово відсутнього працівника), а також на сезонну роботу, повинні бути попереджені про це при укладенні трудового договору.

У наказі (розпорядженні) про прийняття працівника на роботу у такому разі слід застерегти, що його приймають на роботу тимчасово (на сезонну роботу), або зазначити конкретний строк його роботи (Указ Президії Верховної Ради СРСР "Про умови праці тимчасових робітників і службовців" та "Про умови праці робітників і службовців, які зайняті на сезонних роботах"v0310400-74 від 24.09.74 р.).

- Не допускається прийняття на роботу військовозобов'язаних та осіб призовного віку, які не перебувають на військовому обліку за місцем проживання (порушення цих вимог відповідно до ст. 211-3 Кодексу України про адміністративні правопорушення80731-10 тягне за собою відповідальність у вигляді штрафу).

- Не допускається призначення працівника виконуючим обов'язки на вакантну посаду, за винятком, коли призначення здійснюється вищим органом управління (роз'яснення Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 29.12.65 р. N 30/39 зі змінами, внесеними постановою Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 11.12.86 р. N 521/30-18v0521400-86.

- Не може бути укладено трудовий договір з особою на окремі посади, які вона не має права займати згідно з набранням законної сили вироком суду (ст. 55 Кримінального кодексу України2341-14).

- Забороняється укладання трудового договору з громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров'я (ст. 24 КЗпП України322-08).

- Не встановлюється випробування при прийнятті на роботу:

1) осіб, які не досягли вісімнадцяти років;

2) молодих робітників після закінчення професійних навчально-виховних закладів;

3) молодих спеціалістів після закінчення вищих навчальних закладів;

4) осіб, звільнених у запас з військової чи альтернативної (невійськової) служби;

5) інвалідів, направлених на роботу відповідно до рекомендації медико-соціальної експертизи;

6) при прийнятті на роботу в іншу місцевість і при переведенні на роботу на інше підприємство, в установу, організацію;

7) в інших випадках, якщо це передбачено чинним законодавством.

В період випробування на працівників поширюється законодавство про працю (ст. 26 КЗпП України322-08).

- Строк випробування при прийнятті на роботу робітників, якщо інше не встановлено законодавством України, не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках, за погодженням з відповідним комітетом профспілки, - шести місяців.

- Власник або уповноважений ним орган не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 31 КЗпП України322-08).

- Заборонено використовувати працю жінок та осіб віком до вісімнадцяти років на важких і підземних роботах, а також на роботах зі шкідливими або небезпечними умовами праці (ст. ст. 174, 322-08|st190190 КЗпП України322-08).

Переліки зазначених робіт затверджено наказами Міністерства охорони здоров'я України від 29.12.93 р. N 256 та від 31.03.94 р. N 46z0176-94.

- Не допускається відмова у прийнятті на роботу з таких мотивів (підстав), як соціальне походження, колишня судимість (якщо це прямо не заборонено законом), засудження родичів тощо, оскільки це не передбачено чинним законодавством.

Відмова громадянинові у прийнятті на роботу має бути обґрунтована власником або уповноваженим ним органом. Мотиви такої відмови мають бути законними.

3. Підготовка та оформлення наказів (розпоряджень) про переведення (переміщення) працівників

Організаційні аспекти

- Накази (розпорядження) про переведення (переміщення) працівників на іншу роботу (посаду) на тому самому підприємстві готуються й оформляються на підставі розпорядження його керівника або заяви працівника.

У розпорядчій частині наказу (розпорядження) крім прізвища, імені та по батькові працівника, його попередньої роботи (посади) та структурного підрозділу має бути зазначено: посаду (спеціальність, кваліфікація); структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться; дату і строк переведення (постійно чи тимчасово); причину переведення на іншу роботу (посаду) (у зв'язку з виробничою потребою; простоєм; заміною тимчасово відсутнього працівника; за станом здоров'я тощо), а також умови оплати праці, пільги і компенсації, передбачені чинним законодавством.

- У разі, коли ініціатором переведення працівника на іншу роботу є власник або уповноважений ним орган, у наказі (розпорядженні) обов'язково зазначають мотивацію переведення (в констатуючій частині), а працівник, ознайомившись з наказом (розпорядженням), повинен зазначити: "З наказом ознайомлений, з переведенням згодний", поставити свій підпис, дату.

- Перед тим, як видати наказ (розпорядження) про переведення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний докладно ознайомити працівника з умовами його праці на тій роботі (посаді), на яку передбачається його переведення.

- Працівник, який переводиться до іншого структурного підрозділу, звітує там, де працював, про здачу інструменту, спецодягу тощо, знімається з табельного обліку, проходить, за потреби, медичний огляд, повторний інструктаж з техніки безпеки.

- Після видання наказу (розпорядження) про переведення працівника на іншу посаду або роботу (постійно) до його особової картки за формою П-2, трудової книжки, а також до інших облікових документів заносять відповідні записи.

Відомості про тимчасове переведення на іншу роботу (посаду) до трудової книжки та інших облікових документів не записують.

Правові аспекти

- Переведення на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві, а також переведення на роботу на інше підприємство або в іншу місцевість, хоча б разом з підприємством, допускається тільки за згодою працівника, за винятком випадків, передбачених у ст. 33 КЗпП України322-08, та в інших випадках, передбачених законодавством (ст. 32 КЗпП України).

- Тимчасове переведення працівника на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, допускається лише за його згодою.

Власник або уповноважений ним орган має право перевести працівника строком до одного місяця на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, без його згоди, якщо вона не протипоказана працівникові за станом здоров'я лише для відвернення або ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій, а також з інших обставин, які ставлять або можуть поставити під загрозу життя чи нормальні життєві умови людей, з оплатою праці за виконану роботу, але не нижчою, ніж середній заробіток за попередньою роботою (ст. 33 КЗпП України322-08).

- Забороняється тимчасове переведення на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, вагітних жінок, жінок, які мають дитину-інваліда або дитину віком до шести років, а також осіб віком до вісімнадцяти років без їх згоди (ст. 33 КЗпП України322-08).

- Про зміну істотних умов праці - систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад, та інших - працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці. Якщо колишні істотні умови праці не може бути збережено, а працівник не згоден на продовження роботи в нових умовах, то трудовий договір припиняється за п. 6 ст. 36 КЗпП України322-08 (ст. 32 КЗпП України).

- Працівників, у разі простою, може бути переведено за їх згодою на іншу роботу на тому ж самому підприємстві на весь час простою або на інше підприємство, але в тій самій місцевості на строк до одного місяця лише з урахуванням їх спеціальності і кваліфікації (ст. 34 КЗпП України322-08).

- Власник або уповноважений ним орган не має права переміщати працівника на роботу, протипоказану йому за станом здоров'я (ст. 32 КЗпП України322-08).

- При переведенні працівника на іншу постійну нижчеоплачувану роботу (за винятком, коли переведення здійснюється за заявою працівника) за ним зберігається попередній середній заробіток протягом двох тижнів з дня переведення, а в тих випадках, коли в результаті переміщення працівника заробіток зменшується з незалежних від нього причин, провадиться доплата до попереднього середнього заробітку протягом двох місяців з дня переміщення (ст. 114 КЗпП України322-08.

- Жінки, які мають дітей віком до трьох років, в разі неможливості виконування попередньої роботи переводяться на іншу роботу із збереженням середнього заробітку за попередньою роботою до досягнення дитиною віку трьох років (ст. 178 КЗпП України322-08).

4. Підготовка та оформлення наказів (розпоряджень) про звільнення працівників

Організаційні аспекти

Накази (розпорядження) про звільнення працівників з роботи (посади) готуються за розпорядженням керівника підприємства, на підставі їх заяв, подань керівників відповідних структурних підрозділів, третіх осіб, які не є сторонами трудового договору (суд, профспілковий або інший уповноважений на представництво трудовим колективом орган, військкомат).

Накази (розпорядження) про звільнення з роботи (посади) містять, як правило, тільки розпорядчу частину, де зазначають: прізвище, ім'я, по батькові працівника, посаду, структурний підрозділ (місце роботи), дату і причину звільнення з роботи (посади), відповідну статтю КЗпП України, інші акти законодавства, пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством.

В окремих випадках накази (розпорядження) можуть мати констатуючу частину, де зазначають коротко мотиви та причини припинення трудового договору.

У день звільнення працівникові видаються належно оформлена трудова книжка (її отримання працівник засвідчує у журналі обліку трудових книжок) та копія наказу про звільнення (у разі звільнення з ініціативи роботодавця або на вимогу працівника).

У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки.

Про новий день звільнення видається наказ, а також вноситься відповідний запис до трудової книжки працівника, до особової картки П-2. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним (п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівниківz0110-93.

Правові аспекти

Трудовий договір може бути розірвано, зокрема, за підставами:

Угода сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП України322-08). Трудовий договір розривається в будь-який час, якщо досягнуто взаємної згоди про припинення трудових відносин, незалежно від того, яка із сторін виявила ініціативу.

Закінчення строку трудового договору (п. 2 ст. 36 КЗпП України322-08. Розривається трудовий договір, укладений на визначений строк або на час виконання певної роботи, окрім випадків, коли трудові відносини фактично тривають і жодна із сторін не поставила вимогу про їх припинення. Трудові відносини припиняються в день, обумовлений в наказі (розпорядженні) про прийняття працівника на роботу або в день, зазначений під час здачі-прийманні виконаної роботи.

Звільнення за цими підставами вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років (до шести років у разі, якщо дитина потребує домашнього догляду за медичним висновком), одиноких матерів (матері, які не перебувають у шлюбі та у свідоцтві про народження дитини відсутній запис про батька дитини або запис зроблено в установленому порядку за вказівкою матері) при наявності дитини віком до чотирнадцяти років або дитини-інваліда допускається за умови обов'язкового працевлаштування.

На період працевлаштування за ними зберігається середня заробітна плата, але не більше трьох місяців з дня закінчення строкового трудового договору (ст. 184 КЗпП України322-08).

Призов або вступ працівника на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову) службу (п. 3 ст. 36 КЗпП України322-08. Трудовий договір розривається на підставі документа, виданого військкоматом, та заяви працівника.

При звільненні за цією підставою працівникові виплачується вихідна допомога у розмірі не менше двомісячного середнього заробітку (ст. 44 КЗпП України322-08).

Переведення працівника, за його згодою, на інше підприємство, в установу, організацію або перехід на виборну посаду (п. 5 ст. 36 КЗпП України322-08). Звільнення працівника здійснюється за його заявою та за взаємної згоди керівників відповідних підприємств або на підставі рішення вищестоящого органу.

Відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, установою, організацією, а також відмова від продовження роботи у зв'язку зі зміною істотних умов праці (п. 6 ст. 36 КЗпП України322-08. Звільнення працівника з роботи у тому чи іншому випадку здійснюється за умови, що працівника було попереджено про переведення або зміну істотних умов праці не пізніше ніж за два місяці, а також за наявності його письмової заяви про відмову від зазначеного переведення або роботи у разі зміни істотних умов праці (коли працівник відмовився написати таку заяву, складається відповідний акт).

У наказі (розпорядженні) про звільнення за однією із цих підстав робиться запис про виплату працівникові вихідної допомоги у розмірі не менше середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП України322-08.

Набрання законної сили вироком суду, яким працівника засуджено (крім випадків умовного засудження і відстрочки виконання вироку) до позбавлення волі, виправних робіт не за місцем роботи або до іншого покарання, яке виключає можливість продовження даної роботи (п. 7 ст. 36 КЗпП України322-08. Підставою для підготовки і оформлення наказу (розпорядження) про звільнення працівника у цьому випадку є вирок суду.

Підстави, передбачені контрактом (п. 8 ст. 36 КЗпП України. Трудовий договір у такому разі розривається згідно з умовами, застереженими в контракті (порушення умов контракту, розголошення комерційної таємниці тощо), крім умов припинення контракту у зв'язку із закінченням його строку, а також на підставах, передбачених чинним законодавством.

Направлення працівника за постановою суду на примусове лікування (ст. 37 КЗпП України322-08). Трудовий договір у цьому разі розривається на підставі заяви працівника та повідомлення органів внутрішніх справ з додатком постанови суду без погодження з профспілковим органом.

Ініціатива працівника, з яким укладено трудовий договір на невизначений строк (ст. 38 КЗпП України322-08. Трудовий договір розривається за письмовою заявою працівника за умови, що він попередив власника або уповноважений ним орган за два тижні (строк попередження закінчується у відповідний день тижня, наприклад: вівторок - вівторок. Важливо, щоб дата в заяві і дата її реєстрації співпадали).

У разі коли заява працівника про звільнення з роботи за власним бажанням зумовлена неможливістю продовжувати роботу з поважних причин (переїзд на нове місце проживання; переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість; вступ до навчального закладу; неможливість проживання в даній місцевості, підтверджена медичним висновком; вагітність; догляд за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною-інвалідом; догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку або інвалідом I групи; вихід на пенсію; прийняття на іншу роботу за конкурсом, а також з інших поважних причин), власник або уповноважений ним орган повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник (ст. 38 КЗпП України322-08.

Поважні причини, з яких звільняється працівник, обов'язково зазначають у розпорядчій частині наказу (розпорядженні) та в його трудовій книжці (графа 3).

Працівник також має право у визначений ним строк розірвати трудовий договір за власним бажанням, якщо власник або уповноважений ним орган порушив законодавство про працю, умови колективного чи трудового договору.

У такому разі, припиняючи трудовий договір, працівникові виплачують вихідну допомогу у розмірі, передбаченому колективним договором, але не менше тримісячного середнього заробітку (ст. 44 КЗпП України322-08).

Власник або уповноважений ним орган не вправі звільнити працівника за поданою раніше заявою, якщо він після закінчення строку попередження про звільнення не залишив роботи і не вимагає розірвання трудового договору, крім випадків, коли на його місце запрошено іншого працівника, якому відповідно до законодавства не може бути відмовлено в укладенні трудового договору (ст. ст. 24 і 322-08|st3838 КЗпП України322-08).

Подання працівником заяви про звільнення за власним бажанням не виключає можливості його звільнення з інших підстав протягом строку попередження, якщо такі підстави з'являться до закінчення строку попередження і видання наказу (розпорядження) про звільнення (наприклад, звільнення за прогул).

Ініціатива працівника, з яким укладено строковий трудовий договір (ст. 39 КЗпП України322-08. У такому випадку строковий трудовий договір підлягає розірванню достроково на вимогу працівника в разі його хвороби або інвалідності, які перешкоджають виконанню роботи за договором, порушення власником або уповноваженим ним органом законодавства про працю, трудового або колективного договору та у випадках, передбачених частиною першою ст. 38 КЗпП України (поважні причини).

При звільненні працівника внаслідок порушення власником законодавства про працю, колективного чи трудового договору йому виплачується вихідна допомога у розмірі, передбаченому колективним договором, але не менше тримісячного середнього заробітку (ст. 44 КЗпП України322-08).

У розпорядчій частині наказу (розпорядження) про звільнення працівника і в його трудовій книжці (графа 3) обов'язково зазначається причина звільнення.

Зміни в організації виробництва і праці, в тому числі ліквідація, реорганізація або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників (п. 1 ст. 40 КЗпП України322-08. Видання наказів (розпоряджень) про звільнення працівників на зазначених підставах правомірне тільки за умови:

- про наступне звільнення працівників попереджено персонально не пізніше ніж за два місяці письмовим розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, що оголошено їм під розписку (ст. 49-2 КЗпП України322-08);

- звільнення працівників (крім випадку повної ліквідації підприємства, установи, організації) попередньо погоджено з профспілковим органом (ст. 43 КЗпП України322-08;

- працівникам, які звільняються, запропоновано переведення на іншу роботу (ст. 40 КЗпП України322-08).

Не допускається звільнення працівників з ініціативи власника або уповноваженого ним органу в період їх тимчасової непрацездатності (крім звільнення за п. 5 ст. 40 КЗпП України322-08, а також у період перебування у відпустці, крім звільнення у зв'язку з повною ліквідацією підприємства, установи, організації (ст. 40 КЗпП України).

Не допускається також звільнення з ініціативи власника або уповноваженого ним органу (крім повної ліквідації підприємства, установи, організації, коли допускається звільнення з обов'язковим працевлаштуванням) вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років (до шести років, коли дитина потребує домашнього догляду за медичним висновком), одиноких матерів за наявності дитини віком до чотирнадцяти років або дитини-інваліда (ст. 184 КЗпП України322-08.

Розглядаючи питання про звільнення працівників у зв'язку зі скороченням чисельності штату працівників, слід враховувати, що переважне право на залишення на роботі надається працівникам з більш високою кваліфікацією і продуктивністю праці. За рівних умов щодо продуктивності праці й кваліфікації перевага в залишенні на роботі надається: сімейним - за наявності двох і більше утриманців; особам, в сім'ях яких немає інших працівників із самостійним заробітком; працівникам з тривалим безперервним стажем роботи на цьому підприємстві, в установі, організації; працівникам, які навчаються у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах без відриву від виробництва; учасникам бойових дій, інвалідам війни та особам, на яких поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту"; авторам винаходів, корисних моделей, промислових зразків і раціоналізаторських пропозицій; працівникам, які дістали на цьому підприємстві, в установі, організації трудове каліцтво або професійне захворювання; особам з числа депортованих з України протягом п'яти років з часу повернення на постійне місце проживання до України; працівникам з числа колишніх військовослужбовців строкової служби та осіб, які проходили альтернативну (невійськову) службу, протягом двох років з дня звільнення їх зі служби (ст. 322-08|st4242 КЗпП України322-08.

При звільненні за зазначеними підставами працівникам виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку.

При звільненні працівників, які мають посвідчення "Учасник ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС", "Потерпілий від Чорнобильської катастрофи" та яких віднесено до категорії 1, 2, згідно з п. 7 ст. 20 та п. 1 ст. 796-12|st2121 Закону України "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи"796-12 їм виплачується вихідна допомога у розмірі трикратної середньої місячної заробітної плати.

Виявлення невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі через недостатню кваліфікацію або стан здоров'я, що перешкоджає продовженню даної роботи (п. 2 ст. 40 КЗпП України322-08. Розірвання трудового договору в першому випадку (недостатня кваліфікація) потребує конкретних доказів (фактів), які б підтверджували, що працівник не спроможний належним чином виконувати свої трудові обов'язки саме внаслідок недостатньої кваліфікації (акти, довідки, доповідні, пояснення, а також результати атестації).

У другому випадку (стан здоров'я) розірвання трудового договору можливе тільки у разі настання стійкого зниження працездатності, яка перешкоджає виконанню належним чином певної роботи, що повинно бути засвідчено медичним висновком. Звільнення здійснюється в інтересах охорони здоров'я самого працівника, а при відповідних захворюваннях - в інтересах охорони здоров'я інших людей.

Звільнення можливе лише за умови попереднього погодження з профспілковим органом (ст. 43 КЗпП України322-08 і неможливості перевести працівника за його згодою на іншу роботу (ст. 40 КЗпП України).

При звільненні працівникам виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП України322-08).

Систематичне невиконання працівником без поважних причин обов'язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку (п. 3 ст. 40 КЗпП України322-08). На цій підставі працівника може бути звільнено, якщо він має дисциплінарне стягнення за порушення трудової дисципліни.

Вирішуючи питання про звільнення працівника, не враховують дисциплінарні стягнення, які в установленому порядку погашено, знято, скасовано.

Працівник вважається таким, який не має стягнення, якщо протягом року з дня накладення дисциплінарного стягнення його не було піддано новому дисциплінарному стягненню (ст. 151 КЗпП України322-08).

Звільнення за систематичне порушення трудової дисципліни може мати місце безпосередньо за виявленням провини, але не пізніше одного місяця від дня її виявлення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або перебуванням його у відпустці.

Не може бути звільнено працівника пізніше шести місяців з дня вчинення проступку (ст. 148 КЗпП України322-08).

До видання наказу (розпорядження) про звільнення працівника за систематичне невиконання покладених на нього обов'язків власник або уповноважений ним орган повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмових пояснень (у разі відмови - складається в установленому порядку акт), а також погодити звільнення працівника з відповідним профспілковим органом (ст. ст. 43, 322-08|st149149 КЗпП України322-08.

Прогул (в тому числі відсутність на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин (п. 4 ст. 40 КЗпП України322-08. Звільнення працівника в цьому випадку правомірне, якщо його не було на роботі протягом робочого дня або понад три години (безперервно або частинами) без поважних причин, що засвідчено відповідним актом (доповідною запискою), а також додержано вимог до дій власника, перелічених у попередньому абзаці.

Нез'явлення на роботу протягом більш як чотирьох місяців підряд внаслідок тимчасової непрацездатності (п. 5 ст. 40 КЗпП України322-08). Підставою для звільнення у цьому разі може бути безперервна непрацездатність працівника протягом більш як чотирьох місяців, підтверджена лікарняним листком.

Звільнення працівника можливе в період тимчасової непрацездатності, але не допускається в період перебування його у відпустці (ст. 40 КЗпП України322-08).

Слід враховувати, що за працівниками, які втратили працездатність у зв'язку з трудовим каліцтвом або професійним захворюванням, місце роботи (посада) зберігається до відновлення працездатності або встановлення інвалідності. Звільнення працівника попередньо погоджується з профспілковим органом (ст. 43 КЗпП України322-08.

Поновлення на роботі працівника, який виконував цю роботу (п. 6 ст. 40 КЗпП України322-08). Звільнення на цій підставі може мати місце в таких випадках:

- якщо працівника, який виконував раніше цю роботу, було поновлено на попередній роботі за рішенням комісії по трудових спорах, власника або уповноваженого ним органу, за постановою суду;

- коли працівників (крім тимчасових і сезонних) було призвано на військову службу, потім звільнено в запас або відставку, за умови, що з дня призову минуло не більш як три місяці;

- коли працівник, якого було звільнено з роботи у зв'язку з незаконним засудженням або незаконним притягненням до кримінальної відповідальності, вимагає поновлення на попередній роботі, якщо таку вимогу було заявлено протягом трьох місяців з моменту набрання сили виправдувальним вироком або винесення постанови про припинення кримінальної справи.

У цьому випадку звільнення не потребує погодження з профспілковим органом. Працівникові при звільненні виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку (ст. ст. 43-1, 322-08|st4444 КЗпП України322-08).

Поява на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп'яніння (п. 7 ст. 40 КЗпП України322-08). На цій підставі може бути звільнено працівників, які в робочий час були в нетверезому стані або в стані наркотичного або токсичного сп'яніння, а також коли вони в робочий час були в нетверезому стані не на своєму робочому місці, але на території підприємства, установи, організації або об'єкта, де за дорученням власника або уповноваженого ним органу мали виконувати трудові функції.

Нетверезий стан працівника має бути підтверджений медичною довідкою, іншими видами доказу (актом, доповідною запискою, поясненням та ін.).

Звільнення працівника на цій підставі правомірне, якщо додержано всіх вимог, передбачених чинним законодавством (під час звільнення не має значення, чи притягався працівник до дисциплінарної відповідальності раніше).

Вчинення за місцем роботи розкрадання (в тому числі дрібного) майна власника (п. 8 ст. 40 КЗпП України322-08. Звільнення на цій підставі можливе в тому разі, коли провину встановлено вироком суду, що набрав законної сили, чи постановою органу, до компетенції якого входить накладання адміністративного стягнення або застосування заходів громадського впливу.

Підстава для видання наказу - вирок суду, але тільки тоді, коли працівника засуджено до покарання, яке не виключає можливості продовження даної роботи.

Трудовий договір може бути розірвано не пізніше одного місяця з дня набрання законної сили вироком суду, прийняття постанови про адміністративне стягнення або заходів громадського впливу, не рахуючи часу увільнення працівника від роботи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або перебуванням у відпустці.

Одноразове грубе порушення трудових обов'язків керівником підприємства, установи, організації (філії, представництва, відділення та іншого відокремленого підрозділу), його заступниками, головним бухгалтером підприємства, установи, організації, його заступниками, а також службовими особами (п. 1 ст. 41 КЗпП України322-08. На цій підставі звільняються без погодження з профспілковими органами: керівники підприємств, установ, організацій (філій, представництв, відділень та інших відокремлених підрозділів); їх заступники; головні бухгалтери підприємств, установ, організацій, їх заступники; службові особи митних органів, державних податкових інспекцій, яким присвоєно персональні звання; службові особи державної контрольно-ревізійної служби та органів державного контролю за цінами; керівні працівники, які обираються, затверджуються або призначаються на посади державними органами, органами місцевого та регіонального самоврядування, а також громадськими організаціями та іншими об'єднаннями громадян.

Винні дії працівника, який безпосередньо обслуговує грошові або товарні цінності, якщо ці дії дають підстави для втрати довіри до нього власника або уповноваженого ним органу (п. 2 ст. 41 КЗпП України322-08. На цій підставі може бути звільнено лише працівників, які безпосередньо обслуговують грошові або матеріальні цінності (приймання, зберігання, транспортування, розподіл тощо).

Винними діями, що дають підстави для втрати довіри до працівника, можна вважати: отримання оплати за послуги без відповідних документів; продаж товарів безпосередньо зі складу, підсобних приміщень; обмірювання, обваження, обрахування; приховування товарів від покупця; порушення правил торгівлі спиртними напоями або видачі наркотичних лікарських засобів.

Розірвання трудового договору на цій підставі не є мірою дисциплінарного стягнення. Конкретний строк для звільнення законодавством не встановлено.

Працівника не може бути звільнено з роботи під час його тимчасової непрацездатності або відпустки, а також без попереднього погодження з профспілковим органом (ст. 43 КЗпП України322-08).

Вчинення працівником, який виконує виховні функції, аморального проступку, не сумісного з продовженням даної роботи (п. 3 ст. 41 КЗпП України322-08. На цій підставі звільняються лише працівники, у яких основним змістом трудових обов'язків є виховна робота (вчителі, викладачі навчальних закладів, майстри виробничого навчання, вихователі дитячих закладів тощо).

Не може бути звільнено за цією підставою керівників підприємств, установ, організацій, структурних підрозділів (їхні трудові обов'язки значно ширші, ніж виховна діяльність).

Вчинення аморального проступку має бути документально доведено.

Строк для застосування звільнення за вчинення аморального проступку законодавством не встановлено. Не можна звільнити працівника на цій підставі під час його непрацездатності або відпустки, а також без попереднього погодження з профспілковим органом. Слід також враховувати, що звільнення правомірне протягом місяця з дня отримання зазначеної згоди.

Вимога профспілкового органу (ст. 45 КЗпП України322-08. На цій підставі може бути розірвано трудовий договір з керівником підприємства, установи, організації (філіалу, представництва, відділення та іншого відокремленого підрозділу), якщо він порушує законодавство про працю і не виконує зобов'язань за колективним договором як на вимогу профспілкового органу, так і іншого уповноваженого на представництво органу, який підписав колективний договір.

Незадовільні результати випробування (ст. 28 КЗпП України322-08. Якщо протягом строку випробування (обумовлюється під час прийняття працівника на роботу), встановлено невідповідність працівника роботі, на яку його прийнято, власник або уповноважений ним орган має право розірвати трудовий договір. Підставою для видання наказу (розпорядження) можуть бути: акт; доповідна записка керівника відповідного структурного підрозділу. Працівник звільняється без погодження з профспілковим органом. Вихідна допомога не виплачується.

Вимога батьків або інших осіб розірвати договір з неповнолітнім (ст. 199 КЗпП України322-08). Трудовий договір з неповнолітнім розривається на вимогу батьків, усиновителів і піклувальників неповнолітнього, а також державних органів і службових осіб, на яких покладено нагляд і контроль за додержанням законодавства про працю, в тому випадку, коли власник або уповноважений ним орган порушує законні інтереси неповнолітнього працівника, зокрема, примушує працювати повний робочий день, не надає відпустки в установлені чинним законодавством час і тривалістю, залучає до роботи зі шкідливими умовами праці тощо, не має можливості перевести неповнолітнього на іншу роботу або роботу з іншими умовами праці.

Порушення встановлених правил прийняття на роботу (ст. 7 КЗпП України322-08. Трудові договори з деякими категоріями працівників можуть розриватися за певних умов (порушення встановлених правил прийому на роботу та ін.), встановлених законодавством. До таких умов, зокрема, належать:

- прийняття на роботу осіб, яким вироком суду заборонено займати певні посади або займатися певною діяльністю протягом визначеного судом строку; прийняття на роботу, пов'язану з матеріальною відповідальністю, осіб, раніше засуджених за розкрадання, хабарництво та інші злочини, якщо судимість не знято і не погашено;

- прийняття на роботу на державні підприємства, в установи, організації осіб, які є близькими родичами чи свояками (батьки, подружжя, брати, сестри, діти, а також батьки, брати, сестри і діти подружжя), якщо у зв'язку з виконанням трудових обов'язків вони безпосередньо підпорядковані або підконтрольні один одному;

- прийняття на роботу за сумісництвом з порушенням чинних правил;

- інші випадки, передбачені законодавством.

Оскільки розірвання трудового договору в названих випадках не є звільненням з ініціативи власника або уповноваженого ним органу, воно здійснюється без погодження з профспілковим органом і без виплати вихідної допомоги.

Інші правові аспекти

- При звільненні працівників за п. 1 ст. 40 КЗпП України322-08 власник або уповноважений ним орган зобов'язаний виконати вимоги Закону України "Про зайнятість населення"803-12.

- Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний розрахуватися з працівником у день звільнення або виплатити йому відповідні суми не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок, якщо працівник у день звільнення не працював (ст. ст. 47, 322-08|st116116 КЗпП України322-08).

5. Підготовка та оформлення наказів (розпоряджень) про надання відпусток

Організаційні аспекти

Відпустки працівникам надаються шляхом видання наказу (розпорядження) або оформлення "Записки про надання відпустки" за типовою формою П-7.

У наказі (розпорядженні) слід зазначити: прізвище, ім'я, по батькові, посаду, місце роботи працівника, вид, дату початку та строк відпустки, період, за який вона надається (при наданні щорічних основної та додаткової відпусток).

Після підписання наказу (розпорядження) про надання відпустки до особової картки працівника та журналу обліку відпусток заносяться відповідні записи.

Правові аспекти

- Надання відпусток нині врегульовано Законом України "Про відпустки", іншими законодавчими актами та відповідними постановами Кабінету Міністрів України.

- Відповідно до Закону України "Про відпустки" надаються такі відпустки:

Види та тривалість відпусток в залежності від категорії працівників (відповідно до Закону України "Про відпустки"

Категорія працівників
Тривалість відпустки
Підстава
1
2
3
1. Щорічна основна відпустка
1.1 Працівники, які
перебувають у трудових
відносинах з
підприємствами,
установами,
організаціями
Не менше як 24
календарних дні
(к/дн)
Ст. 6 Закону
України"Про відпустки"
1.2
Промислово-виробничий
персонал вугільної,
сланцевої,
металургійної,
електроенергетичної
промисловості, а також
зайнятий на відкритих
гірничих роботах, на
роботах на поверхні
шахт, розрізів, кар'єрів
і рудників, на
будівельно-монтажних
роботах у шахтному
будівництві, на
транспортуванні та
збагаченні корисних
копалин
24 к/дн
_____________
із збільшенням за
кожних два
відпрацьованих роки
на 2 к/дн, але не
більше 28 к/дн
Ст. 6 Закону
України"Про відпустки"
1.3 Працівники, зайняті
на підземних гірничих
роботах та в розрізах,
кар'єрах і рудниках:

Ст. 6 Закону
України"Про відпустки"
- глибиною 150 м і нижче
28 к/дн
_____________
незалежно від стажу
роботи

- глибиною до 150 м
24 к/дн
_____________
із збільшенням на
4к/дн при стажі
роботи 2 роки і
більше

1.4 Працівники лісової
промисловості та
лісового господарства,
державних заповідників,
національних парків, що
мають лісові площі,
лісомисливських
господарств, постійних
лісозаготівельних і
лісогосподарських
підрозділів інших
підприємств, а також
лісництв
28 к/дн
_____________
за Списком робіт,
професій і посад
Ст. 6 Закону
України"Про відпустки"
1.5 Воєнізований
особовий склад
гірничорятувальних
частин
30 к/дн
Ст. 6 Закону
України"Про відпустки"
1.6 Особи віком до
вісімнадцяти років
31 к/дн
Ст. 6 Закону
України"Про відпустки"
1.7 Воєнізовані
працівники
гірничорятувальних
частин
24 к/дн
_____________
із збільшенням за
кожних два
відпрацьованих роки
на 2 к/дн, але не
більше 28 к/дн
Ст 6 Закону
України"Про відпустки"
1.8 Керівні працівники
навчальних закладів та
установ освіти,
навчальних
(педагогічних) частин
(підрозділів), інших
установ і закладів,
педагогічні,
науково-педагогічні
працівники та наукові
працівники
До 56 к/дн
_____________
у порядку,
затверджуваному
Кабінетом Міністрів
України
Ст. 6 Закону
України"Про відпустки"
1.9 Інваліди:

Ст. 6 Закону
України"Про відпустки"
- I і II груп
30 к/дн

- III групи
26 к/дн

1.10 Сезонні працівники
Пропорційно до
відпрацьованого часу
за Списком сезонних
робіт і сезонних
галузей
Ст. 6 Закону
України"Про відпустки"
1.11 Тимчасові
працівники
Пропорційно до
відпрацьованого часу
Ст. 6 Закону
України"Про відпустки"
2. Щорічні додаткові відпустки
2.1 Працівники, зайняті
на роботах, пов'язаних
із негативним впливом на
здоров'я шкідливих
виробничих факторів
До 35 к/дн
_____________
заСписком виробництв, цехів, професій і поса
,
затверджуваним
Кабінетом Міністрів
України. Конкретна
тривалість відпустки
встановлюється КД чи
трудовим договором
Ст. 7 Закону
України"Про відпустки"
2.2 Окремі категорії
працівників, робота яких
пов'язана з підвищеним
нервово-емоційним та
інтелектуальним
навантаженням або
виконується в особливих
природних географічних і
геологічних умовах та
підвищеного ризику для
здоров'я
До 35 к/дн
_____________
за Списком
виробництв, робіт,
професій і посад,
затверджуваним
Кабінетом Міністрів
України
Ст. 8 Закону
України"Про відпустки"
2.3 Працівники з
ненормованим робочим
днем
До 7 к/дн
_____________
згідно із Списком
посад, професій та
робіт, визначених КД
Ст. 8 Закону
України"Про відпустки"
3. Додаткові відпустки у зв'язку з навчанням, творча відпустка
3.1 Працівники, які
складають іспити
екстерном за основну або
старшу школу
Відповідно:
21 к/дн і 28 к/дн
Ст. 13 Закону
України"Про відпустки"
3.2 Працівники, які
успішно навчаються на
вечірніх відділеннях
професійно-технічних
закладів (підготовка та
складання іспитів)
35 к/дн
_____________
протягом навчального
року
Ст. 14 Закону
України"Про відпустки"
3.3 Працівники, які
здобувають загальну
середню освіту в
середніх
загальноосвітніх
вечірніх (змінних)
школах, класах, групах з
заочною формами навчання
при загальноосвітніх
школах, на період
складання:

Ст. 13 Закону
України"Про відпустки"
а) випускних іспитів в
основній школі
10 к/дн

б) випускних іспитів у
старшій школі
23 к/дн

в) перевідних іспитів в
основній та старшій
школах
Від 4 до 6 к/дн
_____________
без урахування
вихідних

3.4 Працівники, які
успішно навчаються без
відриву від виробництва
у вищих навчальних
закладах з вечірньою та
заочною формами
навчання, на період:

Ст. 15 Закону
України"Про відпустки"
а) настановних занять,
виконання лабораторних
робіт, складання заліків
та іспитів:


1) на першому та другому
курсах у вищих
навчальних закладах


- першого та другого
рівнів акредитації з
вечірньою формою
навчання;
10 к/дн

- третього та четвертого
рівнів акредитації з
вечірньою формою
навчання;
20 к/дн

- незалежно від рівня
акредитації з заочною
формою навчання
30 к/дн

2) на третьому і
наступних курсах у вищих
навчальних закладах:
20 к/дн

- першого та другого
рівнів акредитації з
вечірньою формою
навчання;
30 к/дн
н

- третього та четвертого
рівнів акредитації з
вечірньою формою
навчання;
40 к/дн

- незалежно від рівня
акредитації з заочною
формою навчання
30 к/д

б) складання державних
іспитів у вищих
навчальних закладах
незалежно від рівня
акредитації
30 к/дн

в) підготовки та захисту
дипломного проекту
(роботи) у вищих
навчальних закладах з
вечірньою та заочною
формами навчання:


1) першого та другого
рівнів акредитації;
2 місяці

2) третього та
четвертого рівнів
акредитації
4 місяці

3.5 Працівники, які
здобувають другу
(наступну) вищу освіту
за заочною (вечірньою)
формами навчання у
навчальних закладах
післядипломної освіти та
вищих навчальних
закладах, що мають у
своєму підпорядкуванні
підрозділи
післядипломної освіти
Тривалість
визначається як для
осіб, які навчаються
на третьому і
наступних курсах
вищого навчального
закладу відповідного
рівня акредитації
Ст. 15 Закону
України"Про відпустки"
3.6 Працівники, які
допущені до складання
іспитів в аспірантуру з
відривом або без відриву
від виробництва (для
підготовки та складання
іспитів)
10 к/дн
_____________
на кожний іспит
(надається один раз
на рік)
Ст. 15 Закону
України"Про відпустки"
3.7 Працівники, які
навчаються без відриву
від виробництва в
аспірантурі та успішно
виконують індивідуальний
план підготовки
30 к/дн
Ст. 15 Закону
України"Про відпустки"
3.8 Працівники, які
закінчують дисертаційну
роботу, написання
підручників та в інших
випадках, передбачених
законодавством
Тривалість, порядок,
умови надання та
оплати
установлюються
Кабінетом Міністрів
України (додаток 6)
Ст. 16 Закону
України"Про відпустки"
4. Соціальні відпустки
4.1 Жінки, яким на
підставі медичного
висновку надається
оплачувана відпустка у
зв'язку з вагітністю та
пологами:

Ст. 17 Закону
України"Про відпустки"
- до пологів
70 к/дн

- після пологів
56 к/дн

- у разі народження двох
і більше дітей та у разі
ускладнення пологів
(починаючи з дня
пологів)
70 к/дн

4.2 Жінки, які усиновили
новонароджених дітей
безпосередньо з
пологового будинку:

Ст. 17 Закону
України"Про відпустки"
- з дня усиновлення
56 к/дн

- при усиновленні двох і
більше дітей
70 к/дн

4.3 Жінки, яким за їх
бажанням надається
відпустка для догляду за
дитиною до досягнення
нею трирічного віку
3 роки
Ст. 18 Закону
України"Про відпустки"
4.4 Жінки, які працюють
і мають двох і більше
дітей віком до 15 років
або дитину-інваліда, а
також жінки, які
усиновили дитину,
батьки, які виховують
дитину без матері,
особи, які взяли під
опіку дитину
7 к/дн
_____________
без урахування
святкових і
неробочих днів
Ст. 19 Закону
України"Про відпустки"
5. Відпустки без
збереження заробітної
плати (надаються в
обов'язковому порядку)


5.1 Мати або батько,
який виховує дітей без
матері, що має двох і
більше дітей віком до 15
років або
дитину-інваліда
До 14 к/дн
_____________
щорічно
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
5.2 Чоловік, дружина
якого перебуває у
післяпологовій відпустці
До 14 к/дн
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
5.3 Мати або інша особа
- батько дитини, баба,
дід чи інші родичі, які
фактично доглядають за
дитиною, або особи, які
усиновили чи взяли під
опіку дитину (у разі
якщо дитина потребує
домашнього догляду)
Тривалістю,
визначеною у
медичному висновку,
але не більше як до
досягнення дитиною
шестирічного віку
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
5.4 Ветерани війни,
особи, які мають
особливі заслуги перед
Батьківщиною, та особи,
на яких поширюється
чинність Закону України"Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту"
До 14 к/дн
_____________
щорічно
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
5.5 Особи, які мають
особливі трудові заслуги
перед Батьківщиною
До 21 к/дн
_____________
щорічно
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
5.6 Пенсіонери за віком
та інваліди III групи
До 30 к/дн
_____________
щорічно
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
5.7 Інваліди I та II
груп
До 60 к/дн
_____________
щорічно
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
5.8 Особи, які
одружуються
До 10 к/дн
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
5.9 Працівники, які
втратили рідних по крові
або по шлюбу: чоловіка
(дружину), батьків
(вітчима, мачухи),
дитину (пасинка,
падчерку), братів,
сестер (у зв'язку із їх
смертю)
До 7 к/дн
_____________
без урахування часу,
необхідного для
проїзду до місця
поховання і назад;
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
Інші рідні
До 3 к/дн

5.10 Працівники, які
доглядають за хворим,
рідним по крові або по
шлюбу, який за висновком
медичного закладу
потребує постійного
стороннього догляду
Тривалістю,
визначеною у
медичному висновку,
але не більше
30 к/дн
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
5.11 Працівники, які
завершують
санітарно-курортне
лікування
Тривалістю,
визначеною у
медичному висновку
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
5.12 Працівники, які
допущені до вступних
іспитів у вищі навчальні
заклади
15 к/дн
_____________
без урахування часу,
необхідного для
проїзду
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
5.13 Працівники, які
допущені до складання
вступних іспитів в
аспірантуру з відривом
або без відриву від
виробництва, а також
працівники, які
навчаються без відриву
від виробництва в
аспірантурі та успішно
виконують індивідуальний
план підготовки
Тривалістю,
необхідною для
проїзду до
навчального
(наукового) закладу
і назад
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
5.14 Сумісники
На термін до
закінчення відпустки
за основним місцем
роботи
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
5.15 Ветерани праці
До 14 к/дн
_____________
щорічно
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
5.16 Працівники, які не
використали за
попереднім місцем роботи
щорічну основну та
додаткові відпустки
повністю або частково і
одержали за них грошову
компенсацію
До 24 к/дн
_____________
у перший рік роботи
до настання
шестимісячного
терміну безперервної
роботи
Ст. 25 Закону
України"Про відпустки"
6. Відпустка без збереження заробітної плати
Працівники, яким за
сімейними обставинами та
з інших причин може
надаватися відпустка без
збереження заробітної
плати
За угодою сторін
трудового договору,
але не більше
15 к/дн на рік
Ст. 26 Закону
України"Про відпустки"

Примітка. Загальна тривалість щорічних основної і додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, - 69 календарних днів (стаття 10 Закону України "Про відпустки"504/96-ВР).

- Право на зазначені відпустки, зокрема, мають:

- працівники, які уклали безстрокові, строкові трудові договори (контракти);

- сезонні, тимчасові працівники і працівники, які працюють за сумісництвом (на тому ж чи іншому підприємстві);

- працівники, які працюють на умовах неповного робочого часу;

- особи, які працюють за трудовими договорами в апараті або на підприємствах чи установах профспілкових або інших громадських організацій, організацій споживчої кооперації тощо;

- позаштатні працівники, які виконують на підприємствах роботу без зарахування їх до штату, наприклад, агенти страхування, керівники гуртків художньої самодіяльності, позаштатні кореспонденти та інші.

- Не мають права на зазначені відпустки:

- особи, які працюють за договорами підряду та договорами цивільно-правового характеру;

- особи, які працюють за авторськими чи видавничими договорами;

- особи, які засуджені до виправних робіт без позбавлення волі.

- Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.

- Тривалість відпусток незалежно від режимів та графіків роботи розраховується в календарних днях.

- Святкові та неробочі дні: 1 січня - Новий рік; 7 січня - Різдво Христове; 8 березня - Міжнародний жіночий день; 1 і 2 травня - День міжнародної солідарності трудящих; 9 травня - День Перемоги; 28 червня - День Конституції України; 24 серпня - День незалежності України; один день (неділя) - Пасха (Великдень); один день (неділя) - Трійця.

- Для окремих працівників законодавством України встановлена інша тривалість щорічних основної та додаткових відпусток, а саме:

Види та тривалість відпусток в залежності від категорії працівників (відповідно до інших законів України)

Категорія працівників
Тривалість відпустки
Підстава
1
2
3
1. Щорічна основна відпустка
1.12 Народні депутати
45 к/дн
Ст. 20 Закону
України"Про статус народного депутата України"
1.13 Державні службовці
30 к/дн
Ст. 35 Закону
України"Про державну службу"
1.14 Прокурори і слідчі
прокуратури
30 к/дн
Ст. 49 Закону
України"Про прокуратуру"
1.15 Судді
30 роб/дн
Ст. 44 Закону
України"Про статус суддів"
1.16 Посадові особи
митних органів України,
які мають персональні
звання
30 к/дн
Ст. 162 Митного кодексу України 92-15
1.17 Журналісти
36 к/дн
Ст. 13 Закону
України"Про державну підтримку засобів масової інформації та соціальний захист журналістів"
1.18 Працівники
протитуберкульозних
закладів, які надають
медичну допомогу хворим
на активні форми
туберкульозу, працюють
із живими збудниками
туберкульозу чи
матеріалами, що їх
містять
Не менше 36 к/дн
Закон України"Про боротьбу із захворюванням на туберкульоз"
Працівники
протитуберкульозних
закладів, які захворіли
на туберкульоз внаслідок
виконання службових
обов'язків
45 к/дн

1.19 Медичні працівники,
які були заражені
вірусом імунодефіциту
людини або захворіли на
СНІД внаслідок виконання
професійних обов'язків
56 к/дн
Ст. 27 Закону
України"Про запобігання захворюванню на синдром набутого імунодефіциту (СНІД) та соціальний захист населення"
1.20 Працівники, які
працюють (перебувають у
відрядженні) на
територіях
радіоактивного
забруднення:

Ст. 47 Закону
України"Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи"
а) у зонах відчуження та
безумовного
(обов'язкового)
відселення
44 к/дн
_____________
Загальна тривалість
відпустки не більше
56 к/дн

б) у зоні гарантованого
добровільного відселення
37 к/дн
_____________
Загальна тривалість
відпустки не
більше 49 к/дн

в) у зоні посиленого
радіологічного контролю
30 к/дн
_____________
Загальна тривалість
відпустки не
більше 42 к/дн

2. Щорічні додаткові відпустки
2.1 Державні службовці,
які мають стаж роботи
понад 10 років
До 15 к/дн
Ст. 35 Закону
України"Про державну службу"
2.2 Атестовані
працівники прокуратури,
які мають стаж роботи:

Ст. 49 Закону
України"Про прокуратуру"
- більше 10 років
5 к/дн

- більше 15 років
10 к/дн

- більше 20 років
15 к/дн

2.3 Судді зі стажем
роботи понад 10 років
До 15 к/дн
Ст. 44 Закону
України"Про статус суддів"

- До стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (стаття 9 Закону України "Про відпустки"504/96-ВР), зараховуються:

- час фактичної роботи (в тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка;

- час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково (в тому числі час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу);

- час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню, за винятком частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

- час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата, зокрема, у зв'язку з перебуванням у відпустці без збереження заробітної плати (ст. ст. 25, 26 цього Закону, за винятком відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку;

- час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів;

- час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв'язку із змінами в організації виробництва та праці, у тому числі з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням численності або штату працівників.

- До стажу роботи, що дає право на щорічні додаткові відпустки (ст. ст. 7, 8 цього Закону) зараховуються:

- час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади;

- час щорічної основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами праці і за особливий характер праці;

- час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів.

Примітка. Якщо працівник, переведений на роботу на інше підприємство, повністю або частково не використав щорічні основну або додаткові відпустки і не одержав за них грошову компенсацію, то до стажу роботи, що дає право на щорічні основну та додаткові відпустки, зараховується час, за який він не використав ці відпустки за попереднім місцем роботи.

- Черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується в установленому порядку керівником підприємства за погодженням з профспілковим або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (форма графіка відпусток додається).

- При складанні графіка ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та положення ст. 10 Закону України "Про відпустки"504/96-ВР, а саме:

- щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникам з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року;

- щорічні основна та додаткові відпустки повної тривалості можуть надаватися працівникові у перший рік роботи після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві (установі, організації);

- щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну роботи на даному підприємстві можуть надаватися, за бажанням:

1) жінці - перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінці, яка має двох і більше дітей віком до 15 років або дитину інваліда;

2) інваліду;

3) особі віком до вісімнадцяти років;

4) чоловіку, дружина якого перебуває у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;

5) особі, звільненій після проходження строкової військової або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вона була прийнята на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду на постійне місце проживання;

6) суміснику - одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;

7) працівнику, який успішно навчається в навчальному закладі та бажає приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломної, курсової, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;

8) працівнику, який не використав за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну відпустку і не одержав за неї грошової компенсації;

9) працівнику, який має путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування.

Згідно з цією ж статтею щорічні відпустки за бажанням працівника в зручний для нього час надаються:

1) особам віком до вісімнадцяти років;

2) інвалідам;

3) жінкам перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї;

4) жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;

5) одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;

6) дружинам (чоловікам) військовослужбовців;

7) ветеранам праці та особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною;

8) ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту".

- Керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються у період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу.

- Працівникам, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва, щорічні відпустки за їх бажанням приєднуються до часу настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою.

- Працівникам, які навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах, щорічні відпустки за їх бажанням надаються з таким розрахунком, щоб вони могли бути використані до початку навчання в цих закладах.

- Працівникам художньо-постановочної частини і творчим працівникам театрів щорічні відпустки повної тривалості надаються в літній період у кінці театрального сезону незалежно від часу прийняття їх на роботу.

- Конкретний період надання щорічної відпустки у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не менше як за два тижні до встановленого графіком терміну (примірна форма письмового повідомлення додається).

Відповідно до ст. 11 Закону України "Про відпустки"504/96-ВР щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі:

- порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;

- несвоєчасної виплати заробітної плати за час щорічної відпустки. Перенесення відпустки здійснюється на підставі відповідного наказу.

Щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена у разі:

- тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;

- виконання працівником державних або громадських обов'язків, якщо згідно з законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;

- настання строку відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами;

- збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв'язку з навчанням.

Щорічна відпустка може бути перенесена і за ініціативи керівника підприємства, але за таких умов:

- є письмова згода працівника;

- питання перенесення відпустки підтримано рішенням профспілкового або іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу;

- надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відбиватися на нормальному ході підприємства;

- частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде надана в поточному робочому році.

У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і керівником підприємства.

- Відповідно до ст. 12 Закону України "Про відпустки"504/96-ВР допускається відкликання працівника з щорічної відпустки лише за його згодою і тільки для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства з додержанням вимог цієї статті щодо збереження безперервної частини щорічної відпустки не менше 14 календарних днів. При цьому невикористана частина відпустки надається з дня тижня, що є наступним за днем закінчення попередньої використаної її частини.

Відклик працівника з щорічної відпустки оформляється наказом керівника підприємства за аналогією з наказом про перенесення відпустки.

Форма графіка відпусток

ГРАФІК надання відпусток працівникам підприємства (з практики складання та оформлення) може мати таку форму:

N
з/п
Структурний
підрозділ
Прізвище,
ініціали
працівника
Посада
Вид
відпустки
Місяць
1
2
3
4
5
6
1
Відділ кадрів
Савчук М.І.
Івашкін С.В.
Інспектор
начальник
відділу
основна
основна
додаткова
липень
серпень
жовтень
2
Бухгалтерія
Козлова М.К.
Микитенко Т.М.
головний
бухгалтер
бухгалтер
основна
додаткова
основна
червень
серпень
липень
3
Технічний
відділ
Бровко Ю.С.
Ющенко В.І.
начальник
відділу
інженер
основна
додаткова
основна
жовтень
грудень
серпень
...
----//----
----//----
----//----
----//----
----//---

Макет повідомлення про дату

початку відпустки

ПОВІДОМЛЕННЯ*

від 200_ р.

         ________________________________________________
         прізвище, ініціали, посада працівника, підрозділ
     Цим повідомляємо,  що  відповідно  до  графіка  відпусток  на
200_ рік  Вам  буде надана щорічна(і) (зазначається вид відпустки:
основна,  основна та додаткова) відпустка(и) за  період  роботи  з
(дата) по (дата) на __ календарних днів з (дата)
 ________________________ _________________ _____________________
 посада керівника               підпис            розшифровка
 кадрової служби
 (відповідальної особи)
 ________________________       ______________________
   підпис працівника                    дата

_______________

* Перший примірник вручається працівнику, другий - зберігається в кадровій службі (у посадової особи, яка відповідає за роботу з персоналом).

Зразок формулювання наказу

про перенесення відпусток

НАКАЗ

"___" ____________ 200_ р.    м. Київ       N __________

У зв'язку з перенесенням терміну завершення будівництва житлового будинку по вулиці Луговій, наказую:

     1. Перенести, за згодою, щорічні відпустки з червня 
на вересень ____р.:
__________________________________________________________________
       прізвища, ініціали та посади (професії) працівників
     2. Відділу кадрів (_________________________________________)
                                прізвище, ініціали керівника
ознайомити з цим наказом зазначених в ньому працівників та  внести
відповідні зміни до графіка відпусток на ____ р.
     Підстави: рішення        Мінської        райдержадміністрації
від "___"  ____________  ____  р.  N___,  рішення   профкому   від
"___" ____________ ____ р. N___.

Наказ керівника підприємства про відкликання працівника (працівників) з відпустки оформляється з урахуванням вимог ст. 12 Закону України "Про відпустки" за аналогією з наказом про перенесення відпусток.

Зразки наказів про надання

відпусток

НАКАЗ

"___" ____________ 2004 р.    м. Київ       N ___________

Про надання щорічної основної відпустки Іванову Г.О. та продовження частини щорічної основної відпустки Петрова І.О.

1. Іванову Георгію Олександровичу, головному архітекторові проектів, надати з 17.12.2004 по 17.01.2005 щорічну основну відпустку тривалістю 30 календарних днів за період роботи з 16.06.2003 по 15.06.2004 та виплатити матеріальну допомогу на оздоровлення в розмірі середньомісячної заробітної плати.

До роботи приступити 18.01.2005.

2. Петрову Івану Олексійовичу, начальнику архітектурно-планувальної майстерні, продовжити з 28.02.2004 по 01.03.2004 щорічну основну відпустку за період роботи з 05.05.2002 по 04.05.2003 у зв'язку з хворобою.

До роботи приступити: 02.03.2004.

Підстава: заява Іванова Г. О., Петрова І. О. та листок непрацездатності серії ДВ N 767731 Поліклініки N 1 Оболонського району м. Києва від 23.02.2004.

Директор інституту
В.І.Петров

НАКАЗ

"___" ____________ 2004 р.    м. Київ       N ___________

Про надання щорічної додаткової відпустки Іванову Г.О.

Іванову Георгію Олександровичу, головному архітекторові проектів, надати з 17.12.2004 по 23.12.2004 щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день відповідно до умов колективного договору тривалістю 7 календарних днів за період роботи з 16.06.2003 по 15.06.2004.

До роботи приступити 24.12.2005.

Підстава: заява Іванова Г. О., додаток N ___ до колективного договору на 200_ р.

Директор інституту
В.І.Петров

НАКАЗ

"___" ____________ 2004 р.    м. Київ       N ___________

Про надання додаткової відпустки у зв'язку з навчанням Іванову Г.О.

Іванову Георгію Олександровичу, головному фахівцю комплексної проектної майстерні N 3, надати з 17.12.2004 по 23.12.2004 додаткову оплачувану відпустку тривалістю 7 календарних для участі в лабораторно-екзаменаційній сесії з оплатою в порядку та розмірах, відповідно до чинного законодавства.

Підстава: заява Іванова Г.О., довідка-виклик N ___ від ___ Київського національного університету будівництва і архітектури.

Директор інституту
В.І.Петров

НАКАЗ

"___" ____________ 2004 р.    м. Київ       N ___________

Про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами Івановій Н.О.

Івановій Ніні Олександрівні, головному архітекторові проектів, надати з 12.11.2004 по 17.03.2005 оплачувану відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами /ст. 17 Закону України "Про відпустки"/.

Підстава: листок непрацездатності серії ВВМ N 462240 від 12.11.2004, виданий Бориспільською жіночою консультацією Київської області.

Директор інституту
В.І.Петров

НАКАЗ

"___" ____________ 2004 р.    м. Київ       N ___________

Про надання відпустки по догляду за дитиною Івановій Н.О.

Івановій Ніні Олександрівні, головному архітекторові проектів, надати оплачувану відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею віку трьох років з 21.01.2004.

Підстава: заява Іванової Н. О., свідоцтво про народження дитини.

Директор інституту
В.І.Петров

НАКАЗ

"___" ____________ 2004 р.    м. Київ       N ___________

Про приступання до виконання обов'язків Іванової Н.О.

Івановій Ніні Олександрівні, інженерові III категорії відділу обстеження та діагностики будинків і споруд, дозволити приступити до виконання обов'язків інженера III категорії відділу обстеження та діагностики будинків і споруд з 29.09.2004 як такій, що використала відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

Підстава: заява Іванової Н.О.

Директор інституту
В.І.Петров

НАКАЗ

"___" ____________ 2004 р.    м. Київ       N ___________

Про надання додаткової оплачуваної відпустки Івановій Н.О.

Івановій Ніні Олександрівні, інженерові III категорії відділу обстеження та діагностики будинків і споруд, надати додаткову оплачувану відпустку з 20.12.2004 на сім календарних днів, без урахування святкових і неробочих днів, як матері, що має двох дітей у віці до 15 років.

Підстава: заява Іванової Н. О., ст. 13 Закону України "Про відпустки".

Директор інституту
В.І.Петров

НАКАЗ

"___" ____________ 2004 р.    м. Київ       N ___________

Про надання відпустки без збереження заробітної плати Іванову Г. О.

Іванову Георгію Олександровичу, головному фахівцю комплексної проектної майстерні N 3, надати з 17.12.2004 по 30.12.2004 відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 14 календарних як учаснику Великої Вітчизняної війни.

Підстава: заява Іванова О. П., посвідчення учасника Великої Вітчизняної війни.

Директор інституту
В.І.Петров

НАКАЗ

"___" ____________ 2004 р.    м. Київ       N ___________

Про надання відпустки без збереження заробітної плати Іванову Г.О.

Іванову Георгію Олександровичу, головному фахівцю комплексної проектної майстерні N 3, надати з 17.12.2004 по 31.12.2004 відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 15 календарних у зв'язку із складанням іспитів до Київського національного університету будівництва і архітектури.

Підстава: заява Іванова О.П.

Директор інституту
В.І.Петров

НАКАЗ

"___" ____________ 2004 р.    м. Київ       N ___________

Про надання відпустки без збереження заробітної плати Іванову Г.О.

Іванову Георгію Олександровичу, головному фахівцю комплексної проектної майстерні N 3, надати з 17.12.2004 по 30.12.2004 відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 14 календарних за сімейними обставинами.

Підстава: заява Іванова Г.О.

Директор інституту
В.І.Петров

Макет журналу оперативного

обліку надання відпусток

N
з/п
Номер
та
дата
наказу
П.І.Б.
Посада
(професія)
Вид
відпустки
Кількість
днів
Дата
Дата
початок
закінчення
початок
кінець
відпустки
робочого
року
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10






























Порядок погодження надання відпусток керівникам підприємств, установ та організацій, які належать до сфери управління Держбуду (Затверджено т. в. о. Голови Держбуду України А. В. Беркутою 18 серпня 2003 року)

Зразок заяви на погодження

відпустки

Голові Держбуду України

Черепу В.І.

Прізвище, ініціали

посада із зазначенням

підприємства, установи,

організації

Заява

Прошу погодити мою щорічну відпустку з (дата) тривалістю (кількість календарних днів) за період роботи (дата).

На час відпустки обов'язки керівника будуть покладені на (посада, прізвище, ім'я, по батькові).

              (дата)                        (підпис)

6. Підготовка та оформлення наказів (розпоряджень) про заохочення і стягнення

Організаційні аспекти

- Накази (розпорядження) про заохочення і стягнення працівників оформляються і видаються на підставі пропозицій, подання керівників відповідних структурних підрозділів, інших посадових осіб. Питання погоджуються в установленому порядку з профспілковим органом.

- Перед тим як накласти дисциплінарне стягнення, необхідно зажадати від порушника трудової дисципліни письмове пояснення (у разі відмови - скласти відповідний акт в установленому порядку).

Стягнення оголошується у наказі (розпорядженні) і повідомляється працівникові під розписку.

Правові аспекти

Заохочення

- До працівників підприємств, установ, організацій можуть застосуватися будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовим колективом правилах внутрішнього трудового розпорядку (ст. 143 КЗпП України322-08).

Заохочення оформлюються наказом (розпорядженням) і оголошуються в урочистій обстановці, заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення (ст. 144 КЗпП України322-08.

Стягнення

- Стягнення за порушення трудової дисципліни, передбачені законодавством про працю: догана, звільнення.

- Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення (ст. 147 КЗпП України322-08).

На працівників, які несуть дисциплінарну відповідальність за статутами, положеннями та іншими актами законодавства про дисципліну, дисциплінарні стягнення можуть накладатися як органами, яким дано право прийняття на роботу (обрання, затвердження і призначення на посаду), так і вищестоящими органами (ст. 147-1 КЗпП України322-08.

- Дисциплінарне стягнення може бути застосовано безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці. Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше шести місяців з дня вчинення проступку (ст. 148 КЗпП України322-08).

- Працівники, які є членами виборних профспілкових органів, не можуть бути піддані дисциплінарному стягненню без попередньої згоди органу, членами якого вони є. Притягнення керівників профорганів різного рівня (профорганізаторів) допускається за наявності згоди вищестоящого органу профспілки (ст. 252 КЗпП України322-08.

- За кожне порушення трудової дисципліни може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення.

Розділ IV

Облік персоналу

1. Оформлення та ведення особової картки

Особова картка за формою П-2 ведеться на всіх працівників, незалежно від строку та виду трудового договору, форм власності, виду діяльності й галузевої належності підприємства, заповнюється на підставі опитування працівника та відповідних документів: паспорта, трудової книжки, документів про освіту, військового квитка. Особова картка заповнюється у такій послідовності:

I. Загальні відомості

п. 1 - записується прізвище, ім'я, по батькові працівника в називному відмінку: Іванов Іван Петрович

п. 2 - записується рік, місяць, число народження (арабськими цифрами): 11.22.54

п. 3 - записується повна назва населеного пункту (в називному відмінку), району, області (у родовому відмінку):

село Мартусівка Бориспільського району Київської області

п. 4 - а) зазначається освіта (на підставі документів):

вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади третього або четвертого рівнів акредитації: інститут, консерваторія, академія, університет);

неповна вища, базова вища (для осіб, які закінчили технікум, коледж, інші прирівняні до них навчальні заклади);

середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);

початкова (для осіб, які закінчили 3 - 4 класи);

б) записується назва і дата закінчення вищого або прирівняного до нього навчального закладу (технікум, училище, коледж, інститут, консерваторія, академія, університет): Київський інженерно-будівельний інститут; 1989 р. Київський будівельний технікум, 1989 р.

в) записується повна назва і дата закінчення професійно-технічного (професійного) училища:

Середнє професійно-технічне училище N 3, м. Київ, 1985 р.

г) вид навчання: денне, вечірнє, заочне - підкресленням потрібного.

п. 5 - зазначається спеціальність за дипломом, свідоцтвом (для осіб, які закінчили: технікум (училище), коледж, інститут, університет, консерваторію, академію): виробництво будівельних виробів та конструкцій; обробка металів різанням.

п. 6 - записується кваліфікація спеціалістів з вищою або середньою спеціальною освітою: інженер-механік або вчитель початкових класів, а також записується номер і дата видачі диплома (свідоцтва): Л N 13131 від 16.06.98 р.

п. 7 - проставляється загальний стаж роботи з початку трудової діяльності, включаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, технічних і професійно-технічних училищах, на курсах підготовки, підвищення кваліфікації і перекваліфікації кадрів, в аспірантурі, докторантурі, клінічній ординатурі, а також інші періоди, передбачені ст. 56 Закону України "Про пенсійне забезпечення"1788-12:

18 років, 6 місяців, 10 днів.

п. 8 - пункт не заповнюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.98 р. N 571.

п. 9 - зазначаються повна назва підприємства (установи, організації), посада (робота): Спеціалізоване управління N 15, начальник дільниці.

п. 10 - записується дата і причина звільнення з попереднього місця роботи (за записом у трудовій книжці):

25.07.93 р., у зв'язку із скороченням чисельності працівників (штату), п. 1 ст. 40 КЗпП України322-08.

п. 11 - записується: одружений (не одружений), заміжня (не заміжня), а потім вказуються члени сім'ї, які проживають разом з працівником, дати їх народження:

Дружина - Сидорова Оксана Олексіївна, 26.05.48 р.

Син - Сидоров Олег Петрович, 20.02.69 р.

п. 12 - записуються: серія і номер паспорта, назва органу, який видав паспорт, дата видачі:

СН N 034835, Старокиївським РУ ГУ МВС України в м. Києві, 23.12.98 р.

п. 13 - записується домашня адреса, телефон:

252001, Київ-1, вул. Хрещатик, 2, кв. 21, тел. 229-00-07.

Заповнення першого розділу особової картки завіряється підписом працівника (на якого вона заповнюється), проставляється дата її заповнення.

II. Відомості про військовий облік

Цей розділ заповнюється згідно з Інструкцією про порядок ведення обліку військовозобов'язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях та навчальних закладах відповідно до записів у військовому квитку.

При заповненні особових карток на солдатів, матросів, старшин, прапорщиків та мічманів запасу необхідно дотримуватися наступних вимог:

1) у рядку "Група обліку" - пункт 24 військового квитка;

2) у рядку "Категорія обліку" - пункт 23 військового квитка;

3) у рядку "Склад" - пункт 25 військового квитка;

4) у рядку "Військове звання" - пункт 20 військового квитка;

5) у рядку "Військово-облікова спеціальність N ___" пункт 26 військового квитка;

6) у рядку "Придатність до військової служби" вказується:

"стройовий", якщо у розділі V військового квитка відсутній запис про стан здоров'я або є відмітка про придатність до стройової служби;

"нестройовий по гр. ст. наказу МО 19 р. N ___", якщо у розділі V військового квитка є запис про придатність до нестройової служби з посиланням на відповідну статтю і наказ Міністра оборони України;

"непридатний із зняттям з обліку по гр. ст. наказу МО 19__ р. N___", якщо про це є відповідний запис у розділі IX військового квитка;

7) у рядку "Назва райвійськкомату за місцем проживання" вказується найменування військкомату, в якому військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку. Якщо ж військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку у виконкомі сільської (селищної, міської) Ради, то вказується найменування військкомату, який здійснює керівництво цим обліковим органом;

8) у рядку "Перебуває на спецобліку N ___" олівцем проставляється серія і номер посвідчення про відстрочку, номер переліку, пункту та розділу переліку (постанови), відповідно до якого оформлено бронювання військовозобов'язаного, а також дата оформлення відстрочки військовим комісаріатом.

Відомості про військовий облік в особових картках на генералів, адміралів і офіцерів запасу заповнюються у тому ж порядку (див. вище), але з такими відмінностями:

1) рядок "Група обліку" не заповнюється;

2) у рядку "Категорія обліку" - пункт 8 військового квитка;

3) у рядку "Склад" - пункт 7 військового квитка;

4) у рядку "Військово-облікова спеціальність N ___" - пункт 6 військового квитка;

5) рядок "Придатність до військової служби" на офіцерів запасу, які перебувають на військовому обліку, не заповнюється.

На офіцерів запасу, знятих з військового обліку, - пункт 20 військового квитка офіцера запасу.

III. Призначення і переведення

Перший запис робиться при оформленні працівника на роботу відповідно до наказу (розпорядження).

25.04.98
Відділ
перепідготовки
кадрів
Фахівець I
категорії
150 грн. на
місяць
Наказ N
14-п від
24.04.98

У подальшому у розділі зазначаються: переведення на іншу постійну роботу; зміни посади, кваліфікації (розряду, рангу), розміру посадового окладу тощо.

З записами у картці, а також у трудовій книжці ознайомлюють працівника під розписку (графа 6).

IV. Відпустки

У розділ заносяться усі види відпусток та їх строки на підставі наказів (розпоряджень) по підприємству.

Додаткові відомості

У розділі записуються відомості про працівника, які не відображені у першому розділі (про участь у війнах, наявність другої професії, обрання на виборну посаду, перебування за кордоном, роботу за сумісництвом, знання іноземних мов, результати атестації, нагороди, заохочення, стягнення тощо).

2. Оформлення та ведення особових справ

Загальні вимоги

Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності: опис документів; доповнення до особового листка з обліку кадрів; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копії документів про освіту; копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством); заява про прийняття на роботу (контракт); виписка з рішення конкурсної комісії; наказ (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду).

У наступному, у хронологічній послідовності, до особової справи включаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін.

Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування та з інших аналогічних питань не допускається.

Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. Вони можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.

Особові справи зберігаються нарівні з секретними документами і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці. Не допускається винесення особової справи з приміщення кадрової служби та затримка її повернення понад добу. При використанні особової справи категорично забороняється робити будь-які виправлення записів у ній або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи.

Заповнення документів, які включаються до особової справи

Перелік документів

"Перелік документів" заповнюється при первинному оформленні особової справи. Наступні записи до нього заносяться у випадку залучення до особової справи додаткових документів.

Кожний документ, який включається до особової справи, у "Переліку документів записується окремо в точній відповідності з тим, як він іменувався при його складанні. При цьому в графі "Найменування документів" крім найменування документа проставляється його номер і дата, а також дата залучення до особової справи.

Наказ по інституту              Копія диплому  А N 3135,
від 06.01.94 р. N 12-п,         виданого 15.06.87 р.,
09.10.94 р.                     14.01.90 р.

Графи "Кількість аркушів", "Дата вилучення документів", "Ким вилучено документ та з якої причини" заповнюються у відповідності до їх найменування.

Доповнення до особового листка з обліку кадрів

Записи в "Доповненні до особового листка з обліку кадрів" робляться вперше при оформленні особової справи, потім - при наступних змінах в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів (розпоряджень) та документів, представлених працівником.

3. Особовий листок з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилами або кульковою ручкою, розбірливо, без підчисток та виправлень.

Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів, а також дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів обов'язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку та ін.

Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів:

Рядок 1
- зазначається прізвище, ім'я, по батькові (в
називному відмінку): Кравченко Микола Петрович.
Рядок 2
- заповнюється: "чол." чи "жін."
Рядок 3
- вказується рік, число (арабськими), місяць
(прописом) народження: 1949, 26 травня.
Рядок 4
- записується повна назва населеного пункту (в
називному відмінку), району, області (родовому
відмінку) у відповідності до записів у паспорті:
селище Грушківка Чернігівського району Чернігівської
області.
Рядок
5 (форма)
- зазначається освіта (на підставі документів): вища
(для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади
третього або четвертого рівнів акредитації: інститут,
консерваторія, академія, університет); неповна вища,
базова вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні
заклади першого або другого рівня акредитації:
технікум, коледж, інші прирівняні до них навчальні
заклади); середня (для осіб, які отримали атестат
зрілості); початкова (для осіб, які закінчили 3 - 4
класи). Форма заповнюється лише особами, які мають
вищу, неповну вищу, базову вищу освіту. При цьому
найменування навчального закладу та його місце
знаходження, найменування факультету чи відділення,
спеціальності записується у відповідності із записом у
документі про освіту: Харківський
інженерно-будівельний інститут; промислове та цивільне
будівництво; 1950; 1955; промислове та цивільне
будівництво; диплом А N 312247.
Рядок 6
- вказується мова (в орудному відмінку) та рівень
володіння нею: російською, українською - вільно,
німецькою - читаю із словником.
Рядок 7
- вказується вчений ступінь (кандидат наук, доктор
наук) з розшифровкою галузі науки та вчене звання
(професор, доцент) або робиться запис "нема": доктор
технічних наук, професор; кандидат економічних наук,
доцент.
Рядок 8
- перелічуються назви опублікованих праць,
зареєстрованих в установленому порядку винаходів із
зазначенням року опублікування праць та зареєстрованих
винаходів. Якщо таких нема, робиться запис "не маю".
Рядок 9
- заносяться такі відомості (за записами у трудовій
книжці): місяць і рік (арабськими цифрами):
01.81/03.93, посада (робота) (в називному відмінку),
повне найменування підприємства, установи, організації
(у родовому відмінку): Оглядач з економічних питань
редакції журналу "Перспектива" У графі
"Місцезнаходження підприємства, установи,
організації", вказується повна назва населеного пункту
(в називному відмінку), району, області (у родовому
відмінку) така, яка вона мала у зазначений час:
м. Харків; село Киселівка Ковпаківського району
Сумської області Військова служба записується із
зазначенням посади та номера військової частини:
командир роти військової частини N 1215. У графі
"Місцезнаходження підприємства, установи, організації"
вказується населений пункт, район, область або
військовий округ (флот): м. Кіровоград; Одеський
військовий округ
Рядок 10
- країни вказуються відповідно до назви, яку вони мали
під час перебування в них працівника. У графі "Мета
перебування" слід робити запис: туристична поїздка,
службове відрядження тощо: 05.95/06.95 - Франція -
поїздка у складі офіційної делегації фірми
Рядок 11
- записується дата нагородження, назва державної
нагороди: 05.06.98 - Почесне звання "Заслужений юрист
України"
Рядок 12
- запис повинен відповідати запису у військовому
квитку: військовозобов'язаний, молодший лейтенант,
технічний, війська ППО.
Рядок 13
- вказується: одружений (не одружений), заміжня (не
заміжня), розлучена(ий), а також прізвища, імена, по
батькові, дата народження членів сім'ї, які проживають
разом з працівником: Дружина - Свириденко Оксана
Петрівна, 01.04.54 р. Дочка - Свириденко Ольга
Іванівна, 03.07.78 р.
Рядок 14
- вказується поштовий індекс, назва населеного пункту
(в називному відмінку), району, області (у родовому
відмінку), вулиці, N будинку, N квартири, N домашнього
телефону: 252001, м. Київ-1, вул. Прорізна, 15, кв.
12, тел. 229-17-27

Потім записується серія та номер паспорта, назва органу, що його видав, дата видачі: СН N 563132, Мінським РУ ГУ МВС України в м. Києві, 27.11.96 р.

Особовий листок підписується працівником, зазначається дата його заповнення.

Розділ V

Облік військовозобов'язаних і призовників

1. Загальні положення

Облік військовозобов'язаних і призовників на підприємствах ведеться з метою забезпечення контролю за виконанням громадянами України військового обов'язку і дотриманням установлених Законом України "Про загальний військовий обов'язок і військову службу" правил військового обліку, своєчасного оформлення бронювання за народним господарством інженерно-технічних працівників і кваліфікованих робітників, вчасної підготовки кадрів для заміни спеціалістів, котрі підлягають призову до Збройних Сил України, надання допомоги військовим комісаріатам у проведенні оборонних заходів і підтриманні військового обліку в належному стані. Обліку підлягають:

призовники - особи, приписані до призовних дільниць;

військовозобов'язані - особи, які перебувають у запасі (до паспортів громадян України цих категорій вноситься відповідна відмітка);

жінки, які за фахом мають медичну підготовку або підготовку, споріднену з відповідною військово-обліковою спеціальністю за переліком, що визначається Кабінетом Міністрів України, придатні до проходження військової служби за станом здоров'я та віком.

Військовозобов'язані поділяються на рядовий, сержантський і старший склад, склад прапорщиків і мічманів, офіцерський склад (поділяється на молодший, старший і вищий).

Ведення військового обліку та бронювання персоналу відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 09.06.94 р. N 377 покладається на військово-обліковий персонал (на великих підприємствах) або на одного з працівників кадрової служби (за наявності на обліку менше ніж 500 військовозобов'язаних і призовників).

Виконання працівником кадрової служби обов'язків по веденню військового обліку та бронювання персоналу повинно бути оформлено відповідним наказом керівника підприємства.

Керівники підприємств зобов'язані інформувати відповідні районні (міські) військові комісаріати про призначення, переведення та звільнення працівників, які виконують обов'язки щодо ведення обліку військовозобов'язаних і призовників та бронювання військовозобов'язаних за підприємствами.

2. Облік військовозобов'язаних і призовників

Зазначений облік проводиться за особовою карткою форми П-2, в якій заповнюється розділ "Відомості про військовий облік" (дивись розділ "Облік персоналу").

Особові картки на військовозобов'язаних і призовників зберігаються в окремій картотеці і поділяються на чотири групи:

- генерали, адмірали і офіцери запасу;

- солдати, матроси, сержанти, старшини, прапорщики і мічмани запасу;

- військовозобов'язані жінки;

- призовники.

Окремо в кожній групі виділяються особові карти на військовозобов'язаних, які мають відстрочку від призову при мобілізації та в воєнний час.

Особові картки на працівників, знятих з військового обліку за віком чи станом здоров'я, зберігаються в загальній картотеці.

Картотека особових карток військовозобов'язаних і призовників зберігається згідно із встановленим для секретних документів порядком.

Для забезпечення вимог щодо обліку військовозобов'язаних і призовників кадрова служба підприємства (навчального закладу):

Перевіряє при прийнятті громадян на роботу (навчання) наявність у них військово-облікових документів (у військовозобов'язаних - військових квитків або тимчасових посвідчень, що їх замінюють, а у працівників - посвідчень про приписку до призовних дільниць) і встановлює, чи перебувають вони на військовому обліку за місцем проживання.

Забезпечує повноту та якість обліку всіх військовозобов'язаних і призовників підприємства за правилами та формами, встановленими Міністерством оборони України і Державним комітетом статистики України.

Систематично звіряє особові картки працівників і тих, хто навчається (очна форма навчання), із записами у військових квитках та посвідченнях про приписку до призовних дільниць і не менше одного разу на рік здійснює звіряння записів в цих картках з обліковими даними військових комісаріатів.

Веде систематичний облік змін сімейного та службового стану, місця проживання, технічної підготовки, освіти військовозобов'язаних і призовників, вносить ці зміни до особових карток у п'ятиденний термін та повідомляє про них відповідним військовим комісаріатам у визначені ними строки.

Приймає під розписку (додаток 1) від військовозобов'язаних і призовників їхні військові документи для подання до військових комісаріатів з метою звірення записів в них з особовими картками та інших цілей.

Своєчасно оформляє бронювання за національною економікою військовозобов'язаних із числа інженерно-технічних працівників і кваліфікованих робітників.

Щороку в грудні подає до відповідних військових комісаріатів списки юнаків, які підлягають прописці до призовних дільниць (додаток 2).

У семиденний термін повідомляє військові комісаріати про всіх військовозобов'язаних і призовників, прийнятих на роботу (навчання) чи звільнених з роботи (відрахованих з навчального закладу).

Бере на облік військовозобов'язаних і призовників, які раніше не перебували на військовому обліку та які заявили про позитивні зміни в стані здоров'я.

Один раз на місяць повідомляє про це відповідні військові комісаріати.

Веде журнал перевірок, в якому відображається стан обліку військовозобов'язаних і призовників та бронювання інженерно-технічних працівників і кваліфікованих працівників підприємства (додаток 3).

Кадрова служба, крім ведення обліку, забезпечує:

контроль проходження всіма юнаками допризовного і призовного віку, які працюють на підприємстві (навчаються в навчальному закладі), підготовки до строкової військової служби (відвідування ними шкіл, організації Товариства сприяння обороні України та медичних установ), необхідні заходи щодо якісного проведення цієї підготовки;

оповіщення військовозобов'язаних і призовників про виклик до військових комісаріатів та їх своєчасну явку за цим викликом;

систематичне проведення серед військовозобов'язаних і призовників роз'яснювальної роботи щодо неухильного дотримання ними вимог Закону України "Про загальний військовий обов'язок і військову службу" і контроль за його виконання.

Додаток 1

------------------------------------------------------------------
|КОРІНЕЦЬ РОЗПИСКИ N             |РОЗПИСКА N                     |
|Про прийом військового квитка   |Видана (прізвище, ім'я, по     |
|(посвідчення про приписку до    |батькові) року народження      |
|призовної дільниці) від         |Про те, що військовий квиток   |
|військовозобов'язаного          |(посвідчення про приписку до   |
|(призовника)                    |призовної дільниці), який йому |
|1. (прізвище, ім'я,             |належить, серії N, прийнятий   |
|по батькові)                    |для (вказати, з якою метою та  |
|2. Рік народження               |найменування органу чи         |
|3. Військове звання             |посадової особи, що прийняла   |
|4. З якою метою взято           |військовий квиток (посвідчення |
|військовий квиток (посвідчення  |про приписку до призовної      |
|про приписку до призовної       |дільниці)                      |
|дільниці)                       |Розписка дійсна до             |
|Підпис (прізвище і посада особи,|"___" ____________ 200_ р.     |
|яка прийняла військовий квиток  |Підпис (прізвище і посада того,|
|(посвідчення про приписку до    |хто прийняв військовий квиток  |
|призовної дільниці)             |(посвідчення про приписку до   |
|Розписка військовозобов'язаного |призовної дільниці)            |
|(призовника) в отриманні        |М.П.                           |
|військового квитка (посвідчення |"___" ____________ 200_ р.     |
|про приписку до призовної       |                               |
|дільниці) "___"_________200_ р. |                               |
------------------------------------------------------------------

Додаток 2

СПИСОК

юнаків ___ року народження, які підлягають приписці до призовної дільниці

        _________________________________________________
        (найменування підприємства, установи, організації,
             навчального закладу, ЖЕО, домовласників,
               виконавчого комітету місцевої Ради)
             За станом на "___" ____________ ____ р.

Пор.
N
Прізвище,
ім'я, по
батькові
Місце
роботи
(навчання)
та посада
Місце
проживання
Відмітка
райвійськкомату про
зміни в списку, які
сталися після 01.01
до закінчення
приписки, та за яким
порядковим номером
занесений до
зведеного списку
1
2
3
4
5










"___"____________ 200_ р.       М.П.         _____________________
                                              підпис   розшифровка

Пояснення до складання списку

1. Список складають (набирають на комп'ютері, друкують на машинці або пишуть чітко почерком) в алфавітному порядку.

2. До списку заносять інформацію про всіх юнаків, яким у рік прописки виповнюється 17 років, незалежно від громадянства, відбуття покарання у місцях позбавлення волі, стану здоров'я, постійного чи тимчасового проживання (роботи, навчання).

3. Інформацію про юнаків старшого віку, які не були раніше прописані до призовної дільниці, також заносять до цього списку, додатково вказуючи в графі 2 рік народження.

4. Список підписується керівником кадрової служби (посадовою особою, яка відповідає за роботу з персоналом), підпис засвідчується печаткою підприємства (навчального закладу).

5. Списки реєструються в районному (міському) військовому комісаріаті та підшиваються в окрему справу.

Додаток 3

ЖУРНАЛ

перевірок стану обліку військовозобов'язаних і призовників та бронювання інженерно-технічних працівників і кваліфікованих робітників (назва підприємства)

           ____________________________________________
           (установи, організації, навчального закладу)

Дата перевірки
Посада,
прізвище, ім'я,
по батькові
особи, яка
проводить
перевірку
Результати
проведеної
перевірки,
основні
недоліки і
висновки
Відмітка про
усунення
виявлених
недоліків












Розділ VI

Оформлення, ведення та облік трудових книжок

1. Загальні положення

Відповідно до статті 48 КЗпП України322-08 та п. п. 1.1, 2.20 і 2.20-1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівниківz0110-93 трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами на підприємствах, в тому числі в іноземних представництвах, у іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, фізичних осіб, понад п'ять днів, в тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за сумісництвом та цивільно-правовими договорами, трудові книжки на підприємстві не ведуться.

Трудові книжки зберігаються на підприємствах як документи суворої звітності, видаються працівникам лише при звільненні під розписку.

Трудові книжки осіб, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, у іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються:

В м. Києві - в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв, в Республіці Крим та областях - у департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій, у м. Севастополі - в міській державній адміністрації.

Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найма, та фізичних осіб, які використовують працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няні, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.

Відповідно до п. 6 постанови Кабінету Міністрів України "Про трудові книжки працівників" від 27.04.93 р. N 301 забезпечення підприємств, установ, організацій, фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності покладено на Державну акціонерну компанію "Укрресурси".

Доцільно трудові книжки працівників зберігати та тримати в сейфах за алфавітом, на великих підприємствах - по структурним підрозділам і за алфавітом.

Трудові книжки (дублікати), що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються в кадровій службі протягом двох років окремо від трудових книжок працівників, які працюють, а потім передаються до архіву підприємства, де вони зберігаються протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку знищуються.

При зміні посадових осіб, які відповідають (за посадовою інструкцією або наказом) за ведення трудових книжок, передача чистих бланків трудових книжок (вкладишів), а також заповнених трудових книжок оформляється актом (додається).

2. Заповнення трудової книжки Загальні вимоги

Трудові книжки (вкладиші до них) заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами (п. 2.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників ручкою кульковою або з пером чорнилами (пастою) чорного, синього або фіолетового кольорів.

Записи про дати прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, присвоєння рангу державного службовця, кваліфікаційного розряду тощо, нагороди й заохочення, звільнення (графа 2) виконуються арабськими цифрами (число і місяць - двозначними): 02.09.2003; 12.01.2004.

Записи у трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, заохочення вносяться на підставі наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - в день звільнення.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, власник трудової книжки повинен бути ознайомлений під розписку в особовій картці за формою П-2.

Занесення відомостей про працівника (первинне оформлення)

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки.

Прізвище, ім'я, по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Зразок заповнення титульного

аркуша АС N 40739

Герб України

ТРУДОВА КНИЖКА

Прізвище
Іванов
Ім'я
Петро
По батькові
Вікторович
Дата народження
12 січня 1971 р.
Дата заповнення
24 травня 2004 р.
Підпис власника книжки

М. П.
Підпис особи, відповідальної за
видачу трудових книжок

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник повинен своїм підписом завірити правильність внесених відомостей.

Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки обов'язково підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок. Після цього ставиться печатка підприємства (або печатка кадрової служби).

Внесення відомостей про роботу

Запис про прийняття особи на роботу вноситься до розділу "Відомості про роботу" у такому порядку:

а) у графі 3, як заголовок, пишеться повне найменування підприємства, установи, організації;

б) у графі 1, під заголовком, пишеться порядковий номер запису;

в) у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;

г) у графі 3 записується назва посади (роботи) або професії відповідно до професійної назви роботи, зазначеної у класифікаторі професій - ДК 003-95, структурного підрозділу;

д) у графі 4 - зазначається номер і дата наказу (розпорядження).

Примітка до трудових книжок працівників, які приймаються на роботу за трудовими договорами фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичними особами, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг, здійснюються зазначеними фізичними особами відповідно до укладених з працівниками трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості.

                                      Зразок запису

N
запису
Дата
Відомості про
прийняття на роботу,
переведення на іншу
постійну роботу і
звільнення (із
зазначенням причин і
посиланням на
статтю, пункт
Закону)
На підставі чого
внесено запис
(документ, його
дата, номер)

число
місяць
рік


1
2
3
4
Харківський обласний центр соціальних служб для молоді
1.
05
02
2001
Призначено фахівцем
I категорії
інформаційного
відділу
Наказ N 15-п
від 03.02.2001
15.
21
11
2003
Прийнято на роботу
водієм за трудовим
договором від
21.11.2003 р. N 8,
зареєстрованим
Кіровоградським
міським центром
зайнятості
Трудовий
договір від
18.11.2003 р.
N 8
зареєстровано
18.11.2003 р.
за N 30

Відповідно до ст. 56 Закону України "Про пенсійне забезпечення"1788-12 до занесення відомостей про прийняття на роботу у графі 3 окремим рядком (до найменування підприємства) з посиланням на дату, номер і найменування відповідного документа записуються відомості про:

- час служби у Збройних Силах України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;

- час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі (коли трудова книжка оформляється при прийнятті на роботу після закінчення навчального закладу);

- час навчання в професійних навчально-виховних та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

- роботу як членів колгоспу - в тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;

- час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, у тому числі за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

- період одержання безробітними особами допомоги по безробіттю (запис про одержання допомоги по безробіттю заноситься до трудової книжки органом державної служби зайнятості населення).

                                      Зразки записів

Графа 3
Графа 4
Проходив строкову службу у
Збройних Силах України з
20.11.92 р. по 20.11.93 р.
військовий квиток N
Навчався в університеті з
01.09.93 р. по 20.06.98 р.
диплом N 113237 від 20.06.98
довідка Національного
авіаційного університету від
20.07.98 р. N 271.
Здійснювала догляд за
інвалідом I групи з 13.07.80
по 20.04.83 р.
довідка відділу соціального
захисту населення Старокиївської
райдержадміністрації м. Києва від
20.04.83 р. N 14
Проживала з чоловіком за
місцем його служби без
працевлаштування за
спеціальністю з 10.02.79 р. по
10.02.86 р.
довідка військової частини N 1213
від 10.02.86 р. N 337.

Записи про одержання особою допомоги по безробіттю вносяться до трудової книжки після запису про звільнення за п. 1 ст. 40 КЗпП України322-08 та до занесення відомостей про прийняття особи на роботу на дане підприємство відповідними центрами зайнятості населення.

N запису
Дата
Відомості про прийняття на
роботу, переведення на
іншу роботу і звільнення
Підстави
запису
1
2
3
4
Баришівський районний центр зайнятості Київської області
15.
05.03.2002
Розпочато виплату допомоги
по безробіттю відповідно
до ст. (з посиланням на
відповідну статтю) Закону
України "Про
загальнообов'язкове
державне соціальне
безробіття на випадок
безробіття"
Наказ від
05.03.2002
N 46
16.
04.06.2002
Припинено виплату допомоги
по безробіттю відповідно
до ст. (з посиланням на
відповідну статтю) Закону
України "Про
загальнообов'язкове
державне соціальне
безробіття на випадок
безробіття"
Наказ від
04.06.2002
N 77

 М.П.    ______________________         __________________
             посадова особа                   підпис

У випадку, коли працівник до прийняття на роботу на дане підприємство не мав трудового стажу, у трудовій книжці у розділі "Відомості про роботу" робиться запис: До вступу на роботу трудового стажу не мав(ла). У наступному до розділу "Відомості про роботу" вносяться записи про:

- переведення на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві;

- присвоєння нового кваліфікаційного розряду, рангу (для державних службовців), перейменування посади, встановлення другої та інших професій;

- прийняття присяги державного службовця;

- призначення бригадиром і звільнення від керівництва бригадою;

- звільнення;

- інші.

Записи про тимчасові переведення або переміщення на іншу роботу у разі простою, виробничої потреби, інших випадках, передбачених чинним законодавством, до трудової книжки не заносяться.

У випадку, коли тимчасове переведення здійснюється на роботу, яка дає право на пільгове пенсійне забезпечення, за проханням працівника це фіксується у трудовій книжці.

                                      Зразки записів

21
17.03.98
Присвоєно 4 розряд
слюсаря-сантехніка
Наказ N 12-п від
17.03.98 р.
17
25.04.98
Переведено на посаду провідного
фахівця до відділу
перепідготовки та підвищення
кваліфікації кадрів
Наказ N 27-п від
23.04.98 р.
13
11.03.92
Встановлено другу професію -
електрозварник з присвоєнням 3
розряду і покладенням обов'язків
з виконання електрозварювальних
робіт в електроцеху
Наказ N 29-п від
10.03.92,
Посвідчення N 71
від 25.01.92 р.
19
15.04.93
Час роботи з 15.04.91 р. по
15.04.93 р. не зараховується до
безперервного трудового стажу
Наказ N 17-п від
15.04.93 р.

Занесення відомостей про нагородження

У розділ "Відомості про нагородження" вносяться відомості про нагородження державними нагородами України (відзнаками Президента України) у такому порядку: у графі 3 - записується повне найменування підприємства, установи, організації; у графі 1 - зазначається порядковий номер запису; у графі 2 - записується дата нагородження; у графі 3 - записується, ким нагороджений працівник, за які досягнення і якою нагородою; у графі 4 - зазначається підстава внесення запису з посиланням на дату і назву документа.

                                      Зразок запису

2.
28.03.94
Указом Президента України за
видатні досягнення у галузі
будівельно-монтажного
виробництва нагороджено
Почесною відзнакою Президента
України
Указ Президента
України від
28.03.94 р. N ____

Занесення відомостей про заохочення

У розділ "Відомості про заохочення" вносяться такі відомості;

- про заохочення за успіхи у праці (відповідно до затверджених трудовим колективом правил внутрішнього трудового розпорядку);

- про відкриття, на які видано дипломи; винаходи та раціоналізаторські пропозиції, виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Порядок внесення записів про заохочення такий самий, як і про нагороди.

До цього розділу трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою оплати праці, та виплати, які носять регулярний характер.

3. Оформлення вкладиша до трудової книжки

Вкладиш до трудової книжки оформляється у тому разі, коли в ній заповнені усі сторінки будь-якого розділу.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом "Видано вкладиш" і тут же зазначаються його серія і номер.

При занесенні наступних записів у розділи "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" у першій графі вкладиша продовжується порядкова нумерація записів до трудової книжки.

Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться за місцем основної роботи працівника у такому самому порядку, що й трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки не дійсний.

4. Оформлення і видача дубліката трудової книжки

Дублікат трудової книжки видається працівникові у разі, коли вона загублена або стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена та ін.), за місцем останньої роботи не пізніше 15 днів після подання заяви, а у разі ускладнення - в інші строки. При цьому в правому верхньому кутку першої сторінки (титульного аркуша) трудової книжки робиться напис "Дублікат", а на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, - "Видано дублікат". Остання повертається її власнику.

Дублікат трудової книжки заповнюється за загальними правилами. У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" при заповненні дубліката вносяться відповідні записи за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділ "Відомості про роботу" (графа 3) спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, в установу, організацію, який підтверджується документами або записом у його особовій картці за формою П-2.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в який час і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Не зазначаються у підсумковому загальному стажі роботи, а записуються окремим рядком із посиланням на дату, номер і назву відповідних документів, крім відомостей, передбачених у підрозділі "Внесення відомостей про роботу", такі відомості:

а) про час перебування в народному ополченні та партизанських загонах із зазначенням дати зарахування і дати звільнення зі служби;

б) про роботу як члена артілі промислової кооперації.

У разі представлення відповідних документів загальний стаж записується за окремими періодами роботи із зазначенням дати прийняття на роботу (графа 2), найменування підприємства, установи, організації, де працював працівник, а також посади (роботи), структурного підрозділу, до якого було прийнято працівника (графа 3).

Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис.

Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а у графі 3 - причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.

У тому разі, коли документи не містять зазначених вище даних про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах.

У графі 4 зазначаються назви, дати і номери документів, на підставі яких зроблено відповідні записи у дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.

5. Виправлення записів у трудовій книжці

Заміна записів на першій сторінці (титульному аркуші)

Зміна записів про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження власника трудової книжки виконується за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо). При цьому однією рискою закреслюються попередні відомості і записуються нові. Посилання на відповідні документи здійснюються на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним посадової особи і печаткою підприємства (печаткою кадрової служби).

Виправлення неправильних (неточних) відомостей про роботу, нагороди та заохочення

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення на іншу постійну роботу, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконуються на тому підприємстві, де було зроблено відповідний запис.

Якщо підприємство, де було зроблено неправильний або неточний запис, ліквідовано, виправлення запису робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а у разі його відсутності - вищестоящою організацією, якій було підпорядковано підприємство, а у разі її відсутності - облархівом, держархівом мм. Києва, Севастополя, держархівом при Кабінеті Міністрів Автономної Республіки Крим.

Виправлення записів про роботу, переведення на іншу постійну роботу, нагороди і заохочення здійснюється тільки на підставі відповідних документів (накази, розпорядження) в оригіналі.

У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх змісту фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці (особові картки, розрахункові відомості, особові рахунки тощо). Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

Виправлення неправильних або неточних записів у відповідних розділах трудової книжки здійснюється у такому порядку:

1) у графі 1 - записується наступний порядковий номер;

2) у графі 2 - зазначається дата внесення запису;

3) у графі 3 - робиться запис "Запис за N таким-то недійсний". Потім записуються відомості згідно з відповідним документом (наказом, розпорядженням);

4) у графі 4 - повторюються дата і номер наказу (розпорядження), запис з якого неправильно внесено до трудової книжки, або робиться посилання на наказ (розпорядження) про поновлення працівника на роботі або зміну формулювання причини звільнення тощо.

                                      Зразки записів

24.
20.11.98
Запис за N 23 недійсний.
Призначено фахівцем I категорії
інформаційно-методичного відділу
Наказ N 19-п від
20.10.98 р.
12.
03.07.94
Запис за N 10 недійсний.
Поновлено на попередній посаді.
Наказ N 92-п від
01.07.94 р.
4.
02.09.98
Запис за N 22 недійсний.
Звільнено за власним бажанням,
ст. 38 КЗпП України
Наказ N 78-п від
01.07.98 р.

За наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

6. Облік та зберігання трудових книжок

Бланки трудових книжок (вкладишів до них) зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою в підзвіт посадовій особі, яка відповідає за видачу трудових книжок.

Облік бланків трудових книжок і вкладишів до них ведеться бухгалтерією. Облік руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться кадровою службою або спеціально уповноваженою посадовою особою у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (додається).

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.

Кожного місяця посадова особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них (які вона брала раніше) та про суми, одержані за видані трудові книжки і вкладиші до них, з додатком прибуткового ордера каси підприємства.

На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за встановленою формою (додається).

7. Розрахунки за трудові книжки

За видачу нової трудової книжки з працівника стягується сума її вартості. Видаючи дублікат трудової книжки, втраченої з вини працівника, з нього стягується плата у розмірі 10 відсотків мінімальної заробітної плати.

Якщо трудову книжку працівника загублено підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них*.

_______________

* Затверджено наказом Міністерства статистики України від 27.10.95 р. N 277

.

Розділ VII

Оформлення та подання документів для призначення пенсій

1. Загальні положення

Відповідно до Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій (затверджено наказом Міністерства праці та соціальної політики України та Пенсійного фонду України від 30.04.2002 р. N 224/30 власник підприємства або уповноважений ним орган зобов'язаний:

- не пізніше дня досягнення працівником пенсійного віку повідомити його про виникнення права на пенсію (бажано в письмовій формі);

- спільно з профспілковим комітетом, на підставі всіх представлених працівником документів, в десятиденний термін з дня одержання (реєстрації) заяви про призначення пенсії оформити Подання за формою, що додається, та інші необхідні документи, ознайомити з ними заявника (під розписку в Поданні) і подати до Пенсійного фонду за місцем знаходження підприємства.

Якщо працівнику відмовлено в представленні до призначення пенсії, йому повідомляється про це із зазначенням причин відмови.

При оформленні документів для призначення пенсії слід враховувати такі положення:

- власник чи уповноважений ним орган розглядає заяву та оформляє документи для призначення трудової пенсії тільки працівникам (членам їх сімей, у випадку втрати годувальника) даного підприємства;

Заява про переведення з одного виду пенсії на інший, про перерахунок пенсії або про поновлення виплати раніше призначеної пенсії подається до районного управління Пенсійного фонду заявником за місцем проживання заявника, незалежно від факту роботи.

- звернення за призначенням пенсії може здійснюватись в будь-який час після виникнення права на пенсію - після досягнення пенсійного віку, смерті годувальника, встановлення інвалідності.

За рішенням органу, що призначає пенсію, звернення за призначенням пенсії за віком може здійснюватися і до настання пенсійного віку, однак не раніше, ніж за місяць до виникнення права на цю пенсію;

- пенсія за віком (за інвалідністю) призначається незалежно від того, припинена робота до часу звернення за пенсією чи продовжується;

- пенсії за вислугу років призначаються при залишенні роботи.

2. Документи, необхідні для призначення пенсій

Для призначення пенсій за віком до заяви додаються такі документи:

документи про трудовий стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній (далі - Порядок підтвердження трудового стажу);

довідка про заробіток особи, а в разі, коли законодавством передбачено необхідність підтвердження заробітку за даними системи персоніфікованого обліку, - інформація про заробіток особи із системи персоніфікованого обліку;

документи про місце проживання заявника;

посвідчення учасника бойових дій, довідка МСЕК про визнання особи інвалідом унаслідок поранення, контузії, каліцтва, одержаних при захисті Батьківщини або при виконанні інших обов'язків військової служби (службових обов'язків), або внаслідок захворювання, пов'язаного з перебуванням на фронті чи виконанням інтернаціонального обов'язку, а також висновок МСЕК про причинний зв'язок смерті особи з пораненням, контузією, каліцтвом, одержаними при виконанні обов'язків військової служби (службових обов'язків), або захворюванням, пов'язаним з перебуванням на фронті, ліквідацією Чорнобильської катастрофи чи виконанням інтернаціонального обов'язку (при призначенні пенсії згідно зі ст. 16 Закону України "Про пенсійне забезпечення"1788-12;

документи про народження дитини та виховання її до восьмирічного (чотирнадцятирічного) віку чи про визнання дитини заявника інвалідом з дитинства або дитиною-інвалідом (при призначенні пенсії згідно з п. "ж" ст. 13 та ст. 17 зазначеного Закону;

документи про наявність у заявника відповідного захворювання (при призначенні пенсії згідно із ст. 18 зазначеного Закону);

довідка про перебування на утриманні в заявника непрацездатних членів сім'ї; про визнання заявника одиноким і таким, що потребує постійного стороннього догляду (для призначення надбавок згідно із ст. 21 зазначеного Закону);

документи про визнання заявника ветераном війни, особою, на яку поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", та особою, яка має особливі заслуги перед Батьківщиною (для підвищення розміру пенсії згідно із ст. ст. 12 - 16 Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту");

документи про визнання особи такою, що має особливі трудові заслуги перед Батьківщиною (для підвищення розміру пенсії відповідно до ст. 9 Закону України "Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні"3721-12);

документи про визнання заявника реабілітованим або членом сім'ї реабілітованого (для підвищення розміру пенсії згідно із п. "г" ст. 77 Закону України "Про пенсійне забезпечення"1788-12);

клопотання (направлення) про достроковий вихід на пенсію (для призначення пенсії відповідно до ст. 26 Закону України "Про зайнятість населення"803-12.

Для призначення пенсії за інвалідністю до заяви додаються такі документи:

документи про трудовий стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу;

довідка про заробіток особи, а в разі, коли законодавством передбачено необхідність підтвердження заробітку за даними системи персоніфікованого обліку, - інформація про заробіток особи із системи персоніфікованого обліку;

довідка про середній заробіток на підприємстві для даної професії (при обчисленні пенсії інвалідам внаслідок трудового каліцтва та професійного захворювання згідно із ч. 6 ст. 29 Закону України "Про пенсійне забезпечення"1788-12);

документи про місце проживання заявника;

акт про нещасний випадок на виробництві (форма Н-1), акт розслідування нещасного випадку (аварії), що стався/сталася (форма Н-5), акт розслідування професійного захворювання (форма П-4), що затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 21.08.2001 р. N 1094 "Про деякі питання розслідування та обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві" (при призначенні пенсій за інвалідністю внаслідок трудового каліцтва та професійного захворювання);

документи про перебування на утриманні в інваліда непрацездатних членів сім'ї, про визнання заявника одиноким і таким, що потребує постійного стороннього догляду (для призначення надбавок згідно зі ст. 33 Закону України "Про пенсійне забезпечення"1788-12);

документи про визнання заявника ветераном війни, особою, на яку поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", та особою, яка має особливі заслуги перед Батьківщиною (для підвищення розміру пенсії згідно із ст. ст. 12 - 16 Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту");

документи про визнання особи такою, що має особливі трудові заслуги перед Батьківщиною (для підвищення розміру пенсії відповідно до ст. 9 Закону України "Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні"3721-12);

документи про визнання заявника реабілітованим або членом сім'ї реабілітованого (для підвищення розміру пенсії згідно із п. 1 ст. 77 Закону України "Про пенсійне забезпечення"1788-12).

Для призначення пенсії у зв'язку з втратою годувальника до заяви додаються такі документи:

документи про місце проживання заявника;

свідоцтво про народження або паспорт особи, якій призначається пенсія; документи, що засвідчують родинні стосунки члена сім'ї з померлим годувальником;

свідоцтво органу реєстрації актів громадського стану (РАГС) про смерть годувальника сім'ї або рішення суду про визнання його безвісно відсутнім;

документи про вік годувальника сім'ї (якщо вік не зазначений у свідоцтві про смерть);

документи про трудовий стаж померлого годувальника, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу;

довідка про заробіток померлого годувальника, а в разі, коли законодавством передбачено необхідність підтвердження заробітку за даними системи персоніфікованого обліку, - інформацію про заробіток особи із системи персоніфікованого обліку;

довідка про склад членів сім'ї годувальника, які перебували на його утриманні; довідка навчальних закладів про те, що особи, зазначені в п. "а" частини третьої та в частині четвертій ст. 37 Закону України "Про пенсійне забезпечення"1788-12, навчаються;

довідка про те, що один з батьків або з подружжя, дід, баба, брат чи сестра померлого зайняті доглядом за дітьми (братами, сестрами або онуками) померлого, які не досягли 8 років;

рішення органів опіки і піклування про призначення особи відповідно опікуном чи піклувальником;

документи про визнання заявника ветераном війни, особою, на яку поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", та особою, яка має особливі заслуги перед Батьківщиною (для підвищення розміру пенсії згідно із ст. ст. 12 - 16 Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту");

документи про визнання заявника реабілітованим або членом сім'ї реабілітованого (для підвищення розміру пенсії згідно із п. "г" ст. 77 Закону України "Про пенсійне забезпечення"1788-12);

довідка про середній заробіток на підприємстві для даної професії, якщо смерть годувальника настала внаслідок трудового каліцтва чи професійного захворювання;

акт про нещасний випадок на виробництві (форма Н-1, акт про розслідування нещасного випадку (аварії), що стався/сталася (форма Н-5), акт розслідування професійного захворювання (форма П-4), якщо смерть годувальника настала внаслідок трудового каліцтва чи професійного захворювання.

Для призначення пенсій за вислугу років до заяви додаються такі документи:

документи про загальний та спеціальний трудовий стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу;

довідка про заробіток особи, а в разі, коли законодавством передбачено необхідність підтвердження заробітку за даними системами персоніфікованого обліку, - інформація про заробіток особи із системи персоніфікованого обліку;

документи про місце проживання заявника;

документи про перебування на утриманні в заявника непрацездатних членів сім'ї, про визнання його одиноким, а також висновок медичних закладів про те, що заявник потребує постійного стороннього догляду (для призначення надбавок, передбачених ст. 21 Закону України "Про пенсійне забезпечення"1788-12);

документи про визнання заявника ветераном війни, особою, на яку поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", або особою, яка має особливі заслуги перед Батьківщиною (для підвищення розміру пенсії згідно із ст. ст. 12 - 16 Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту");

документи про визнання заявника реабілітованим або членом сім'ї реабілітованого (для підвищення розміру пенсії згідно із п. "г" ст. 77 Закону України "Про пенсійне забезпечення"1788-12).

Розділ VIII

Формування кадрового резерву на посади керівників державних підприємств, установ та організацій

Формування кадрового резерву керівників державних підприємств, установ і організацій здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18 жовтня 1999 р. N 1912 "Про затвердження Положення про формування кадрового резерву керівників державних підприємств, установ і організацій".

Кадровий резерв формується міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевою державною адміністрацією, а також організацією, якій Кабінет Міністрів України делегував функції управління майном, що перебуває у державній власності.

Пропозиції стосовно кандидатур для зарахування до кадрового резерву подаються керівниками державних підприємств, установ і організацій (далі - державні підприємства) за письмовою згодою кандидата. До списку кандидатур включаються: керівні працівники і спеціалісти підприємств різних форм власності та об'єднань підприємств, працівники центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій та органів місцевого самоврядування.

До цих списків обов'язково додаються Біографічні довідки (два примірники) на осіб, що пропонуються до кадрового резерву на посаду керівника підприємства (установи, організації) та безпосередньо на керівника, заява про згоду, особи яка пропонується до кадрового резерву, на зарахування до резерву, а також особисті річні плани стажування осіб, зарахованих до кадрового резерву, на посадах, на які вони зараховані.

Запропоновані до кадрового резерву кандидатури погоджуються:

Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевою державною адміністрацією, якщо державне підприємство належить до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади чи організації, якій Кабінет Міністрів України делегував функції управління майном, що перебуває у державній власності;

міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади чи організацією, якій Кабінет Міністрів України делегував функції управління майном, що перебуває у державній власності, якщо державне підприємство належить до сфери управління Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевої державної адміністрації.

Серед основних порушень під час надання пропозицій стосовно кандидатур для зарахування до кадрового резерву слід відмітити такі: нехтування вимог щодо погодження запропонованих до кадрового резерву кандидатур з відповідною місцевою державною адміністрацією, не дотримуються рекомендації щодо вікового цензу кандидатів (чоловіки віком до 55 років та жінки до 50 років), стажу роботи та пропорційного представництва в кадровому резерві чоловіків та жінок.

                                      Зразки біографічних довідок

БІОГРАФІЧНА ДОВІДКА

керівника державного підприємства (установи, організації, ВАТ)

            _________________________________________
                  (прізвище, ім'я, по батькові)
Посада ___________________________________________________________
Підприємство _____________________________________________________
Орган управління майном __________________________________________
Призначено на посаду _____________________________________________
Номенклатурна група ______________________________________________
посади керівника _________________________________________________
Число, місяць і рік
народження _______________________________________________________
Місце народження _________________________________________________
Освіта (назва ВНЗ,
рік закінчення) __________________________________________________
Спеціальність
за дипломом, кваліфікація ________________________________________
Науковий ступінь,
вчене звання _____________________________________________________
Володіння мовами _________________________________________________
Нагороди, почесні звання _________________________________________
Стаж роботи на посадах
керівника підприємств ____________________________________________
Депутат ради _____________________________________________________

ТРУДОВА ДІЯЛЬНІСТЬ

Місяць і рік
Посада із
зазначенням
підприємства
(установи,
організації), а
також органу,
уповноваженого на
управління
Місцезнаходження
підприємства,
установи, організації
Прийняття
Звільнення


















 Начальник відділу кадрів
 "___" ____________ 200_ р.

БІОГРАФІЧНА ДОВІДКА

особи, зарахованої до кадрового резерву на посаду керівника державного підприємства (установи, організації, ВАТ)

              ______________________________________
                  (прізвище, ім'я, по батькові)
Пропонується на посаду ___________________________________________
Підприємство _____________________________________________________
Орган управління майном __________________________________________
Номенклатурна група посади _______________________________________
Дата зарахування до кадрового
резерву __________________________________________________________
Працює на посаді _________________________________________________
Підприємство _____________________________________________________
Орган управління майном __________________________________________
Число, місяць і рік
народження _______________________________________________________
Місце народження _________________________________________________
Освіта (назва ВНЗ, рік
закінчення) ______________________________________________________
Спеціальність за дипломом,
кваліфікація _____________________________________________________
Науковий ступінь, вчене звання ___________________________________
Володіння мовами _________________________________________________
Нагороди, почесні звання _________________________________________
Стаж роботи на посадах керівника
підприємств ______________________________________________________
Депутат ради _____________________________________________________

ТРУДОВА ДІЯЛЬНІСТЬ

Місяць і рік
Посада із
зазначенням
підприємства
(установи,
організації), а
також органу,
уповноваженого на
управління
Місцезнаходження
підприємства,
установи, організації
Прийняття
Звільнення














 Начальник відділу кадрів
 "___" ____________ 200_ р.

Розділ IX

Складання номенклатури і формування справ

1. Складання номенклатури справ

Номенклатура справ кадрової служби (складова частина зведеної номенклатури справ підприємства) розробляється із залученням фахівців, підписується її керівником за погодженням з архівним підрозділом або посадовою особою, відповідальною за архівну справу на підприємстві.

До розробки номенклатури справ визначаються перелік та найменування документів для включення до номенклатури, порядок розміщення справ у номенклатурі, встановлюються терміни зберігання справ, їх індексація.

Документи після виконання групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться (наприклад, "Звіт про склад і рух працівників у 2003 р.").

Розміщення справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації самого підприємства (положення, інструкції, накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, що включається до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення - індекс (арабськими цифрами). Індекс справи кадрової служби складається з індексу кадрової служби (за штатним розписом) та порядкового номера справи (наприклад, 05-1, 05-2, 05-34).

В кінці діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорія фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в кадровій службі.

Номенклатура справ кадрової служби підприємства складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за архівну справу на підприємстві):

- перший примірник - недоторканий (зберігається в кадровій службі);

- другий примірник - передається до канцелярії (загального відділу);

- третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа (робочий).

                                       Фрагмент номенклатури справ
 Назва підприємства
 Назва кадрової служби
 НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ*
 ________ N _________
 _____________________
 місце складання
 на ______________ рік
------------------------------------------------------------------
|Індекс |  Заголовок справи   |Кількість |   Термін   | Примітка |
|справи |   (тому, частини)   |  справ   | зберігання |          |
|       |                     | (томів,  |   справи   |          |
|       |                     | частин)  |   (тому,   |          |
|       |                     |          | частини) і |          |
|       |                     |          |   номери   |          |
|       |                     |          | статей за  |          |
|       |                     |          | Переліком  |          |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
|   1   |          2          |    3     |     4      |    5     |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-1  |Положення про        |          |3 роки (1)  |(1) Після |
|       |___________ служба   |          |_________   |заміни    |
|       |                     |          |  33        |новими    |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-2  |Посадові інструкції  |          |3 роки(1)   |(1) Після |
|       |працівників          |          |_________   |заміни    |
|       |                     |          |   49       |новими    |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-3  |Накази:              |          |            |          |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
|       |а) про прийняття,    |          |    75 р.   |   75 р.  |
|       |переведення,         |          |    ____    |   ____   |
|       |звільнення,          |          |     16     |    16    |
|       |сумісництво          |          |            |          |
|       |працівників          |          |            |          |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
|       |б) про надання       |          |    5 р.    |    5 р.  |
|       |відпусток            |          |   ____     |   ____   |
|       |                     |          |    16      |    16    |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
|       |г) про стягнення     |          |     3 р.   |     3 р. |
|       |                     |          |   ______   |   ______ |
|       |                     |          |     16     |     16   |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-4  |Документи до наказів |          |     3 р.   |     3 р. |
|       |з особового складу   |          |    _____   |    _____ |
|       |(листки з обліку     |          |     508    |     508  |
|       |кадрів, заяви,       |          |            |          |
|       |подання, доповідні   |          |            |          |
|       |записки, довідки,    |          |            |          |
|       |копії довідок), що не|          |            |          |
|       |ввійшли до складу    |          |            |          |
|       |особових справ       |          |            |          |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-5  |Листування про       |          |     3 р.   |     3 р. |
|       |працевлаштування     |          |    _____   |    _____ |
|       |осіб, звільнених із  |          |     511    |     511  |
|       |лав армії, інвалідів,|          |            |          |
|       |пенсіонерів, молоді, |          |            |          |
|       |яка закінчила        |          |            |          |
|       |загальноосвітні школи|          |            |          |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-6  |Документи (подання,  |          |     75 р.  |   75 р.  |
|       |клопотання,          |          |    ______  |  ______  |
|       |характеристики,      |          |     624    |   624    |
|       |нагородні листи,     |          |            |          |
|       |довідки, витяги з    |          |            |          |
|       |рішень профспілкових |          |            |          |
|       |органів про подання  |          |            |          |
|       |про нагородження     |          |            |          |
|       |державними нагородами|          |            |          |
|       |України)             |          |            |          |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-7  |Особові картки       |          |75 р. - "В" |75 р.- "В"|
|       |робітників,          |          |___________ |__________|
|       |службовців,          |          |    519     |    519   |
|       |інженерно-технічних  |          |            |          |
|       |працівників (у тому  |          |            |          |
|       |числі тимчасових     |          |            |          |
|       |працівників та       |          |            |          |
|       |працюючих за         |          |            |          |
|       |сумісництвом)        |          |            |          |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-8  |Особові справи       |          |75 р. - "В" |75 р.- "В"|
|       |працівників          |          |___________ |__________|
|       |                     |          |   513      |   513    |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-9  |Протоколи засідань   |          |   Пост.    | Пост.    |
|       |конкурсних комісій із|          |   _____    | _____    |
|       |заміщення вакантних  |          |    533     |  533     |
|       |посад наукових       |          |            |          |
|       |працівників,         |          |            |          |
|       |державних службовців |          |            |          |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-10 |Журнал (книга) обліку|          |    Пост.   | Пост.    |
|       |наказів з особового  |          |    _____   | _____    |
|       |складу               |          |     100    |  100     |
|-------+---------------------+----------+------------+----------|
| 05-11 |Журнали обліку видачі|          |    50 р.   |    50 р. |
|       |трудових книжок і    |          |   _____    |   _____  |
|       |вкладишів до них     |          |    541     |    541   |
------------------------------------------------------------------
________________________________    ______________  ____________
посада керівника кадрової служби        підпис      розшифровка
_________________________________   ______________  ____________
посада керівника архівного органу       підпис      розшифровка
_________________________
         дата

_______________

* Номенклатура справ кадрової служби розробляється відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання документів.

2. Формування справ

Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів;

- не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком судових, перехідних та особових справ працівників).

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;

- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

- документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні;

- листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання до діючої номенклатури справ;

- документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), групуються у справи на загальних підставах;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

В кінці кожної справи на окремому чистому аркуші (в книгах, журналах - на зворотній стороні останнього чистого аркуша, в картотеках - на окремій чистій карточці) робиться запис із зазначенням кількості пронумерованих аркушів або карток (цифрами і прописом).

3. Оперативне зберігання документів

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архівного підрозділу підприємства зберігаються в кадровій службі.

4. Підготовка справ до зберігання та використання

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються до архівного підрозділу підприємства для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архівного підрозділу за погодженням з керівником підприємства.

Підготовка документів до передачі до архівного підрозділу включає: експертизу цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архівного підрозділу підприємства.

Документи на постійне, тимчасове зберігання та для знищення відбирають кадрові служби. На постійне зберігання відбирається: переписка підприємства з органами вищого рівня; особові справи видатних діячів науки, літератури, мистецтва, депутатів Верховної Ради України, працівників, які нагороджені вищими державними нагородами.

Для окремих справ встановлено строк зберігання 75 років (в основному - документи з особового складу, які передбачають облік віку людини до моменту закінчення справи, що позначається буквою "В"). Тривалість зберігання таких справ після їх завершення повинна складати різницю: 75 років - "В". Наприклад, особова справа працівника, якщо вона закінчена діловодством, коли йому виповнилося 60 років, повинна зберігатися в архіві підприємства 15 років (75 - 60 = 15).

Строк зберігання справи обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.

Справи, які не підлягають подальшому зберіганню, знищуються за актом (складається експертною комісією або кадровою службою), який затверджується керівником підприємства.

Справи постійного і тривалого строків зберігання (понад 10 років) підлягають такому оформленню: брошурування (обкладинка з твердого картону), нумерація аркушів; складання підсумкового запису та, у разі потреби, внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового строку зберігання (до 10 років включно), сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Обкладинка справ постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання оформляється за встановленою формою (додається).

Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

                                      Обкладинка для справ
                                      постійного і тривалого
                                      терміну зберігання*
                                      код держархіву _____________
                                      код установи _______________
______________________________       Ф N _________________________
______________________________       Оп N ________________________
______________________________       Спр N _______________________
__________________________________________________________________
                 (найменування державного архіву)
________________________________________________________________
        (найменування установи і структурного підрозділу)
           СПРАВА N ___________ том N ________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
                        (заголовок справи)
                                      ___________________________
                                                (дата)
                                      На _______________ аркуш.
                                      Зберігати _________________
Ф N __________________________
Оп N _________________________
Спр N ________________________
Спр N________________________

_______________

* Аркуш А-4

Розділ X

Нормативно-правові акти

Закон України "Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні"

Постанова Кабінету Міністрів України від 3 квітня 1993 р. N 245 "Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій"

Положення про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій (затверджено наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства фінансів України від 28.06.93 N 43

Лист Міністерства праці та соціальної політики України N 03-3/2091-018-2 від 06.05.2001 "Про суміщення професій і посад, виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників керівниками на госпрозрахункових підприємствах"

Лист Міністерства праці та соціальної політики України N 06/2-4/123 від 30.04.2002 "Про включення до трудового договору обмежень на роботу за сумісництвом"

Лист Державного департаменту нагляду за додержанням законодавства про працю Міністерства праці та соціальної політики України N 010-778 від 08.08.2002 "Щодо оплати та оформлення трудових відносин між роботодавцем та особою, яка поєднує роботу з навчанням на денному відділенні навчального закладу"

Постанова Кабінету Міністрів України від 19 березня 1994 р. N 170 "Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору"

Порядок оформлення іноземцям та особам без громадянства дозволу на працевлаштування в Україні (затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 1 листопада 1999 р. N 2028

Перелік посад посадових осіб, які зобов'язані проходити попередню і періодичну перевірку знань з охорони праці (затверджено наказом Державного комітету України по нагляду за охороною праці від 11.10.93 р. N 94

Лист Міністерства праці та соціальної політики України N 06/2-4/66 від 06.05.2000

Постанова Кабінету Міністрів України від 28 червня 1997 року N 634 "Про затвердження Порядку, тривалості та умов надання щорічних відпусток працівникам, які навчаються у вищих навчальних закладах з вечірньою та заочною формами навчання, де навчальний процес має свої особливості"

Наказ Міністерства праці та соціальної політики України N 7 від 10.10.97 "Про затвердження Рекомендацій щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці"

Постанова Кабінету Міністрів України від 18 жовтня 1999 р. N 1912 "Про затвердження Положення про формування кадрового резерву керівників державних підприємств, установ і організацій"

Постанова Пленуму Верховного Суду України N 9 від 06.11.92 "Про практику розгляду судами трудових спорів"

Постанова Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 р. N 2021 "Про вдосконалення порядку нагородження Почесною грамотою Кабінету Міністрів України"

Указ Президента України "Про почесні звання України"