МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

Н А К А З

28.01.2005 N 55

Про затвердження Рекомендацій з організації праці державних службовців в органах виконавчої влади

На виконання пункту 3 постанови Кабінету Міністрів України від 13.05.2004 N 630 "Про стан виконавської дисципліни в органах виконавчої влади і заходи щодо її зміцнення" та з метою надання організаційно-методичної допомоги керівникам державних органів виконавчої влади з питань організації праці державних службовців НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Рекомендації з організації праці державних службовців в органах виконавчої влади, що додаються.

2. Рекомендувати керівникам органів виконавчої влади використовувати зазначені Рекомендації з метою поліпшення організації праці державних службовців та створення для них сприятливих умов праці.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства праці

та соціальної політики

України

28.01.2005 N 55

РЕКОМЕНДАЦІЇ

з організації праці державних службовців в органах виконавчої влади

1. Загальні положення

1.1. Рекомендації з організації праці державних службовців в органах виконавчої влади розроблено на виконання пункту 3 постанови Кабінету Міністрів України від 13 травня 2004 року N 630 "Про стан виконавської дисципліни в органах виконавчої влади і заходах щодо її зміцнення".

Методичною основою підготовки зазначених Рекомендацій є Закон України "Про державну службу", Концепція адаптації інституту державної служби в Україні до стандартів Європейського Союзу, схвалена Указом Президента України від 5 березня 2004 року N 278278/2004, Програма розвитку державної служби на 2005-2010 роки, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 8 червня 2004 року N 746746-2004-п, постанови Верховної Ради України, укази Президента України, накази Головдержслужби України, які стосуються подальшого вдосконалення організаційно-правових питань підвищення службової і виконавської дисципліни та ефективності праці державних службовців органів виконавчої влади.

1.2. Метою цих Рекомендацій є надання організаційно-методичної допомоги керівникам державних органів виконавчої влади з питань організації праці та організації робочих місць державних службовців.

1.3. Рекомендації передбачають організацію праці та організацію робочих місць державних службовців, крім керівного складу вищого рівня органів виконавчої влади, призначення на посаду яких передбачається відповідними актами законодавства, указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів, контроль діяльності яких здійснюється безпосередньо Головною державною службою України.

2. Організація праці державних службовців органів виконавчої влади

2.1. Організація управлінської праці передбачає розподіл і кооперацію праці державних службовців органів виконавчої влади на різних рівнях та в межах кожного його структурного підрозділу, вибір раціональної системи і методів праці працівників, добір та розстановку кадрів, організацію робочих місць та створення нормальних умов праці, автоматизацію управлінських робіт.

2.2. Розподіл праці в органах виконавчої влади здійснюється посадовими особами за такими категоріями працівників: керівники та їх заступники, головні спеціалісти, провідні спеціалісти, спеціалісти за категоріями та без категорій, технічні службовці. Зазначений поділ є досить умовним, оскільки працівники одних категорій можуть виконувати функції працівників інших категорій. Так, наприклад, керівник може виконувати роботу спеціаліста, а спеціаліст - технічного службовця. Тобто здійснюється суміщення функцій управління.

2.3. Організація праці державних службовців передбачає раціональний розподіл праці, що є однією з функцій її організації, яку виконує керівник органу виконавчої влади або його структурного підрозділу.

2.4. На основі всебічного аналізу робочого процесу та структури робіт з управління керівник визначає відповідальні дільниці роботи та доручає своїм безпосереднім заступникам їх виконання, залишаючи за собою найбільш важливі. Заступники керівника аналогічним чином розподіляють роботу між працівниками. Таким чином, обсяг робіт з управління поступово зверху до низу зменшується, і на кожному щаблі управління залишається такий обсяг робіт з управління, який під силу виконавцям. Цей процес на практиці отримав назву "делегування" завдань та обов'язків.

2.5. У результаті делегування здійснюється розподіл праці в системі управління. За кожним державним службовцем закріплюється конкретний обсяг роботи та визначається її зміст. У цьому процесі важливого значення набуває знання керівником особистих ділових здібностей та інтересів працівників, їх компетентності в тих чи інших питаннях, що має важливе значення для чіткої та ефективної організації процесу управління.

2.6. Одночасно з делегуванням обов'язків кожен працівник отримує відповідні права або повноваження, необхідні для якісного та ініціативного виконання покладених на нього обов'язків.

2.7. На відміну від розподілу обов'язків та повноважень між працівниками у керівників апарату органів виконавчої влади відповідальність не делегується зверху до низу, а навпаки - зростає від низу до верху.

Тобто, керівник органу виконавчої влади або його структурного підрозділу, передаючи певну частку обов'язків та повноважень своїм підлеглим, не може відповідно звільнитися від відповідальності за результати роботи органу виконавчої влади або його структурного підрозділу. Він несе відповідальність не тільки за особисті результати, а й за результати праці своїх підлеглих.

2.8. Завдання, обов'язки та повноваження і відповідальність за результати праці кожного державного службовця визначаються в розроблених та затверджених типових професійно-кваліфікаційних характеристиках посад та посадових інструкціях державних службовців.

2.9. Посадові інструкції державних службовців розробляють на основі типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад органи виконавчої влади, їх управління, самостійні відділи та інші служби, виходячи з їх завдань, функцій та повноважень, встановлених нормативно-правовими актами, та штатного розпису, затвердженого в установленому порядку. Посадові інструкції затверджуються керівником органу виконавчої влади або, за його дорученням, його заступниками.

При розробці посадових інструкцій, якщо виникає необхідність, завдання та обов'язки, які включені до типової професійно-кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими державними службовцями або коло завдань та обов'язків окремих державних службовців може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад. Усі посадові інструкції, що розробляються у відповідному органі виконавчої влади, повинні бути взаємопов'язаними, аби не допустити дублювання у роботі державних службовців.

Підготовка та періодичне уточнення посадових інструкцій мають забезпечувати раціональний розподіл та необхідну кооперацію праці державних службовців при виконанні завдань та функцій відповідного структурного підрозділу. Посадові інструкції державних службовців належить переглядати у разі зміни функцій працівників або структури відповідного органу виконавчої влади.

Завдання та обов'язки державного службовця мають відповідати завданням і функціям структурного підрозділу та вимогам типової професійно-кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

Показниками оцінки роботи державних службовців є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов'язків, етика поведінки та дотримання обмежень, передбачених законодавством про державну службу.

У посадових інструкціях рекомендується передбачати пункт про те, кого відповідальний державний службовець заміщує на час відсутності у зв'язку з відпусткою, хворобою та іншими причинами, а також хто його заміщує.

Один примірник посадової інструкції знаходиться у керівника структурного підрозділу, один - у кадровій службі державного органу.

Посадова інструкція подається для ознайомлення державному службовцю.

2.10. Одним з чинників ефективної організації праці державних службовців є використання робочого часу. Тривалість робочого часу державних службовців визначається нормативно-правовими актами у сфері праці з урахуванням особливостей, передбачених Законом України "Про державну службу". Нормальна тривалість робочого часу - сорок годин на тиждень. З метою своєчасного і якісного виконання своїх трудових обов'язків державний службовець може епізодично працювати понад норму робочого часу. Крім того, відповідно до статті 20 Закону України "Про державну службу" для виконання невідкладної і непередбаченої роботи державні службовці зобов'язані за розпорядженням керівника органу виконавчої влади, в якому вони працюють, з'являтися на службу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується відповідно до чинного законодавства. За рішенням керівника органу виконавчої влади державні службовці можуть бути відкликані із щорічної або додаткової відпустки. Частина невикористаної відпустки, яка залишилася, надається державному службовцю у будь-який інший час відповідного року чи приєднується до відпустки у наступному році.

2.11. У основі наукової організації праці повинні бути результати вивчення витрат робочого часу та розробка заходів щодо його ефективного використання із забезпеченням скорочення термінів виконання певних управлінських функцій.

2.12. На режим праці та відпочинку державних службовців впливає ступінь нервово-емоціональної напруженості, санітарно-гігієнічні умови тощо. Оскільки найбільша працездатність державного службовця спостерігається з 9 до 12 та з 14 до 16 годин, то саме на цей період рекомендується планувати виконання найбільш трудомістких видів робіт.

2.13. Для запобігання перевтомлення необхідно встановити регламентовані перерви для відпочинку, які є більш ефективні, ніж перерви, що виникають у процесі роботи. Для працівника розумової праці ефективний такий режим: через дві години з початку роботи - десятихвилинна перерва; у другій половині дня через кожну годину роботи - п'яти - восьми хвилинна перерва.

2.14. За своєю класифікацією усі витрати робочого часу управлінського персоналу можна поділити на час роботи та час перерв.

При цьому, час роботи можна поділити на час виконання посадових обов'язків та на час виконання робіт, не передбачених цими обов'язками, в тому числі - час тимчасового виконання обов'язків інших співробітників.

2.15. Виходячи із змісту праці, робочий час можна поділити на підготовчо-заключний час, час основної роботи, час відпочинку і особистих потреб та час обслуговування робочого місця.

До підготовчо-заключного часу у державних службовців належить час отримання завдання та звіт про його виконання.

Час обслуговування робочого місця - це час на отримання та доставку документів та матеріалів до робочого місця, приведення в робочий стан оргтехніки.

2.16. Час основної роботи поділяється в залежності від її характеру, обумовленого змістом функцій управління, на час організаційно-адміністративної, творчої та технічної праці.

Час організаційно-адміністративної роботи - це витрати часу на організацію та управління трудовим процесом, проведення засідань та нарад, вирішення внутрішніх питань щодо організації виконання тієї чи іншої роботи (завдання).

Час творчої роботи включає витрати часу на аналіз існуючих обставин, документів, інформації, пошук та розробку відповідних оптимальних рішень, проектів документів, програм тощо.

Час технічної роботи - це витрати часу на виконання простих робіт, які регулярно повторюються, пов'язаних з інформаційним пошуком матеріалів, документів, підготовкою звітів, ділового листування тощо.

2.17. Перерви в процесі робочого дня поділяються на:

- перерву на відпочинок та перерву на особисті потреби;

- час обідньої перерви, який визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку, не включається до робочого часу, надається для відпочинку і харчування та використовується державними службовцями на свій розсуд. Цей час повинен надаватися, як правило, через чотири години після початку роботи;

- перерви, викликані порушенням режиму праці, які пов'язані в основному із чинниками, що не залежать від працівника (очікування завдання, несправність технічних засобів тощо);

- перерви, викликані порушенням трудової дисципліни (запізнення на роботу, передчасне залишення робочого місця, самовільна тимчасова відсутність, виконання роботи, не пов'язаної із службовими обов'язками).

Підготовчо-заключний час, час на обслуговування робочого місця, час на відпочинок та особисті потреби, включаючи фізичні паузи, як правило, складає 10 відсотків від часу основної роботи.

2.18. Для вивчення витрат робочого часу державних службовців може застосовуватися анкетне та усне опитування працівників, фотографія або самофотографія їх робочого дня.

2.19. Вивчення витрат робочого часу державних службовців слід проводити за такою послідовністю: підготовка до опитувань або спостережень, проведення опитувань або спостережень, обробка та аналіз отриманої інформації з наступною розробкою відповідних організаційно-технічних заходів щодо використання відповідних результатів.

На першому етапі визначається суб'єкт опитування або спостереження (структурний підрозділ органу виконавчої влади, окрема група державних службовців, окремі категорії службовців). Потім визначаються тривалість опитування або вивчення витрат робочого часу (безперервно, з перервами) та термін проведення опитування або спостережень (місяць, тиждень), а також коло спеціалістів, які будуть проводити опитування або спостереження та аналіз отриманих даних.

Мінімальним терміном проведення фотографії або самофотографії робочого дня державних службовців повинен бути один робочий тиждень.

Результати спостережень фактичних витрат робочого часу державного службовця відповідного структурного підрозділу заносяться до таблиці 1, наведеної нижче.

N
з/п
Види роботи
Фактичні витрати робочого
часу за видами робіт
хвилин
питома
вага (%)
1
2
3
4
1
Підготовчо-заключна робота
10,0
2,1
2
Основна робота за
функціональними обов'язками
працівника, в тому числі:
369,0
76,9
2.1
Організаційно-адміністративна
(робота з підлеглими,
проведення нарад та участь в
інших нарадах, засіданнях)
25,0
5,2
2.2
Робота з документами
(ознайомлення, підготовка
пропозицій, заходів, рішень,
інформації тощо)
284,0
59,2
2.3
Інформаційно-статистична
робота (пошук та обробка
інформаційно-статистичних
матеріалів)
20,0
4,2
2.4
Технічна робота (перевірка
підготовлених документів,
робота на комп'ютері тощо)
30,0
6,2
2.5
Підвищення кваліфікації
(вивчення нормативних
матеріалів, спеціальної
літератури тощо)
10,0
2,1
3
Час на відпочинок
21,0
4,8
4
Витрати часу на особисті
потреби (регламентовані)
10,0
2,1
5
Втрати робочого часу, всього
70,0
14,6

в тому числі:


5.1
Не з вини працівника (виконання
робіт, які не стосуються
функціональної діяльності
підрозділу)
42,0
8,8
5.2
З вини працівника (відсутність
на робочому місці)
28,0
5,8
6
Разом витрати та втрати робочого
часу
480,0
100,0
7
Обідня перерва
60,0
-

Рівень продуктивного використання робочого часу кожним державним службовцем визначається за формулою:

                                     Тосн
                   Квп =  _________________________,
                            Трд - (Тпз + Тв + Топ)

де: Тосн - час основної роботи, хв.;

Трд - тривалість робочого дня без обідньої перерви, хв.;

Тпз - підготовчо-заключний час та час обслуговування робочого місця, хв.;

Тв - час на відпочинок, хв.;

Топ - час, регламентований на особисті потреби, хв.

За наведеною вище таблицею фактичних витрат робочого часу державного службовця відповідного структурного підрозділу рівень продуктивного використання його робочого часу складе:

2.20. У підвищенні ефективності організації праці державних службовців важливе значення відіграє поведінка керівника, організація його особистої праці та її продуктивність, методи та стиль керівництва. Значна частка недоліків в організації управлінської праці зводиться, як свідчить практика управління, до втрати робочого часу керівниками та їх підлеглими.

                           369              369
           Квп = _____________________ =   ______ = 0,84
                  480 - (10 + 21 + 10)      439

2.21. Організуючи свою працю, керівник повинен уникати надмірного перевантаження і одночасно забезпечити чіткий ритм у роботі підлеглих з найбільш ефективним завантаженням їх роботою. Тільки за цих умов він зможе ефективно використовувати свою кваліфікацію та інтелектуальні здібності, мати повну уяву про діяльність довіреного йому структурного підрозділу та одночасно звільнятися від вирішення другорядних питань, які потребують досить значного робочого часу і можуть бути виконані підлеглими. Керівник повинен особисто вирішувати тільки ті питання, які неможливо передати на розгляд і вирішення підлеглих, що забезпечить ефективну організацію управління і ефективну працю його підлеглих.

2.22. Одним з принципів організації праці державних службовців є її планомірність, яку повинен організувати керівник. Планомірність забезпечує відповідну систему виконання управлінських робіт і гарантує, що жодне завдання або питання не залишиться поза увагою, дозволяє заздалегідь відокремити головні питання від другорядних, раціонально завантажити роботою державних службовців, запобігати виникненню критичних ситуацій.

2.23. Основою планування управлінської діяльності є чітка реєстрація завдань, розробка та систематичне уточнення планів роботи, що забезпечить рівномірність виконання функцій, ефективне використання робочого часу як керівника, так і його підлеглих; ліквідацію або зменшення до мінімуму робіт, що повторюються, дублювання функцій і складання паралельних документів; чітку координацію виконання завдань і функцій, розмежування їх на першочергові та другорядні; ефективний розподіл праці державних службовців; ефективний контроль за виконанням завдань і функцій. Складанню планів роботи передує попередній аналіз завдань і документів за їх змістом, трудомісткістю та послідовністю їх виконання та картотека завдань з урахуванням термінів їх виконання. Робочий план органу виконавчої влади повинен пов'язуватися з планом роботи його структурних підрозділів та бути реальним з урахуванням резерву часу на виконання непередбачених завдань та робіт.

2.24. Керівник органу виконавчої влади не повинен допускати щоб порядок його робочого дня визначали підлеглі та відвідувачі.

2.25. Керівник органу виконавчої влади під час проведення нарад повинен керуватися такими вимогами: нарада, в якій бере участь значна кількість керівників структурних підрозділів, має починатися не раніше ніж через годину після початку робочого дня. Це дає змогу керівнику структурного підрозділу організувати роботу підлеглих працівників.

2.26. На наради повинні залучатися тільки керівники органу виконавчої влади, до компетенції яких відноситься вирішення питань, що розглядатимуться на нараді. Такий підхід застосовується і на нарадах, які проводяться у структурних підрозділах.

2.27. Одним з напрямів підвищення ефективності організації праці є її постійне удосконалення. Сутність вдосконалення полягає в тому, що для органу виконавчої влади розробляється схема взаємозв'язків структурних підрозділів з визначенням основних функцій та повноважень кожного структурного підрозділу, які повинні виконуватися під час вирішення завдання відповідного характеру.

2.28. З метою підвищення інтенсивності праці та забезпечення своєчасного і якісного розгляду документів органом виконавчої влади, доцільно передбачати паралельний обіг документів, що надходять, для керівника органу виконавчої влади і конкретним структурним підрозділам. Наприклад, загальний відділ або канцелярія органу виконавчої влади під час реєстрації документа, у разі його адресування вищому керівництву даного органу, копію документа адресує структурному підрозділу за належністю. При цьому необхідно враховувати:

спеціалізацію структурних підрозділів органу виконавчої влади;

рівень складності документа;

встановлені терміни розгляду документа, тощо.

2.29. Рівень обслуговування робочих місць державних службовців в органах виконавчої влади впливає на їх продуктивність праці. Тому, своєчасна службова інформація, яка поступає до державного службовця, є одним з елементів раціональної організації його праці, оскільки вона дає змогу своєчасно прийняти обґрунтовані рішення.

3. Організація робочого місця державного службовця та забезпечення комфортних умов його праці

3.1. Організація робочого місця державного службовця є важливою складовою організації праці. Раціональна організація робочих місць має своєю метою створення умов для високопродуктивної праці, якісного виконання посадових обов'язків і забезпечення найкращих умов праці для державних службовців.

3.2. Робоче місце - зона трудової діяльності одного або декількох працівників на обмеженій ділянці площі, оснащена необхідними засобами для виконання посадових обов'язків. Відстань між робочими місцями повинна бути 0,79 - 0,9 метра.

3.3. Загальна площа службового приміщення визначається відповідно до кількості місць, габаритними розмірами меблів і обладнання та повинна передбачати мінімум витрат часу на обмін необхідною інформацією між співробітниками підрозділу, вільний підхід до засобів оргтехніки, дотримання вимог санітарних норм.

3.4. Особливе значення має освітлення робочого місця. Для кращого розсіювання та відбиття світла рекомендується стелю фарбувати у білий колір, він відбиває до 90 % світлового потоку. Стіни повинні менше відбивати світло і мають бути темнішого кольору, ніж стеля. Якщо вікна у приміщенні виходять на сонячний бік, то стіни краще фарбувати у прохолодні тони: блакитний, зеленуватий, салатний. Для приміщень з вікнами, орієнтованими на північ, північний захід, північний схід більше підходять кольори теплої гами: жовтуватий, світло-помаранчевий, піщаний. Підлога, незалежно від матеріалу, з якого її зроблено, повинна мати темніший колір, ніж стіни.

Для забезпечення рівномірності та незмінності освітленості на протязі робочого дня рекомендується штучне освітлення (загальне та місцеве).

3.5. Важливе значення в організації робочого місця має дотримання нормальної температури та вологості повітря.

Для розумової праці комфортним є мікроклімат з температурою повітря у зимовий період - 18 - 20 град. C, у літній - 22 - 25 град. C, відносною вологістю у зимовий період 45,0 - 50,0 %, літній - 50,0 - 95,0 %. У повітрі має бути не більш 0,03 % вуглекислоти.

3.6. Відповідно до санітарних норм в приміщеннях для розумової праці передбачено, що рівень шуму не може перевищувати 60 дбА. Для зниження шуму в службових переміщеннях пропонується:

- розміщувати робочі місця співробітників таким чином, щоб службові розмови одних працюючих не заважали іншим;

- використовувати у разі необхідності різні звукоізолюючі пристрої, особливо у службових приміщеннях, які призначені для 10 та більше працівників.

З метою поліпшення складу повітря, зменшення нервово-психічної та зорової стомлюваності, та підвищення інтенсивності розумової праці рекомендується провадити озеленення приміщень.

3.7. До комплекту меблів для обладнання робочих місць у залежності від характеру роботи належать письмові столи, крісла, шафи.

Поверхня меблів повинна відповідати гігієнічним та психофізіологічним вимогам, тобто бути твердою та рівною, покриватися лаком або іншим матеріалом, що виключає сліпучі виблиски від сонячного, денного та штучного світла.

3.8. Канцелярське приладдя доцільно зберігати в одному місці, тобто у столах мають бути лотки для його розміщення.

3.9. Робоче крісло має бути стійким та відповідати таким умовам:

а) сидіння має регулюватися за кутом нахилу та висотою відповідно до висоти робочої поверхні та зросту працюючого (від 370 до 800 мм від підлоги); рекомендована ширина сидіння 370-400 мм, глибина - 370-420 мм, передній край сидіння - скошений та закруглений;

б) висота спинки має регулюватися у межах 150-180 мм від поверхні сидіння, ширина спинки - не менш 300 мм, форма спинки має бути пристосованою до форми спини людини та регулюватися за кутом нахилу;

в) поруччя мають бути регульованими за висотою та вертикальним кутом нахилу;

г) зовнішній вигляд і кольорове оздоблення мають відповідати вимогам технічної естетики.

3.10. Для забезпечення оперативності у роботі окремих категорій працівників необхідно мати на робочих місцях такі довідкові матеріали:

- тлумачний словник термінів відповідної галузі;

- довідники з чинного законодавства;

- орфографічний словник;

- довідкові книжки з адресами та телефонами працівників, діяльність яких пов'язана з цією установою;

- карткові покажчики до збірників постанов та розпоряджень уряду, наказів органу виконавчої влади тощо;

- фахову літературу;

- періодичні видання з напряму діяльності;

- сучасну літературу з питань економіки та науково-технічної інформації;

- навчально-методичну літературу із сучасних форм і методів аналізу соціально-економічної ситуації;

- нормативно-правову базу (електронна форма);

- оргтехніку та канцелярські товари, папір тощо.

3.11. Робоче місце державного службовця може бути оснащено комп'ютерною технікою. Структурні підрозділи повинні бути забезпечені факсом, ксероксом, телефонним та електронним зв'язком.