МІНІСТЕРСТВО СТАТИСТИКИ УКРАЇНИ


Н А К А З


N 343 від 26.12.95 Зареєстровано в Міністерстві

м.Київ юстиції України

28 грудня 1995 р.

за N 484/1020



Про затвердження форми первинного обліку N П-2 ДС та Інструкції по її заповненню


На виконання Указу Президента України від 10 листопада 1995 року N 1035/95 "Про затвердження Програми кадрового забезпечення державної служби та Програми роботи з керівниками державних підприємств, установ і організацій", НАКАЗУЮ:


1. Затвердити за поданням Головного управління державної служби при Кабінеті Міністрів України форму первинного обліку N П-2 ДС "Особова картка" та Інструкцію по її заповненню (додаються) і ввести їх в дію з 1996 року.

2. Форма N П-2 ДС "Особова картка" заповнюється на службовців, що підпадають під дію Закону України "Про державну службу", замість типової форми N П-2 "Особова картка", затвердженої наказом Мінстату України від 27.10.95 N 277.

3. Управлінню статистичних стандартів, класифікацій та реєстрів (Чекменьов А.О.) у місячний термін надіслати міністерствам, відомствам, обласним (міським) держадміністраціям, Держкомстату Автономної Республіки Крим, обласним, Київському і Севастопольському міським управлінням статистики, підприємствам "Бланковидаву" зразки затвердженої форми первинної облікової документації та Інструкції по її заповненню.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.


Заступник Міністра                                О.Г.Осауленко

Затверджена

наказом Мінстату України

від 26.12.95 N 343



Інструкція по заповненню Особових карток (форма П-2 ДС)



Особові картки (форма П-2 ДС) заповнюють всі органи, установи (організації), на працівників яких поширюється Закон України "Про державну службу".

Питання, пов'язані з порядком ведення Особової картки, її зберіганням, повнотою інформації, актуальністю, регулюються чинним законодавством, цією інструкцією та іншими документами (паспорт, військовий квиток, дипломи, свідоцтва).


Заповнення Особової картки.

Особова картка заповнюється українською мовою, в називному відмінку (крім окремо зазначеного).


До Особової картки заносяться:


I. Загальні відомості

Пункти 1-11 заповнює державний службовець відповідно до записів у паспорті, дипломі, свідоцтві, атестаті про освіту та інших документах.


1. Прізвище: теперішнє, дівоче - в дужках, якщо таке існує; ім'я та по батькові.

2. Громадянство України: (дд) число - двозначне число, місяць - назва, (рррр) рік - чотиризначне число.

3. Місце народження: країна, область, район, місто (село).

4. Дата народження: (дд) число, (мм) місяць, (рррр) рік - чотиризначне число.

5. Освіта: вища, середня;

назва навчального закладу (на момент закінчення) та його місцезнаходження;

(рррр) дата вступу і закінчення навчального закладу;

спеціальність: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві);

кваліфікація: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві);

диплом (свідоцтво): номер і (дд, мм, рррр) дата його видачі.

Якщо державний службовець навчається у навчальному закладі, то заповнюються тільки графи: назва навчального закладу та його місцезнаходження, рік вступу, спеціальність, як було вказано вище.

6. Науковий ступінь, вчене звання: заповнюється відповідно до запису у дипломі, (рррр) рік присвоєння, номер диплома, (дд, мм, рррр) дата його видачі.

7. Якими мовами володієте і якою мірою: читаєте та перекладаєте із словником, читаєте і можете розмовляти, володієте вільно.

8. Наукові праці та винаходи: кількість опублікованих монографій, статей, винаходів; список опублікованих робіт додається.

9. Сімейний стан: перелічити членів сім'ї із зазначенням дати народження, прізвища, ім'я та по батькові.

10. Паспорт: серія, номер, ким виданий, дата видачі - записується відповідно до запису у паспорті.

11. Домашня адреса, телефон: місто, поштове відділення, вулиця, корпус, номер будинку, квартира.


Особистий підпис.


12. Дата прийняття Присяги державного службовця: число - двозначне число, місяць - назва, рік - чотиризначне число;

13. Прийняття на державну службу:

а) на підставі конкурсу: номер протоколу, дата (число - двозначне число, місяць - назва, рік - чотиризначне число);

б) до патронатної служби: посада керівника;

в) з резерву: дата включення в резерв;

г) інше: згідно з встановленим законодавством (стаття 15 Закону України "Про державну службу"3723-12).

14. Загальний стаж роботи: вказується приведена дата* (дд, мм, рррр), яка визначається згідно з Законом України "Про пенсійне забезпечення", відповідно до записів у трудовій книжці.

15. Безперервний стаж роботи: вказується приведена дата* (дд, мм, рррр), яка визначається згідно з постановою Ради Міністрів СРСР від 13 квітня 1973 року N 252, відповідно до записів у трудовій книжці.

16. Стаж державної служби: вказується приведена дата* (дд, мм, рррр), яка визначається згідно з Порядком обчислення стажу державної служби, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 3 травня 1994 року N 283, відповідно до запису в трудовій книжці.

_______________________________

*) Для розрахунку приведеної дати обчислюється стаж роботи відповідно до діючого законодавства та записів у трудовій книжці на певну дату і відраховується від неї (стаж роботи відраховується від певної дати). Наприклад: на 10.12.95 р. стаж роботи складає 20 років 3 місяці 9 днів, у цьому випадку приведена дата буде 01.09.75 р.


II-VIII - Заповнюються відповідно до вимог таблиць.

Записи повинні здійснюватись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт законів (Закон України "Про державну службу", КЗпП України322-08).

Записи вносяться відповідно до наказу (розпорядження), із зазначенням (дд, мм, рррр) дати його видачі.

Записи дат виконуються арабськими цифрами, (дд) число і (мм) місяць - двозначні числа, (рррр) рік - чотиризначне число, розділені крапкою, крім окремо зазначених.


II. Продовження терміну перебування на державній службі

У графі "Підстава": номер і дата листа-погодження Головдержслужби, на основі якого продовжено термін перебування на державній службі.


III. Просування по службі в державному органі


При кожній зміні: назви структурного підрозділу, посади, категорії, рангу (див. таблицю) проводиться окремий запис.


IV. Відпустки

Запис здійснюється по запропонованій формі (див. таблицю), що відповідає чинному законодавству.


V. Дисциплінарна відповідальність

Заповнюється відповідно до статті 14 Закону України "Про державну службу"3723-12.

У графі 1 "Причина" - причина, що призвела до дисциплінарної відповідальності.

У графі 2 "Вид стягнення" - дисциплінарне стягнення, захід дисциплінарного впливу; у випадку, коли державного службовця відсторонено від службових обов'язків та призначено службове розслідування відповідно до статті 22 Закону України "Про державну службу", необхідно додатково вказувати строки відсторонення (термін від ______ до ______ , на який відсторонено), результати розслідування.


VI. Заохочення, нагороди, почесні звання

Запис здійснюється на підставі рішення відповідного органу.


VII. Зарахування до кадрового резерву

Заповнюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 19 грудня 1994 року N 853, відновлюється кожного року.

Графа 1 - "Орган, до якого зараховано в кадровий резерв" - Назва органу, до якого зараховано в кадровий резерв. В разі, коли державний службовець зарахований до кадрового резерву в тій же установі (організації), де він працює, записується: - У цьому органі.


VIII. Підвищення кваліфікації

Назва навчального закладу (на момент закінчення), у тому числі за кордоном.

Програма чи тематика підвищення кваліфікації: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві).


IX. Відомості про військовий облік

Заповнюється згідно з Інструкцією про порядок ведення обліку військовозобов'язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях та навчальних закладах відповідно до записів у військовому квитку.

При заповненні особових карток на солдатів, матросів, старшин, прапорщиків та мічманів запасу необхідно дотримуватися наступних вимог:

1) у рядку "Група обліку" - пункт 24 військового квитка;

2) у рядку "Категорія обліку" - пункт 23 військового квитка;

3) у рядку "Склад" - пункт 25 військового квитка;

4) у рядку "Військове звання" - пункт 20 військового квитка;

5) у рядку "Військово-облікова спеціальність N " - пункт 26 військового квитка;

6) у рядку "Придатність до військової служби" вказується:

"стройовий", якщо в розділі V військового квитка відсутній запис про стан здоров'я або є відмітка про придатність до стройової служби;

"нестройовий по гр. ____ ст. ____ наказу МО 19__ р. N ____ ", якщо в розділі V військового квитка є запис про придатність до нестройової служби з посиланням на відповідну статтю і наказ Міністра оборони України;

"непридатний із зняттям з обліку по гр. _____ ст. _____ наказу МО 19__ р. N ____", якщо про це є відповідний запис в розділі ІХ військового квитка;

7) у рядку "Назва райвійськкомату за місцем проживання" вказується найменування військкомату, в якому військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку. Якщо ж військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку в виконкомі сільської (селищної, міської) Ради народних депутатів, то вказується найменування військкомату, який здійснює керівництво цим обліковим органом;

8) у рядку "Перебуває на спецобліку N" олівцем проставляється серія і номер посвідчення про відстрочку, номер переліку, пункту та розділу переліку (постанови), відповідно до якого оформлено бронювання військовозобов'язаного, а також дата оформлення відстрочки військовим комісаріатом.

Відомості про військовий облік в особових картках на генералів, адміралів і офіцерів запасу заповнюються у тому ж порядку (див. вище), але з такими відмінностями:

1) рядок "Група обліку" не заповнюється;

2) у рядку "Категорія обліку" - пункт 8 військового квитка офіцера запасу;

3) у рядку "Склад" - пункт 7 військового квитка офіцера запасу;

4) у рядку "Військово-облікова спеціальність N " - пункт 6 військового квитка офіцера запасу;

5) рядок "Придатність до військової служби" на офіцерів запасу, які перебувають на військовому обліку, не заповнюється. На офіцерів запасу, знятих з військового обліку - пункт 20 військового квитка офіцера запасу.


Додаткові відомості:

а) відомості відповідно до статей 12, 3723-12|st1616 Закону України "Про державну службу"3723-12, а саме: не мав судимості, не займаюсь підприємницькою діяльністю безпосередньо або через посередників, не працюю за сумісництвом, не повірений третіх осіб у справах державного органу, не член складу керівних органів підприємств тощо;

б) до якої категорії пільговиків відноситься, наприклад: чи є ліквідатором аварії на ЧАЕС, офіцер запасу - пенсіонер та інші, номер посвідчення, дата (дд, мм, рррр) видачі та назва органу, який видав.


Дата і причина звільнення.

Записи здійснюються у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт КЗпП України або статтю 3723-12|st3030 Закону України "Про державну службу"3723-12.


                         Форма П-2 ДС              ---------------
                                                   |             |
                        Затверджена наказом        |             |
                         Мінстату України          |  Місце для  |
                      від _____ 199_р. N _____     |  фотокартки |
_________________                                  |             |
(державний орган,                                  |             |
відомство,                                         |             |
організація)                                       |             |
                                                   |             |
Ідентифікаційний ------- Код за УКУД ----------    |             |
код ЄДРПОУ       -------             ----------    ---------------

--------------------------------------------
|Номер     | Стать | Табельний N | Алфавіт |
|документа | (ч/ж) |             |         |
|----------+-------+-------------+---------|
--------------------------------------------

             Особова картка N ______

                     I. Загальні відомості*

1. Прізвище _________________   3. Місце народження ______________
   ім'я _____________________      _______________________________
   по батькові ______________      _______________________________
2. Громадянство України з          _______________________________
   __________________________      _______________________________
                                4. Дата народження _______________

5. Освіта ___________________
            (вища, середня)
------------------------------------------------------------------
|Назва навчального|Рік   |Рік      |Спеціаль-|Квалі- |N диплома, |
|закладу та його  |вступу|закінчен-| ність   |фікація|дата видачі|
|місце знаходження|      |ня або   |         |       |  диплома  |
|                 |      |вибуття  |         |       |           |
|-----------------+------+---------+---------+-------+-----------|
------------------------------------------------------------------

6. Науковий ступінь, вчене звання
------------------------------------------------------------------
|         Назва         |    Рік присвоєння    | N диплома, дата |
|                       |                      | видачі диплома  |
|-----------------------+----------------------+-----------------|
------------------------------------------------------------------

7. Якими мовами володієте і якою мірою ___________________________
                                     (читаєте та перекладаєте із
                                     словником, читаєте і можете
                                     розмовляти, володієте вільно)
8. Наукові праці та винаходи _____________________________________
__________________________________________________________________
9. Сімейний стан_____________   10. Паспорт: серія ____ N ________
(перелічити членів сім'ї із         Ким виданий __________________
зазначенням дати народження)        ______________________________
_____________________________       Дата видачі __________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
11. Домашня адреса, телефон ______________________________________
__________________________________________________________________

                                  Особистий підпис _______________

___________________

*) Заповнює державний службовець

12. Дата прийняття Присяги      14. Загальний стаж роботи ________
державного службовця            15. Безперервний стаж роботи _____
"___"_________________ р.       16. Стаж державної служби ________

13. Прийняття на державну службу:
а) на підставі конкурсу. Протокол N ____ від _____ "___"_______ р.
б) до патронатної служби _________________________ _______________
                            (посада керівника)
в) з резерву "____"________ р.  г) інше __________________________
             (дата включення            (згідно з встановленим
                в резерв )                 законодавством)

     II. Продовження терміну перебування на державній службі

На термін ____ років з _____ до ________. Підстава ______________.
На термін ____ років з _____ до ________. Підстава ______________.
На термін ____ років з _____ до ________. Підстава ______________.

          III. Просування по службі в державному органі
------------------------------------------------------------------
|Дата|Назва       |Назва |Категорія,|Спосіб      |Підстави|Підпис|
|    |структурного|посади|оклад,    |просування  |        |влас- |
|    |підрозділу  |      |ранг      |по службі:  |        |ника  |
|    |            |      |          |(конкурс;   |        |особо-|
|    |            |      |          |стажування; |        |вої   |
|    |            |      |          |резерв)     |        |картки|
|----+------------+------+----------+------------+--------+------|
------------------------------------------------------------------

                           IV. Відпустки
------------------------------------------------------------------
|Вид відпустки|За який період|        Дата        |   Підстава   |
|             |              |--------------------|              |
|             |              |початку  |закінчення|              |
|             |              |відпустки|відпустки |              |
|-------------+--------------+---------+----------+--------------|
|      1      |      2       |    3    |     4    |       5      |
------------------------------------------------------------------

                V. Дисциплінарна відповідальність
------------------------------------------------------------------
| Причина| Вид стягнення, захід  | Підстава| Дата      | Підстава|
|        | дисциплінарного впливу|         | скасування|         |
|--------+-----------------------+---------+-----------+---------|
------------------------------------------------------------------

             VI. Заохочення, нагороди, почесні звання
------------------------------------------------------------------
|  Вид заохочення (нагороди,  |     Підстава     |     Дата      |
|    почесні звання)          |                  |               |
|-----------------------------+------------------+---------------|
------------------------------------------------------------------

              VII. Зарахування до кадрового резерву
------------------------------------------------------------------
|Орган, до якого |      Посада         |     Дата     | Підстава |
|зараховано в    |(на яку пропонується |зарахування в |          |
|кадровий резерв |     в резерв)       |    резерв    |          |
|----------------+---------------------+--------------+----------|
------------------------------------------------------------------

                  VIII. Підвищення кваліфікації
------------------------------------------------------------------
|Найменування      |Період навчання|Програма чи | Номер і дата   |
|навчального       |---------------|тематика    | видачі диплома,|
|закладу, установи,|початок|кінець |підвищення  | посвідчення    |
|організації, у    |       |       |кваліфікації|                |
|тому числі за     |       |       |            |                |
|кордоном          |       |       |            |                |
|------------------+-------+-------+------------+----------------|
------------------------------------------------------------------

                IX. Відомості про військовий облік

Група обліку ________________   Придатність до військової служби
Категорія обліку ____________   __________________________________
_____________________________
Склад _______________________   Назва райвійськкомату за місцем
                                проживання _______________________
                                __________________________________
Військове звання ____________   __________________________________
Військово-облікова
спеціальність N _____________   Перебуває на спецобліку N ________

Додаткові відомості*:

а) Відповідно  до  статей  12,  16  Закону  України  "Про Державну
службу" __________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
б) Про наявність пільг ___________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

     Дата і причина звільнення
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________


Трудову книжку отримав     "______" ___________________ р.


      Підпис власника трудової книжки _____________________
      Підпис працівника кадрової служби ___________________
_____________________

*) Відомості відповідно до статей 12, 16 Закону України "Про державну службу" та про наявність пільг, передбачених законодавством заповнює державний службовець.


Примітка:

Форма П-2 ДС заповнюється відповідно до діючого законодавства та інструкції по заповненню форми П-2 ДС.


Додаток 1

до особової картки П-2 ДС*


Виконувана робота з початку трудової діяльності (включаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військову службу, роботу за сумісництвом).

При заповненні цього пункту установи, організації та підприємства необхідно іменувати так, як вони називалися у свій час, дані про військову службу записувати із зазначенням посади.


------------------------------------------------------------------
|   Місяць і рік  |Посада із зазначенням | Місце знаходження     |
|-----------------|установи, організації,| установи, організації,|
|вступу|звільнення|підприємства, а також | підприємства          |
|      |          |міністерства          |                       |
|      |          |(відомства)           |                       |
|------+----------+----------------------+-----------------------|
------------------------------------------------------------------

     *Заповнює державний службовець

                          Автобіографія*

Прізвище _________________________________________________________
Ім'я _____________________ по батькові ___________________________
__________________________________________________________________

__________________________

*Заповнює державний службовець