Кадрове діловодство
www.bs-staff.com.ua   
 
  • Трудові книжки
  • Нормативна база
  • Форми документів
Відповідно до ст. 48 КЗпП України та п. п. 1.1, 2.20 і 2.20-1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (далі Інструкція), затвердженої наказом Міністерства праці України № 58 від 29.07.93 р., трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами на підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, в тому числі в іноземних представництвах, або у фізичних осіб, в тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, у іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, понад п'ять днів, а також на сезонних, тимчасових і позаштатних працівників, за умови, що останні підлягають державному соціальному страхуванню.
На осіб, які працюють за сумісництвом та цивільно-правовими договорами, трудові книжки на підприємстві не ведуться.
Трудові книжки зберігаються на підприємствах як документи суворої звітності, видаються працівникам лише при звільненні під розписку.
Трудові книжки осіб, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, у іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються:
В м. Києві - в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв, в Республіці Крим та областях - у департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій, у м. Севастополі - в міській державній адміністрації.
Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найма, та фізичних осіб, які використовують працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няні, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.
Доцільно трудові книжки працівників зберігати та тримати в сейфах за алфавітом, на великих підприємствах - по структурним підрозділам і за алфавітом.
Трудові книжки (дублікати), що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються в кадровій службі протягом двох років окремо від трудових книжок працівників, які працюють, а потім передаються до архіву підприємства, де вони зберігаються протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку знищуються.
При зміні посадових осіб, які відповідають (за посадовою інструкцією або наказом) за ведення трудових книжок, передача чистих бланків трудових книжок (вкладишів), а також заповнених трудових книжок оформляється актом.
Бланки трудових книжок (вкладишів до них) зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою в підзвіт посадовій особі, яка відповідає за видачу трудових книжок.
Для обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, а також контролю іх руху на підприємстві наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року N 277 затверджені відповідні типові форми.
Облік бланків трудових книжок і вкладишів до них ведеться бухгалтерією в книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них форми П-9. Облік руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться кадровою службою або спеціально уповноваженою посадовою особою у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них форми П-10.
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.
Кожного місяця посадова особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них (які вона брала раніше) та про суми, одержані за видані трудові книжки і вкладиші до них, з додатком прибуткового ордера каси підприємства.
На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за формою П-11.

Щодо порядку оформлення трудової книжки и внесення до неї записів дивись в "Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників", затвердженій наказом Міністерства праці України №58 від 29.07.93 р.

© Бізнес Системи - 2013