Кадрове діловодство
www.bs-staff.com.ua   
 
  • Облікові документи
  • Нормативна база
  • Форми документів

Особові картки
Особова картка за формою П-2, затверджена спільним Наказом Державного комітету статистики і Міністерства оборони України № 495/656 від 25.12.2009 р. ведеться на всіх працівників, незалежно від строку та виду трудового договору, форм власності, виду діяльності й галузевої належності підприємства, заповнюється на підставі опитування працівника та відповідних документів: паспорта, трудової книжки, документів про освіту, військового квитка.

Особові справи
Особова справа (досьє) являє собою сукупність документів, що містять відомості про працівника.
Оскільки ведення особових справ в недержавному секторі не регламентоване законодавством, підприємства самостійно вирішують це питання, виходячи з практичної доцільності.
Особові справи можуть заводитися на всіх працівників підприємства, але, як правило, вони ведуться на керівників, фахівців, матеріально відповідальних осіб.

Загальні вимоги
Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності:
- опис документів;
- доповнення до особового листка з обліку кадрів;
- особовий листок з обліку кадрів або анкета;
- автобіографія;
- копії документів про освіту;
- копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством);
- заява про прийняття на роботу (контракт);
- виписка з рішення конкурсної комісії;
- копія наказу (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду) або виписка з нього.
Надалі, у хронологічній послідовності, до особової справи включаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін.
Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування та з інших аналогічних питань не допускається.
Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. Вони можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.
Особові справи зберігаються у відділі кадрів нарівні з секретними документами і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці. Не допускається винесення особової справи з приміщення кадрової служби та затримка її повернення понад добу. При використанні особової справи категорично забороняється робити будь-які виправлення записів у ній або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи. Особові справи звільнених працівників повинні передаватися на архівне зберігання.

Опис документів
Внутрішній опис заповнюється при первинному оформленні особової справи. Наступні записи в ньому здійснюються при внесенні в особову справу додаткових документів.
У внутрішньому описі вказуються порядкові номери документів справи їхні індекси, заголовки, дати. При нумерації аркушів справи аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо.
Опис складається на окремому аркуші за встановленою формою. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо від аркушів справи.
По закінченні ведення особової справи опис закривається підписом посадової особи, що його уклала із зазначенням дати, посади, Ф.І.Б., а також кількості включених в справу документів і кількості аркушів їх опису.

Доповнення до особового листка з обліку кадрів
Записи в "Доповненні до особового листка з обліку кадрів" робляться вперше при оформленні особової справи, потім - при наступних змінах в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів (розпоряджень) та документів, представлених працівником.

Особові листки з обліку кадрів
Особовий листок по обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилами або кульковою ручкою, розбірливо, без підчисток та виправлень.
Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів, а також дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів обов'язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку та ін.
На деяких підприємствах при оформленні на роботу пропонують заповнити анкету. Анкета, в цілому, аналогічна особовому листку по обліку кадрів, за тим виключенням, що до неї входять деякі додаткові питання, відсутні в особовому листку, наприклад, громадянство (якщо змінювали, то коли й з яких причин). На відміну від особового листка анкета підписується не тільки самою особою, що оформлюється на роботу, але й працівником кадрової служби
В окремих випадках для отримання додаткової інформації про працівника доцільно використовувати документ "Автобіографія", який складається працівником власноручно в довільній формі. Автобіографія містить короткий опис у хронологічній послідовності основних етапів життя й діяльності працівника. Особлива увага при її складанні звертається на питання, які не знайшли детального відображення в особовому листку по обліку кадрів.

Оформлення копій документів або виписок з них
У правому верхньому куті копії документа проставляється слово "Копія", а нижче реквізиту "Підпис" - напис, що завіряє, "Вірно", дата, посада виконавця, підпис і його розшифровка. При необхідності підпис засвідчується печаткою.
Виписка з документа, наприклад наказу, зберігає всі реквізити оргіналу. До заголовка наказу додаються тільки слова "Виписка з ". Потім наводиться потрібна частина тексту, після якої вказується найменування посади керівника організації, що підписав оригінал наказу, його ініціали й прізвище (без особистого підпису). Засвідчення виписок з наказів аналогічно засвідченню копій.

Штатно-посадова книга
Для узагальнення інформації про праціючих використовується штатно-посадова книга.
Штатно-посадова книга, складається на підставі штатного розкладу. На відміну від останнього в ній указується не загальна кількість штатних одиниць, а яку кількість цих одиниць зайнято. Штатно-посадова книга повинна бути пронумерована, прошнурована й скріплена підписом керівника підприємства й печаткою.
Замість штатно-посадової книги допускається ведення штатно-посадового списку за тією ж формою, що й посадова книга.

Алфавітна книга
Для зручності пошуку узагальненої інформації про працівників використовується алфавітна книга, яка ведеться в розрізі структурних підрозділів або категорій персоналу.
Як і всі облікові книги, алфавітна книга нумерується, прошнуровується, скріплюється підписом керівника й печаткою.
На підприємствах, в організаціях й установах з великою кількістю працюючих доцільно вести алфавітні картки, об'єднані у єдину картотеку, що значно полегшує пошукову роботу. На відміну від алфавітної книги, картотека алфавітних карток ведеться на всіх працюючих підприємства без поділу по структурним підрозділам або категоріям персоналу, а картки розкладаються в ній за абеткою.

Типові форми первинних документів

© Бізнес Системи - 2013