Кадровое делопроизводство
www.bs-staff.com.ua   
 
  • Распорядительные документы
  • Нормативная база
  • Формы документов
К распорядительным документам по персоналу относятся приказы (распоряжения) о:
- приеме, переводе и увольнении работников;
- поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
- предоставлении отпусков;
- изменениях, касающихся личности работника.
Приказы (распоряжение) готовятся на основании распоряжений руководителя предприятия, докладных записок руководителей структурных подразделений, заявлений работников, подписанных контрактов, документов, предусмотренных действующим законодательством и другими нормативно-правовыми актами.
Приказы (распоряжения) оформляются на бланке предприятия (лист  А-4) и должны содержать: полное наименование предприятия; название вида документа - приказ (распоряжение); место составления или издания; дату регистрации; номер (дополненный индексом, например, "к"); заголовок к тексту; текст; основание; подпись руководителя.
Возможное использование типовых форм:
N П-1 "Приказ (распоряжение) о приеме на работу";
N П-3 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска";
N П-4 "Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта),
утвержденных Приказом Государственного комитета статистики Украины № 489 от 05.12.2008 г.
Приказ (распоряжение) визируется непосредственным исполнителем (указывается фамилия, должность), руководителем кадровой службы, а также должностными лицами, круг которых устанавливает руководитель предприятия (порядок визирования приказов может быть установлен регламентом работы, инструкцией или положением об общем делопроизводстве).
Завизированный проект приказа (распоряжения) подается на подпись руководителю. После подписания приказ (распоряжение) регистрируется в книге регистрации приказов (распоряжений) по персоналу (ведется отдельно от книги регистрации приказов по основной деятельности), имеющей следующую форму:
- номер приказа (распоряжения). Нумерация осуществляется с 1 января по 31 декабря текущего года;
- дата регистрации;
- краткое содержание;
- кем подписан (фамилия, инициалы);
- кому направлен (объявлен под расписку).
При большом количестве приказов, для удобства справочно-поисковой работы, могут использоваться вместо книги регистрации приказов регистрационные карточки.
Приказы (распоряжения) по персоналу, за исключением отдельных случаев, имеют лишь распорядительную часть, начинать которую рекомендуется с фамилии, имени и отчество работника. Потом отмечаются: действие, которое объявляется приказом (распоряжением); должность (ученая степень, звание, специальность, разряд); название структурного подразделения; дата (по необходимости), размер должностного оклада (согласно штатного расписания) или другие условия оплаты труда.
После текста распорядительной части указывается основание подготовки приказа.
В групповом приказе (распоряжении) рекомендуется размещать взаимосвязанные вопросы в такой последовательности: прием на работу (назначение на должность); перевод на другую должность (работу) на данном предприятии; увольнение с работы; другие.
В каждой группе вопросов фамилии работников рекомендуется размещать в алфавитном порядке.
Приказ (распоряжение) приобретает силу с момента его подписания (регистрации) или с момента, указанного в распорядительной части.
Оригиналы (первые экземпляры) приказов (распоряжений) накапливаются в деле по порядковым номерам соответственно утвержденной номенклатуре. Дело ведется на протяжении календарного года, после чего завершается и хранится в кадровой службе или у работника, отвечающего за работу с персоналом и кадровое делопроизводство.
Через год его передают в архив предприятия по описи.
Приказы (распоряжения) по персоналу и книги их регистрации являются документами постоянного хранения (в случае ликвидации предприятия передаются в государственный архив).
Приказы (распоряжения) о приеме на работу
Прием работников на работу оформляется приказом (распоряжением), в котором указываются: фамилия, имя, отчество работника; действие; должность (специальность, квалификацию, разряд); место работы; начало работы; условия оплаты труда.
В отдельных случаях в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу могут указываться обусловленные дополнительные условия, а именно: срок трудового договора; испытание с целью проверки соответствия работника порученной работе; продолжительность рабочего времени, если трудовой договор заключен на неполный рабочий день или неделю, оплата расходов в связи с переездом работника на работу из другой местности; освобождение работника от командировок при разъездном характере работы и т.п..
С приказом (распоряжением) после его подписания руководителем предприятия ознакамливают работника, производят соответствующую запись в его трудовой книжке ; заполняют личную карточку по форме П-2, вносят сведения о работнике в штатно-должностную книгу; в алфавитную книгу (или оформляют алфавитную карточку).
Приказы (распоряжение) о переводе (перемещении)
Приказы (распоряжения) о переводе (перемещении) работников на другую работу (должность) на том же предприятии готовятся и оформляются на основании распоряжения его руководителя или заявления работника.
В распорядительной части приказа (распоряжения) кроме фамилии, имени и отчество работника, его предыдущей работы (должности) и структурного подразделения должны быть указаны: должность (специальность, квалификация); структурное подразделение (место работы), куда он переводится; дату и срок перевода (постоянно или временно); причину перевода на другую работу (должность) (в связи с производственной потребностью; простоем; заменой временно отсутствующего работника; по состоянию здоровья и т.п.), а также условия оплаты труда, льготы и компенсации, предусмотренные действующим законодательством.
В случае, если инициатором перевода работника на другую работу является собственник или уполномоченный им орган, в приказе (распоряжении) обязательно указывают мотивацию перевода (в констатирующей части), а работник, ознакомившись с приказом (распоряжениям), должен указать: "С приказом ознакомлен, с переводом согласен", поставить свою подпись, дату.
Прежде чем издать приказ (распоряжение) о переводе, собственник или уполномоченный им орган обязан подробно ознакомить работника с условиями его работы на той работе (должности), на которую предполагается его перевод.
Работник, который переводится в другое структурное подразделение, отчитывается там, где работал, о сдаче инструмента, спецодежды и т.п., снимается с табельного учета, проходит, при необходимости, медицинский осмотр, повторный инструктаж по технике безопасности.
После издания приказа (распоряжения) о переводе работника на другую должность или работу (постоянно) в его личную карточку по форме П-2, трудовую книжку, а также в другие учетные документы вносят соответствующие записи.
Сведения о временном переводе на другую работу (должность) в трудовую книжку и другие учетные документы не вносятся.
Приказы (распоряжения) об увольнении
Приказы (распоряжения) об увольнении работников с работы (должности) готовятся по распоряжению руководителя предприятия, на основании их заявлений, представлений руководителей соответствующих структурных подразделений, третьих лиц, не являющихся сторонами трудового договора (суд, профсоюзный или другой уполномоченный на представительство трудовым коллективом орган, военкомат).
Приказы (распоряжения) об увольнении с работы (должности) содержат, как правило, только распорядительную часть, где указывают: фамилию, имя, отчество работника, должность, структурное подразделение (место работы), дату и причину увольнения с работы (должности), соответствующую статью КЗоТ Украины, другие акты законодательства, льготы и компенсации, предусмотренные действующим законодательством.
В отдельных случаях приказы (распоряжения) могут иметь констатирующую часть, в которой отмечают коротко мотивы и причины прекращения трудового договора.
В день освобождения работнику выдаются надлежащих образом оформленная трудовая книжка (ее получение работник удостоверяет своей подписью в журнале учета трудовых книжек) и копия приказа об увольнении (при увольнения по инициативе работодателя или по требованию работника).
В случае задержки выдачи трудовой книжки по вине собственника работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.
Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки.
О новом дне увольнения издается приказ, а также вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника, личную карточку П-2. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной (п. 4.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников).
Приказы (распоряжение) о предоставлении отпусков
Отпуска работникам предоставляются путем издания приказа (распоряжения). Для его подготовки можно использовать типовую форму П-3 "Приказ (распоряжения) о предоставлении отпуска".
В приказе (распоряжении) следует указать: фамилию, имя, отчество, должность, место работы работника, вид, дату начала и срок отпуска, период, за который он предоставляется (при предоставлении ежегодных основного и дополнительного отпусков).
После подписания приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска в личную карточку работника и журнал учета отпусков заносятся соответствующие записи.
Приказы (распоряжения) о поощрениях и взысканиях
Приказы (распоряжения) о поощрениях и взысканиях работников оформляются и издаются на основании предложений, представлений руководителей соответствующих структурных подразделений, других должностных  лиц. Эти вопросы согласовываются в установленном порядке с профсоюзным органом.
Перед тем как наложить дисциплинарное взыскание, необходимо потребовать от нарушителя трудовой дисциплины письменное объяснение (в случае отказа - составить соответствующий акт в установленном порядке).
Взыскание объявляется в приказе (распоряжении) и сообщается работнику под расписку.

Поощрения.
К работникам предприятий, учреждений, организаций могут примениться любые поощрения, содержащиеся в утвержденных трудовым коллективом правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 143 КЗоТ Украины).
Поощрения оформляются приказом (распоряжением) и объявляются в торжественной обстановке, заносятся в трудовые книжки работников соответственно правилам их ведения (ст. 144 КЗоТ Украины).

Взыскания.
Взыскания за нарушение трудовой дисциплины, предусмотренные законодательством о труде: выговор, увольнение.
Законодательством, уставами и положениями о дисциплине могут быть предусмотренные для отдельных категорий работников и другие дисциплинарные взыскания (ст. 147 КЗоТ Украины).
На работников, которые несут дисциплинарную ответственность в соответствии с уставами, положениями и другими актами законодательства о дисциплине, дисциплинарные взыскания могут накладываться как органами, которым дано право принятия на работу (избрание, утверждение и назначение на должность), так и вышестоящими органами (ст. 147-1 КЗоТ Украины.
Дисциплинарное взыскание может быть применено непосредственно после осуществления проступка, но не позднее одного месяца со дня его выявления, не считая времени освобождения работника от работы в связи со временной нетрудоспособностью или пребывания его в отпуску. Дисциплинарное взыскание не может быть наложено позднее шести месяцев со дня совершения проступка (ст. 148 КЗоТ Украины).
На работников, являющихся членами выборных профсоюзных органов, не могут накладываться дисциплинарные взыскания без предварительного соглашения органа, членами которого они являются. Привлечение к дисциплинарной ответственности руководителей профорганов различного уровня (профорганизаторов) допускается при наличии согласия вышестоящего органа профсоюза (ст. 252 КЗоТ Украины.
За каждое нарушение трудовой дисциплины может быть наложено лишь одно дисциплинарное взыскание.

 
© Бизнес Системы - 2013